Maîtrise des risques financiers : quelle place pour l’automatisation ?

Les études convergent pour placer la maîtrise des risques comme l’un des enjeux prioritaires des services Finance. Si la mise en place d’une stratégie claire et de workflows efficients offre de belles garanties, il s’agit aussi de regarder du côté de l’automatisation. Avec une approche pragmatique : le robot prend en charge des tâches simples et chronophages pour supprimer les erreurs et faire gagner du temps aux salariés !

Définir une matrice des risques

La définition d’une matrice des risques est une pratique répandue au sein des grands groupes. Elle l’est moins chez des entreprises de taille moyenne. Pourtant, une telle initiative peut contribuer à rendre sa politique de gestion des risques plus ciblée et plus efficiente.

En quoi consiste une matrice des risques ?

En fonction d’une verticale métier ou d’un projet, le décideur financier répertorie les différents risques financiers, réglementaires voire techniques. En face de chaque risque, il s’agit de positionner ses caractéristiques, son niveau d’intensité, les réponses à mettre en œuvre et les procédures associées, ainsi que la possibilité que ce risque perdure malgré les actions entreprises.

Dans de nombreux cas, les risques peuvent être « facilement » pris en charge. Il ne s’agit pas de tâches complexes mais plutôt d’actions de vérification souvent chronophages et répétitives. Voilà pourquoi, dans une certaine mesure, l’automatisation peut rendre de véritables services en matière de gestion des risques.

La logique du RPA

Le RPA, pour Robot Process Automation, est un logiciel ou un module permettant de réduire par trois ou quatre le temps de traitement d’un processus. Par exemple, un collaborateur du service Finance souhaite rechercher une information parmi plusieurs systèmes d’information ou bases de données (ces SI ou bases de données ne correspondent généralement pas). Le logiciel RPA va être configuré pour réaliser cette tâche à la place de l’humain : non seulement il va aller plus vite mais il va aussi éliminer les risques d’erreur (comme la saisie).

En automatisant des vérifications et/ou des contrôles simples, les risques d’erreurs ou de fraudes sont réduits. En cela, le robot devient un support et même un facilitateur. Il réalise ces tâches chronophages et répétitives tandis que le rôle de l’humain sera de bien le configurer et d’accomplir un contrôle final.

« L’approche de robotisation des processus est principalement tactique pour les acteurs établis. Grâce aux économies réalisées par la mise en place de RPA, ceux-ci profitent d’un levier formidable pour accélérer leur transformation numérique » explique Alban Noguès, vice-président innovation et technologies dans le secteur bancaire, chez CGI.

Cas concrets

La robotisation ou l’automatisation est en cours au sein de nombreuses directions finance. Entre des processus déjà établis et à venir, on peut notamment citer :

Le rapprochement bon de commande/facture
C’est la hantise des services de comptabilité, à savoir des différences inexplicables entre un bon de commande et une facture. Appuyez-vous sur un logiciel qui automatise la comparaison entre les bons de commande et les devis et vous signale toute incohérence. Demain, on peut imaginer que le logiciel effectuera lui-même les demandes de correction aux fournisseurs.

Fraude : automatiser la vérification
Avec le numérique, les pratiques de fraude prennent de nouvelles dimensions : les fraudeurs semblent de plus en plus créatifs. Certains modules peuvent automatiquement vérifier que les procédures ont bien été respectées (par exemple, différencier le comptable qui enregistre le RIB et celui qui effectue le paiement).

On peut aussi évoquer l’automatisation de la vérification des notes de frais. Les dépenses sont contrôlées plus rigoureusement par le logiciel en fonction de certains critères définis par l’humain (éthique, politique interne…). Cela limite les risques de non-conformité et permet à l’entreprise de faire des économies !

Détection de risques en mode prospectif
Parmi les différents risques qui pèsent sur une direction financière, il ne s’agit pas tant de contrôler mais d’anticiper. Des outils de Business Intelligence viennent justement aider les professionnels de la Finance à sécuriser des activités. Par exemple, le logiciel traque les mouvements de trésorerie et, selon la manière dont il aura été paramétré, va alerter le collaborateur si des complications sont susceptibles de se produire.