Les bénéfices de la nouvelle application mobile Cegid Notilus

Aujourd’hui, 100 % de ses nouveaux clients dématérialisent leurs notes de frais.

Des bénéfices pour l’utilisateur : fluidité, visibilité et gain de temps

Pouvoir utiliser Cegid Notilus avec son smartphone est aujourd’hui un réel avantage pour permettre aux entreprises de dématérialiser leurs justificatifs de note de frais.

« Mettre à la disposition de nos clients une application mobile de gestion des notes de frais et voyages était une suite logique, c’était indispensable » indique Alexandre FABBRO.

Le parcours utilisateur au centre de nos préoccupations

La facilité d’utilisation ou encore la fluidité de l’application sont essentiels. L’objectif est de mettre à disposition du collaborateur un outil qui lui fasse gagner du temps. L’application mobile de gestion des notes de frais Cegid Notilus vous permet aujourd’hui de digitaliser votre frais, grâce à une technologie performante d’OCR ( Reconnaissance optique de caractères), développée par nos équipes produits. Tous ces facteurs permettent de prendre en compte la problématique « de l’instantané ».

Votre collaborateur prend en photo le justificatif de son frais. Puis l’OCR va reconnaitre chacun des champs qui le compose (montant, TVA, date, etc.), pour les renseigner automatiquement dans la note de frais.

Lorsqu’un utilisateur prend en photo son justificatif, il s’attend à avoir instantanément une lecture de son frais et des différents champs de sa note :

« Aujourd’hui, c’est mission réussie pour Cegid Notilus, avec un temps de réaction très court de 2 ou 3 secondes pour reconnaitre le frais » témoigne Alexandre FABBRO.

Lors du développement de l’application mobile, un des principaux axes a été de rendre l’expérience utilisateur similaire sur mobile et sur ordinateur.

« En effet, il fallait que les utilisateurs puissent s’y retrouver et surtout qu’ils n’aient pas accès à moins de fonctionnalités. Le parcours, les enchaînements d’actions et les boutons sont les mêmes. Ce sont tous ces facteurs qui font en sorte qu’une application soit adoptée par les utilisateurs finaux. Créer une application mobile de gestion des notes de frais c’est bien mais faut-il encore qu’elle corresponde aux besoins de ses utilisateurs. »

Du coté des contrôleurs de frais, tout est également simplifié avec l’application mobile Cegid Notilus. En situation de mobilité, ou si le déplacement est urgent, il n’est pas rare que les managers ou contrôleurs doivent valider un frais ou un voyage dans la précipitation et sans leur ordinateur sous la main.

Avoir une vision globale de son déplacement

Finalement la note de frais n’est qu’une étape lors d’un déplacement professionnel. Cegid Notilus va plus loin en devenant votre compagnon de voyage. Vous pouvez accéder à tout moment à votre « feuille de route » pour consulter les informations nécessaires au bon déroulé de votre déplacement.

« En un clic, vous retrouverez votre réservation d’hôtel, d’avion, vos billets de train et bien sûr vos frais, que vous pourrez suivre à n’importe quel moment. »

Les bénéfices coté entreprise : fiabilité des données et dématérialisation

Pour une entreprise, la fiabilité des données qu’elle exploite est essentielle. Une application intuitive va permettre une forte adoption par les utilisateurs finaux. La perte d’information est donc amoindrie grâce à la centralisation dans un seul outil. En outre, le fort taux de reconnaissance de l’OCR Cegid Notilus (95 %) diminue les erreurs de retranscription des données dans l’application.

« Pour les utilisateurs, la dématérialisation des justificatifs va devenir une habitude. Et à terme, ils ne prendront même plus la peine de vérifier si les frais sont bien scannés, d’où l’importance d’avoir un excellent taux de reconnaissance. »

La perte du justificatif papier n’est plus un soucis, tout comme son stockage. Une fois dématérialisée, la copie digitale du justificatif est stockée dans un cloud sécurisé à laquelle on donne une valeur probante, qui fait foi en cas de contrôle URSSAF par exemple.

« Nous travaillons avec un partenaire spécialiste de l’archivage à valeur probante, Arkhinéo. Il est reconnu pour sa fiabilité et c’est un avantage important. Aujourd’hui certains acteurs de la note de frais n’hésitent pas à archiver les données sur leur propre data center, qui parfois n’est pas en France. Ce n’est pas notre cas car la sécurité des données des clients est notre priorité . »

« Si à chaque fois que vous prenez un frais en photo, vous devez le modifier manuellement, cela n’a pas d’intérêt. L’application mobile Cegid Notilus fait l’unanimité auprès de mes clients Certains m’annoncent un mois de saisie de frais en 20 minutes alors qu’auparavant il leur fallait une demi-journée ! »

Pourquoi choisir Cegid Notilus et pas un autre ?

Cegid Notilus n’est pas seulement une application mobile mais une plateforme dédiée au voyage du collaborateur dans son ensemble : voyages, frais, factures, véhicules, etc.

• 25 ans d’expérience dans la mise en place de projets de dématérialisation des voyages et des notes de frais.
• Personnalisation de votre paramétrage afin de répondre à vos besoins.
• Une plateforme unique pour gérer vos voyages et notes de frais.
• La fiabilité de notre OCR et son taux de reconnaissance de 95 % (reconnaissance des devises étrangères)

« Nous faisons vraiment la différence avec la gestion de l’exception. Aujourd’hui beaucoup de nos confrères ont standardisé leur application. Je dis souvent à mes clients que Cegid Notilus sait faire du sur-mesure avec une solution standard. Là où Cegid Notilus arrivera aussi à sortir son épingle du jeu, c’est avec le lien voyage/frais. Cegid Notilus permet d’avoir des contrôles de cohérence sur les fraudes éventuelles ou sur les dates du voyage par exemple. »

À propos

Alexandre FABBRO est ingénieur commercial chez Cegid Notilus depuis 4 ans. En outre, il dispose d’une expérience dans le digital depuis de nombreuses années. Le tout lui permet d’avoir un recul sur le parcours des utilisateurs et d’avoir un œil nouveau sur l’application mobile Cegid Notilus.

Cegid Notilus est une solution de Mobility Management. Initialement positionnée sur la gestion des notes de frais, nous avons su nous diversifier en intégrant la gestion des voyages professionnels, puis celle de la flotte automobile il y a quelques années maintenant. Nos 24 années d’expérience en tant qu’éditeur français et nos 2 000 000 d’utilisateurs ;ont fait de nous un des acteurs majeurs du marché.