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Application mobile de gestion des notes de frais

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Gestion des frais de déplacement

11 août 2021

Il existe des applications mobiles qui vous permettent de gérer vos notes de frais. L’avantage de ces applications est notamment de permettre aux collaborateurs d’effectuer leurs notes de frais lors de leurs déplacements professionnels. Cegid Notilus, l'expert de la note de frais depuis plus de 25 ans fait le point sur tout ce qu'il y a à savoir sur le sujet !

4 min

Les applications mobiles de notes de frais, une finalité logique

En 1997, lorsque nous étions aux prémices des premières solutions pour gérer ses notes de frais via l’informatique, les logiciels de notes de frais étaient stockés sur disquette puis sur CD-ROM (oui, oui nous étions déjà là à l’époque). Au fil des innovations technologiques les supports se sont dématérialisés et l’installation « on premise » des solutions s’est répandue. L’architecture de ces programmes était alors stockée en local sur les postes clients ou sur les serveurs de l’entreprise. Ces dix dernières années, le Cloud s’est aussi démocratisé et a apporté son lot de nouveautés : les solutions SaaS et les applications mobiles. L’intérêt d’une solution SaaS est de pouvoir l’utiliser partout, n’importe quand, de bénéficier des dernières mises à jour et d’un haut niveau de sécurité. Créer une solution SaaS qui marche de concert avec une application mobile de notes de frais était une finalité logique pour le secteur.

 

Qu’est-ce qu’une application de note de frais ?

Une application note de frais est une application mobile, programme informatique disponible sur smartphone (ou tablette), qu’une entreprise peut acquérir dans l’objectif de simplifier la gestion de ses notes de frais. La plupart du temps ces applications seront téléchargeables sur les stores (Android et IOS) gratuitement mais en complément d’un logiciel plus complet.

 

Quelles sont les fonctionnalités d’une application de notes de frais ?

Une application mobile de gestion des notes de frais va intervenir à plusieurs niveaux :

  • Cela va surtout servir à l’utilisateur final, le collaborateur qui pourra saisir (souvent grâce à un OCR, reconnaissance optique des caractères) puis soumettre plus facilement sa note de frais, notamment lors des déplacements professionnels.
  • Les valideurs, responsables ou services comptables pourront valider ou non les différents frais des membres de leurs services.

Évidemment ce n’est pas une liste exhaustive car cela va dépendre de l’application de notes de frais que vous utilisez.

 

Quelle est la meilleure application notes de frais ?

C’est Cegid Notilus. Car l’application va encore plus loin que la simple saisie et le traitement automatique : en reconnaissant automatiquement les caractères de vos justificatifs de notes de frais, en vous offrant la possibilité de jeter le papier grâce à l’archivage numérique à valeur probante et même en allant jusqu’à intégrer la réservation de vos déplacements professionnels.

Ne serait-ce pas merveilleux si vous pouviez retrouver à un seul endroit toutes les informations concernant votre voyage d’affaires ? Moyens de transport, réservations d’hôtels ou de trains, location de voiture ou encore vos rendez-vous ? Toujours au même endroit, imaginez pouvoir lier tous vos justificatifs de frais et y soumettre directement votre note… et bien cet endroit existe, c’est le logiciel notes de frais Cegid Notilus et son application mobile.

Découvrez Cegid Notilus !

Avec notre OCR tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé, fini le papier.

En savoir plus

 

Quels sont les avantages d’une application de note de frais ?

Les bénéfices d’une application mobile de notes de frais sont très simples : elle va tout simplement permettre à un salarié de simplifier la saisie, l’envoi, le traitement et le remboursement de ses notes de frais et ce depuis son smartphone, qu’il soit chez lui, sur son lieu de travail ou en déplacement professionnel.

Côté entreprises, les données seront fiabiliséesla dématérialisation des justificatifs de notes de frais permettra de soulager tous les services de l’entreprise, le calcul des frais, le reporting et l’analyse ainsi que l’audit des notes de frais sera grandement simplifié.

 

Quel est le prix d’une application de note de frais ?

Il est compliqué d’obtenir le prix d’une application de note de frais car bien évidemment cela va dépendre de nombreux facteurs. Souhaitez-vous passer au zéro papier avec l’archivage à valeur probante, combien de profils actifs ou de licences votre entreprise nécessite elle, dans combien de pays ou filiales l’outil doit il s’implanter, quelles sont les interfaces nécessaires avec votre système d’information (SIRH, ERP, outils comptables, cartes de paiement, etc.) ?

En fait une application de note de frais n’est pas un simple programme que vous allez installer sur votre téléphone. C’est un vrai projet qui va totalement changer la gestion en interne de votre principal poste de dépenses que sont les frais professionnels. Une application mobile pour gérer vos notes de frais est donc forcément reliée à un vrai logiciel ou solution plus complète qui sera disponible sur un ordinateur et qu’il faudra paramétrer selon vos besoins.

 

Rien de tel qu’un échange de vive voix pour comprendre les enjeux de votre
projet et vous présenter la solution qui répondra à vos attentes.

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