Carte bancaire d’entreprise, carte affaires : l’essentiel pour s’y retrouver

Mais quelles véritables différences se cachent derrière les mots ? Quels sont les critères de choix les plus importants ? Avec cet article, Cegid Notilus vous aide à vous y retrouver.

Vocabulaire et définitions

Pour commencer, il faut avoir conscience que la grande variété du vocabulaire ne reflète pas toujours de profondes différences. Dans presque toutes les expressions énoncées ci-dessous, le concept général reste le même. Il s’agit de cartes de paiement souscrites par une entreprise et attribuées à ses salariés. L’objectif est de faciliter la gestion des dépenses professionnelles, notamment lorsque ces collaborateurs sont en déplacement.

Les appellations suivantes sont toutes synonymes : carte bancaire d’entreprise, carte bancaire collaborateur, carte de paiement professionnelle, carte corporate.

Pour ne pas porter à confusion, il faut éviter les raccourcis tels que carte d’entreprise ou carte professionnelle. Ces expressions désignent le plus souvent tout autre chose qu’une carte bancaire d’entreprise. Habituellement considérée comme un autre synonyme, l’expression carte affaires a parfois une signification plus précise. Elle se distingue alors par le fait qu’elle ne débite pas directement le compte de l’entreprise, mais celui du salarié. Autre variante ajoutant un détail, parler de carte de crédit employé constitue toutefois assez souvent un abus de langage. Toutes les cartes de paiement ne sont pas des cartes de crédit au sens strict.

Enfin, la dénomination carte business qualifie communément une carte de paiement à l’usage des seuls dirigeants d’entreprises, auto-entrepreneurs, commerçants, artisans, etc.

Caractéristiques et fonctionnement d’une carte bancaire d’entreprise

Par principe, la carte bancaire collaborateur ne doit être utilisée que pour le paiement de dépenses professionnelles. Les règles fiscales correspondantes s’appliquent, ainsi que les procédures internes de l’entreprise. Par ailleurs, la banque fixe les propriétés et le mode de fonctionnement propre à son offre carte bancaire d’entreprise. Comme pour les cartes bancaires personnelles, toute carte bancaire d’entreprise possède donc ses propres spécifications.

En particulier, il peut s’agir :

• soit d’une carte à débit immédiat, soit d’une carte à débit différé ou carte de crédit,
• d’une carte physique ou virtuelle.

Comme évoqué plus haut, selon la carte corporate souscrite, les prélèvements s’effectuent soit sur le compte bancaire de l’entreprise, soit sur celui du salarié. Dans ce dernier cas, la tendance est à parler de carte affaires.

Enfin, les offres les plus complètes permettent à l’entreprise elle-même de configurer un certain nombre de paramètres, pour chaque carte remise à un collaborateur. Cela lui donne la possibilité, par exemple, de :

• plafonner les dépenses sur une durée déterminée,
• autoriser ou au contraire interdire telle ou telle catégorie de dépenses, voire tel ou tel marchand,
• programmer l’activation et la désactivation de la carte selon les jours de la semaine et les plages horaires.

Avantages et inconvénients

La popularité croissante de la carte bancaire d’entreprise s’explique par ses nombreux atouts. Ces divers avantages bénéficient tant à l’entreprise qui souscrit à ce moyen de paiement qu’aux collaborateurs qui l’utilisent. C’est d’abord le cas de la simplification du processus de gestion des dépenses professionnelles, qui est généralement le motif principal de souscription.

À ce titre, il faut toutefois reconnaître que les cartes affaires avec prélèvement sur le compte bancaire du salarié comportent quelques inconvénients, ou plutôt moins d’avantages. En effet, elles n’exonèrent pas l’entreprise d’effectuer les virements correspondants sur le compte bancaire du collaborateur.

En plus de le simplifier, la carte bancaire d’entreprise sécurise aussi ce processus. Elle réduit les risques de fraude aux notes de frais. Selon l’offre retenue, elle peut également s’accompagner de bons outils de suivi et de contrôle.

L’attribution d’une telle carte à un salarié constitue aussi un outil de motivation et de responsabilisation.

Enfin, selon la carte souscrite, des services complémentaires apportent encore d’autres bénéfices : garanties d’assistance et d’assurance pour les voyages d’affaires, avantages auprès de partenaires, etc.

Carte bancaire d’entreprise : comment choisir ?

Devant une offre très diverse, le choix d’une formule de carte bancaire collaborateur n’est pas toujours facile pour une entreprise. Pour conclure, voici donc deux conseils utiles.

D’abord, dans le cas d’une carte avec prélèvement sur le compte du salarié, il faut impérativement opter pour une carte de crédit. Certaines banques proposent un débit différé jusqu’à 70 jours. Cela laisse à l’employeur le temps d’effectuer le virement correspondant à la note de frais.

Enfin, pour simplifier encore plus les tâches administratives et comptables, il convient que la carte bancaire d’entreprise soit associée à une solution de gestion des notes de frais.

Cegid Notilus propose un tel outil. Il permet, par exemple, de scanner un justificatif, de l’associer à un paiement effectué avec la carte, et d’automatiser tout le processus de gestion.