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Logiciel de gestion d’équipement : économisez du temps sur le matériel et les garanties

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ERP et gestion financière

20 février 2023

Le matériel représente le socle des activités de services et d’interventions : sans matériel, pas de missions. Les pièces détachées à usage interne ou externe sont à contrôler, aussi bien dans leur quantité en entrepôt que dans leur qualité une fois installées. La gestion des pièces détachées disponibles et à acheter se réalise en continu : une pièce manquante ou défaillante impacte l’intervention concernée, et, par effet domino, l’organisation interne de l’entreprise et la relation client. La coordination entre les équipes doit être la plus fluide possible, en intégrant une vision en temps réel sur la liste des équipements d’exploitation. C’est ce que permet Cegid XRP Flex, un ERP Cloud ouvert et collaboratif. La gestion du matériel s’accompagne naturellement de la gestion des garanties. Cette dernière entre en jeu au niveau de la facturation et de la relation client. Les gestionnaires doivent connaître les diverses garanties sur le parc et ses composants, sur les pièces de rechange et sur le service d’installation.

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L’allocation des équipements d’intervention concerne toute l’entreprise

En tant que gestionnaire des interventions, les responsables des services sont très concernés par la gestion du matériel. Afin que les techniciens partent en mission avec les équipements d’intervention nécessaires, leurs responsables doivent s’assurer que les stocks permettent d’assurer les interventions.

Les techniciens sont bien sûr concernés puisqu’ils ne peuvent pas réaliser leurs interventions sans les bons outils. Si les pièces détachées sont défaillantes ou manquantes, ils n’arrivent pas à réaliser le service.

Les responsables des achats sont eux chargés de s’assurer que les pièces nécessaires sont bien à disposition. Lorsqu’un équipement d’intervention, d’origine ou de remplacement, se dégrade, ils ont l’obligation de vérifier leurs garanties pour savoir vers qui se tourner. Une meilleure vue sur les garanties leur permettrait aussi de choisir leurs fournisseurs en connaissance de cause.

Enfin, les responsables facturation sont également sensibles aux informations relatives aux garanties. S’ils ont une bonne vue sur la garantie, ils facturent ou non sereinement en toute confiance.

Dans une activité de services, les responsables d’équipes ont besoin de suivre le matériel dans le but de réaliser le service une prestation de qualité au client.

Ce suivi des articles sous-entend une bonne vue sur l’historique des interventions et des équipements précédemment utilisés. Les deux informations combinées apportent des éléments tangibles, objectifs et quantifiables qui sont utiles pour le choix des techniciens, la relation client, le cycle de facturation ou les achats récurrents.

La nécessaire gestion des équipements d’intervention

Un technicien peut constater que l’équipement sur lequel il intervient n’est plus sous garantie. Ce constat peut également apparaître lors de la facturation : l’intervention initialement gratuite doit alors être facturée.

Ce même technicien peut être confronté à une demande de dernière minute par le client : lui qui vient pour réparer une pièce spécifique dans le parc se retrouve à réaliser une seconde intervention. Pour cette nouvelle demande, il faudra également vérifier si la pièce ou le parc sont encore sous garantie.

Comment mieux allouer ses équipements d’intervention grâce à un logiciel ?

Grâce à la plateforme Cegid XRP Flex ; qu’ils soient sur le terrain ou au bureau, les gestionnaires de services et les techniciens retrouvent toutes les informations liées aux pièces détachées en quelques clics : le numéro de série, les informations liées à l’équipement d’origine et celles sur les composants de rechange, ainsi que le ou les fabricants.

Créer des lots d’équipements d’intervention

Les pièces nécessaires par intervention

Pour chaque intervention, les gestionnaires peuvent définir un équipement cible qui rassemble les pièces détachées à destination des clients. Les codes-barres, nomenclatures, garanties et numéros de série sont rattachés à chaque matériel.

Les outils nécessaires par technicien

Pour outiller les techniciens au mieux, les gestionnaires passent par Cegid XRP Flex pour définir des équipements ressources par type d’intervention. Ils entretiennent les ressources matérielles et calibrent les outils selon les besoins.

En croisant les équipements cibles et les équipements sources, les techniciens disposent des outils adéquats et des pièces détachées nécessaires.

Gérer les garanties directement dans le logiciel

Les garanties des parcs et des pièces détachées chez le client sont accessibles depuis la gestion intégrée des documents. Chaque pièce dispose de sa date d’entrée et de sortie de garantie afin de connaître les périodes de renouvellement. Un système de notifications informe les gestionnaires lorsqu’une garantie arrive à échéance.

 

Affichage des informations relatives aux garanties dans Cegid XRP Flex

Instaurer des garanties de service

Cegid XRP Flex accompagne les entreprises de services lorsqu’elles établissent des garanties liées aux missions d’installation. Gratuites ou payantes, garanties constructeurs etc… Ces interventions s’insèrent dans des contrats, s’appliquent à des services ou des pièces spécifiques et se suivent facilement depuis les tableaux de bord de l’ERP.

Le renouvellement se simplifie également grâce à une vue simple sur l’historique du contrat et ses potentielles modifications.

Offrir une relation contractuelle claire

Avec la création des contrats de service, les entreprises de services définissent les dates de début et de fin de contrat, ainsi que la fréquence des interventions. Ils cadrent les plannings des techniciens, structurent la relation client et simplifient la facturation.

En facilitant les liens qui unissent les différents services, plannings, réserves et comptabilités, Cegid XRP Flex permet de simplifier et fluidifier le travail des entreprises de services terrain. L’ERP Cloud s’adapte aux métiers et à leurs besoins : du technicien au DG, en passant par les Départements Achats, Comptabilité, Service ou Relation Client. Grâce à une vue claire sur le passé – historiques -, le présent – temps réel – et le futur – prédictions -, Cegid XRP Flex permet de mieux piloter son activité.

 

 

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Cet article fait partie d’un dossier consacré aux activités de services. Pour savoir en quoi un ERP Cloud accompagne efficacement chaque métier, cliquez sur les articles connexes. 

Sommaire  

  1. Piloter les ressources essentielles à la gestion d’intervention 
  2. Optimiser sa gestion du parc matériel et des approvisionnements 
  3. Simplifier l’allocation des équipements d’intervention 
  4. Élaborer simplement ses contrats de prestation de services 
  5. Soigner sa relation client et sa gestion d’affaires 
  6. Fixer ses indicateurs de performance