Application mobile de gestion des notes de frais

Les applications mobiles de notes de frais, une finalité logique

En 1997, lorsque nous étions aux prémices des premières solutions pour gérer ses notes de frais via l’informatique, les logiciels de notes de frais étaient stockés sur disquette puis sur CD-ROM (oui, oui nous étions déjà là à l’époque). Au fil des innovations technologiques les supports se sont dématérialisés et l’installation « on premise » des solutions s’est répandue. L’architecture de ces programmes était alors stockée en local sur les postes clients ou sur les serveurs de l’entreprise. Ces dix dernières années, le Cloud s’est aussi démocratisé et a apporté son lot de nouveautés : les solutions SaaS et les applications mobiles. L’intérêt d’une solution SaaS est de pouvoir l’utiliser partout, n’importe quand, de bénéficier des dernières mises à jour et d’un haut niveau de sécurité. Créer une solution SaaS qui marche de concert avec une application mobile de notes de frais était une finalité logique pour le secteur.

Qu’est-ce qu’une application de note de frais ?

Une application note de frais est une application mobile, programme informatique disponible sur smartphone (ou tablette), qu’une entreprise peut acquérir dans l’objectif de simplifier la gestion de ses notes de frais. La plupart du temps ces applications seront téléchargeables sur les stores (Android et IOS) gratuitement mais en complément d’un logiciel plus complet.

Quelles sont les fonctionnalités d’une application de notes de frais ?

Une application mobile de gestion des notes de frais va intervenir à plusieurs niveaux :

• Cela va surtout servir à l’utilisateur final, le collaborateur qui pourra saisir (souvent grâce à un OCR, reconnaissance optique des caractères) puis soumettre plus facilement sa note de frais, notamment lors des déplacements professionnels.
• Les valideurs, responsables ou services comptables pourront valider ou non les différents frais des membres de leurs services.

Évidemment ce n’est pas une liste exhaustive car cela va dépendre de l’application de notes de frais que vous utilisez.

Quelle est la meilleure application notes de frais ?

C’est Cegid Notilus. Car l’application va encore plus loin que la simple saisie et le traitement automatique : en reconnaissant automatiquement les caractères de vos justificatifs de notes de frais, en vous offrant la possibilité de jeter le papier grâce à l’archivage numérique à valeur probante et même en allant jusqu’à intégrer la réservation de vos déplacements professionnels.

Ne serait-ce pas merveilleux si vous pouviez retrouver à un seul endroit toutes les informations concernant votre voyage d’affaires ? Moyens de transport, réservations d’hôtels ou de trains, location de voiture ou encore vos rendez-vous ? Toujours au même endroit, imaginez pouvoir lier tous vos justificatifs de frais et y soumettre directement votre note… et bien cet endroit existe, c’est le logiciel notes de frais Cegid Notilus et son application mobile.