Archivage des documents : obligations et moyens

Les documents échangés dont on parle sont par exemple :

• des bons de commande et des factures, avec les clients et fournisseurs,
• des fiches de paie pour les salariés,
• ou encore des formulaires administratifs, des relevés bancaires, des contrats, des courriels, etc.

L’entreprise doit alors traiter l’archivage des documents, sous forme papier ou numérique. Heureusement, divers moyens sont disponibles pour faciliter et sécuriser cette activité.

Pourquoi archiver ?

L’archivage des documents est une tâche souvent fastidieuse et contraignante, mais pourtant indispensable.

En premier lieu, la plupart des services de l’entreprise doivent être en mesure de retrouver facilement ces documents. Pour leur gestion interne, il faut donc les conserver et les classer de manière optimisée et sécurisée.

Cela suffirait à expliquer pourquoi archiver les documents de l’entreprise. Cependant, il ne faut pas oublier non plus les obligations légales qui s’appliquent.

Quelles obligations concernant l’archivage ?

Comme les particuliers, les entreprises ont l’obligation de conserver pendant plusieurs années les documents administratifs émis ou reçus.

La durée requise de conservation des documents dépend de leur objet. Dans les grandes lignes, on distingue principalement les documents commerciaux, fiscaux, sociaux et juridiques.

En fait, cette durée correspond au délai pendant lequel le document peut être exigé pour prouver la bonne foi de l’entreprise, en cas de litige par exemple avec un client, un fournisseur, un salarié, le fisc, etc.

Voici quelques exemples :

• Pour les documents civils et commerciaux, le délai légal va de 2 ans, pour une simple garantie au consommateur ou une police d’assurance, à 30 ans pour un contrat d’acquisition ou cession de biens immobiliers et fonciers.
• La durée de conservation des pièces comptables s’établit à 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
• Pour tous les livres, registres, pièces et autres documents potentiellement contrôlables par le fisc, le délai est de 6 ans à compter de la date d’établissement du document (ou de la dernière opération mentionnée dans le cas des livres et registres).
• Un document social est à conserver pendant une durée allant de 3 ans dans le cas de certains rapports et des feuilles de présence et pouvoirs, à 10 ans après clôture de l’exercice pour les comptes annuels.
• Enfin, pour les documents relatifs à la gestion du personnel, le délai légal court pendant 1 à 5 ans selon leur nature.

Vous pouvez trouver l’information complète et actualisée concernant les délais de conservation des documents sur le site entreprendre.service-public.fr.

Les documents peuvent généralement être conservés au-delà du délai légal, sauf s’ils contiennent des données personnelles.

Sachez aussi qu’en plus de la durée de conservation, l’archivage doit respecter d’autres règles relativement strictes. C’est particulièrement le cas lorsqu’il s’effectue sous forme numérique.

Typologie : archivage papier ou numérique, sauvegarde…

En effet, il faut distinguer 2 types d’archivage des documents : l’archivage papier et l’archivage électronique, souvent qualifié aussi de numérique.

Dans la plupart des entreprises, la gestion de l’archivage est hybride. On y retrouve donc les 2 modalités, utilisées selon les services et la nature des documents. Toutefois, la tendance est à une part d’archivage numérique de plus en plus importante.

Il ne faut pas confondre cet archivage électronique, même dans sa forme la plus simple, avec la sauvegarde.

Les opérations de sauvegarde sont évidemment indispensables. Elles facilitent la récupération des données en cas de défaillance informatique. L’objectif final est la continuité de service ou, a minima, la reprise rapide de l’activité.

Mais la sauvegarde ne permet pas de s’exonérer d’une véritable solution d’archivage. Ce dernier système est indispensable pour assurer et maintenir le recyclage, l’accessibilité et la lisibilité des informations.

Enfin, l’archivage numérique proprement dit se décline lui-même en 2 modalités :

• archivage électronique simple, le plus souvent intégré à un système de GED (Gestion Électronique de Documents),
• archivage numérique probant, légal, à valeur probatoire ou encore archivage à valeur probante.

La technologie au secours de l’archivage

L’archivage électronique à valeur probante requiert un dispositif technique et organisationnel plus complexe. En effet, il doit respecter 3 grands principes : authenticité, intégrité et pérennité des documents et des informations. En retour, il procure une parfaite conformité avec les exigences réglementaires.

Pour garantir cette valeur juridique aux documents, le processus d’archivage inclut de nombreuses opérations telles que l’horodatage, le scellement, la signature électronique et le certificat électronique.

Enfin, l’espace d’archivage ou coffre-fort électronique et ses accès sont eux-mêmes soumis à plusieurs articles de lois. Ils définissent un très haut niveau de sécurité. C’est notamment le cas de l’article 87 de la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique.

Bien entendu, la solution Cegid Notilus de gestion des notes de frais intègre l’archivage à valeur probante des justificatifs. Cela sert notamment à répondre à toutes les exigences en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.

Depuis le scan des justificatifs et leur lecture intelligente par technologie OCR (en français Reconnaissance Optique de Caractères) jusqu’à leur archivage à valeur probante, Cegid Notilus permet ainsi une gestion complète des notes de frais en zéro papier.