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Note de frais auto-entrepreneur : ce qu’il faut savoir

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Gestion des frais de déplacement

12 juin 2023

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Un auto-entrepreneur peut-il établir des notes de frais ? Quels sont les frais remboursables pour une auto-entreprise ? Cegid Notilus répond à vos questions.

5 min

Au sein d’une société, il est courant qu’un salarié demande à son employeur de lui rembourser certaines de ses dépenses, via une note de frais. Sous le statut de la micro-entreprise, un auto-entrepreneur peut également bénéficier du remboursement de ses frais professionnels. Mais on parle alors de frais de débours.

Définition d’une note de frais

Une note de frais est un document qui permet à un salarié d’obtenir un remboursement de frais professionnels engagés sur ses fonds personnels. Il s’agit d’achats ou autres dépenses réalisés pour des besoins liés à l’activité de l’entreprise, tels que :

  • Frais de repas ou d’hébergement (repas et hôtel lors de déplacements, repas d’affaires, etc.) ;
  • Frais de déplacement proprement dit (indemnités kilométriques, billets de transport, péage, parking, etc.) ;
  • Outils informatiques ou de télécommunications et autres frais associés (abonnement et consommations téléphoniques par exemple) ;
  • Fourniture, matériel ou équipement acquis pour les besoins de l’entreprise.

Avec notre OCR tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé, fini le papier.

Un auto-entrepreneur peut-il établir une note de frais ?

Créer son auto-entreprise comporte beaucoup d’avantages. Le régime micro-fiscal auquel elle est soumise implique une fiscalité et une comptabilité simplifiées. Dans les limites d’un certain plafond de chiffre d’affaires qui lui correspond, l’auto-entrepreneur bénéficie aussi du régime de la franchise en base de TVA.

Cependant, cette simplification propre au statut de micro-entrepreneur amène un inconvénient majeur à ne pas négliger. Et c’est la raison pour laquelle un auto-entrepreneur ne peut pas établir des notes de frais.

En effet, dans ses déclarations d’impôt et URSSAF, un micro-entrepreneur indique ses recettes, et non pas son résultat. Le calcul des prélèvements fiscaux et sociaux s’effectue sur la base du chiffre d’affaires.

Un abattement forfaitaire permet d’intégrer les dépenses professionnelles dans le calcul de l’impôt et des cotisations sociales. C’est le seul moyen, pour un auto-entrepreneur, de déduire les frais professionnels de son chiffre d’affaires.

Une société (EURL, SARL, etc.), à l’inverse, comptabilise les notes de frais de ses collaborateurs sous forme de charges. Cela vient donc réduire son bénéfice imposable.

C’est pourquoi il est important, avant d’entamer la procédure de création d’entreprise, de tenir compte du volume de frais professionnels auquel l’entrepreneur pourrait faire face. Il peut alors choisir le régime adéquat en fonction de cela.

Néanmoins, malgré l’impossibilité d’établir des notes de frais, tout auto-entrepreneur peut bénéficier du remboursement de certaines dépenses, grâce à un mécanisme moins connu : les frais de débours.

Frais de débours, substitut à la note de frais pour auto-entrepreneur

Les frais de débours englobent les dépenses effectuées par un auto-entrepreneur, dans le cadre d’une prestation, pour le compte d’un de ses clients. Selon l’article 267 du code général des impôts, « les sommes remboursées aux intermédiaires qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants » sont exclues de la base d’imposition.

Un auto-entrepreneur peut avoir recours à des frais de débours pour plusieurs raisons, notamment :

  • L’achat de matières premières pour le compte du client ;
  • Les frais de port pour un envoi de marchandises ;
  • Les frais relatifs à tout déplacement effectué à la demande du client.

À défaut de note de frais, un auto-entrepreneur a donc intérêt à utiliser le mécanisme des frais de débours. Premièrement, il profitera d’une exemption totale de cotisations sociales et d’impôts sur ces frais avancés aux clients. Il pourra également éviter de potentiels problèmes liés à une surfacturation de la prestation au client.

Les obligations à respecter pour les frais de débours

Pour obtenir le remboursement de ces frais de débours, un auto-entrepreneur doit respecter un processus et quelques règles.

Accord du client

Avant d’entamer une quelconque avance de frais, l’auto-entrepreneur doit informer son client. Pour cela, il lui suffit d’indiquer les sommes qu’il risque de prendre en charge en premier lieu.

À la suite de cet échange, il est indispensable d’établir un accord écrit entre les deux parties. Ce document doit contenir au minimum la nature de l’achat, son montant ainsi que la signature de chaque partie.

Facture d’achat

La facture d’achat relative à ces frais doit être impérativement établie au nom du client, en excluant la mention du prestataire. Elle doit indiquer les coordonnées du client, ainsi que le montant précis de la dépense.

Comme un salarié émettant une note de frais, un auto-entrepreneur ne peut réaliser aucune marge via les frais de débours. Il doit obligatoirement réclamer au client le montant exact, au centime près, de la dépense avancée.

Paiement et comptabilité

La micro-entreprise fait l’avance des frais de débours. Ils doivent être réglés avec le compte bancaire dédié à son activité.

L’auto-entrepreneur doit également inscrire ces frais dans la comptabilité. Il transmet au client une facture de débours, distincte de la facture de prestation. Du point de vue de l’entreprise cliente, elle correspond en quelque sorte à une note de frais auto-entrepreneur.

Enfin, il est important, pour un micro-entrepreneur, de conserver les factures et justificatifs de ses frais de débours. Ces documents lui seront indispensables si un litige survient entre les deux parties. Cela lui permet aussi d’être en règle en cas de contrôle de l’administration.

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