Le guide complet pour tout savoir au sujet des avances sur frais

Si les frais engagés par un employé dans le cadre de ses missions professionnelles donnent lieu à un remboursement par l’entreprise, à travers la validation et le traitement de notes de frais, les dépenses peuvent être parfois lourdes à avancer : dans le cas de déplacements notamment, il est nécessaire de régler les notes d’hôtels, le transport et les repas des différentes journées. Une avance de frais permet de limiter l’impact financier des formations et des déplacements d’affaires pour les salariés.

Qu’est-ce qu’une avance de frais et à quoi sert-elle ?

L’avance sur frais consiste à anticiper le remboursement de notes de frais du salarié avant son départ en mission professionnelle, afin de réduire la pression financière sur sa propre trésorerie. Les dépenses prévisionnelles sont estimées et versées au salarié, qui peut ensuite les utiliser de manière libre pour financer ses frais de repas, de déplacement et d’hébergement.

À l’issue de la mission, les notes de frais et justificatifs doivent être présentés. L’avance peut alors s’avérer avoir été excédentaire : dans ce cas, la différence entre la somme perçue et la somme réellement dépensée par le salarié sera rétrocédée à l’entreprise, notamment par le biais d’un prélèvement sur salaire. Si l’avance était au contraire inférieure aux sommes dépensées, le complément sera alors remboursé à l’employé par les voies habituelles de validation des notes de frais.

Avance de frais : ponctuelle ou permanente ?

Les avances de frais ne sont pas mises en place de la même manière selon le type de postes des collaborateurs. L’avance peut ainsi être ponctuelle lorsque les missions sont peu fréquentes : l’avance de frais se fait alors sur demande et n’est pas systématisée. L’employé est tenu d’établir à son retour des notes de frais formelles pour justifier de ses dépenses. Un système d’avance de frais permanent peut être mis en place dans le cas des salariés dont le métier implique des déplacements fréquents. Il peut s’agir des postes de consultants ou de commerciaux.

L’avance de frais permanente peut être ajustée chaque mois en fonction des prévisions de déplacement du salarié : son montant va donc varier d’un mois à un autre et s’additionner au salaire versé. Là encore, l’avance de frais ne dispense pas de présenter des justificatifs, qui seuls permettent une gestion conforme des notes de frais au regard de l’administration fiscale. L’établissement d’une note de frais permet également de régulariser les trop-perçus ou les sommes restant à rembourser.

Qu’elle soit ponctuelle ou permanente, l’avance de frais n’est pas une obligation légale en entreprise et relève de l’usage. Elle devient obligatoire si elle a été définie comme règle de fonctionnement par la convention collective de l’entreprise ou si elle est prévue dans les accords internes.

Pourquoi et comment limiter les recours aux avances de frais ?

L’encadrement des frais professionnels est nécessaire pour maîtriser la trésorerie de l’entreprise. À ce titre, les avances de frais doivent être également limitées et plusieurs moyens existent pour y parvenir. Les cartes affaires sont par exemple de bonnes options : à débit différé, elles permettent davantage de flexibilité. Le prêt d’une carte de société pour acheter les billets de train ou réserver un hébergement est une autre solution pour avoir une visibilité des dépenses professionnelles à charge de l’entreprise. Il existe également des cartes carburant spécifiques, pratiques pour les agents nomades, commerciaux ou transporteurs.

Les avantages de ces solutions se mesurent à différents niveaux. Les coûts des interventions sur le terrain peuvent être réduits grâce à des prix négociés par l’employeur. Le coût de traitement des notes de frais est également diminué, l’utilisation d’un moyen de paiement direct ne nécessitant pas l’établissement d’une note pour remboursement. Les salariés profitent également de ces solutions, puisqu’ils n’ont pas besoin d’avancer d’argent ni de gérer des sommes avancées.

Les avances de frais constituent un usage bien souvent formalisé par des accords d’entreprise. Elles sont importantes pour les conditions de travail des salariés amenés à se déplacer sur plusieurs jours. Pour minimiser leur impact sur la trésorerie de l’entreprise et pour conserver une meilleure visibilité du poste de dépenses liés aux frais professionnels, des solutions de paiement direct existent. Une politique de dépenses claire est aussi essentielle à l’optimisation de la maîtrise comptable en entreprise.