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Sociétés de Services : simplifiez votre quotidien grâce à un logiciel de gestion de contrats d’intervention

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ERP Moyennes entreprises

20 février 2023

Dans les activités de gestion d’interventions, les contrats récurrents constituent la source la plus stable de revenus. De ce fait, ils demandent une gestion stricte et un suivi rapproché qui informent des dates d’interventions, mais aussi, des échéances, des renouvellements et des modifications desdits contrats. Modification des garanties, évolutions selon la demande du client, propositions commerciales… Les contrats contiennent des données clés qu’il est important d’acter pour assurer une relation client de qualité. Créer des cycles de facturation clairs et des saisies de facture sans erreur se révèle être un défi pour les entreprises de gestion d’intervention. Facturer plus rapidement, plus simplement et de façon plus sécurisée est un vrai enjeu pour la gestion de la trésorerie et, plus largement, la santé de l’entreprise.

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Les métiers coordinateurs de contrats de prestation de services 

Au début de la chaîne des contrats de service se trouvent les responsables Après-Vente. En répondant aux besoins et en détectant de nouvelles opportunités, ils génèrent de nouveaux contrats, notamment pour les prestations de services récurrentes. Les responsables SAV s’adaptent mieux à leurs clients et proposent des services annexes pertinents s’ils possèdent l’historique des clients.  

Par la suite, les commerciaux se chargent de vendre lesdits contrats aux clients. Avec une approche personnalisée et des informations traçables, ils préparent mieux leurs rendez-vous et génèrent plus d’accords. 

 En fin de chaîne, se trouvent les gestionnaires comptables et financiers qui gèrent les cycles de facturation et soutiennent l’activité financière.  

Ces deux métiers ont prioritairement besoin de fluidifier les opérations et d’automatiser les cycles de facturation.  

Les responsables facturation sont en charge des factures générées par les contrats. Elles demandent donc une gestion en back-office.  

Ces cycles de facturation auraient tout intérêt à être automatisés. Sans logiciel performant, les responsables facturation continuent de travailler à la main, ce qui exige :  

  • De libérer une plage horaire dédiée à la tâche ; 
  • De prendre le temps de les faire à la suite ; 

Et implique : 

  • Quelques erreurs qui se glissent dans les documents comptables ; 
  • De ne pas saisir les factures rapidement après les interventions.  

En parallèle, les responsables facturation sont amenés à gérer les imprévus ou les indisponibilités des clients. Ce qui les retarde d’autant plus.  

Pour atteindre le but de fluidifier les opérations de facturation, les responsables ont en dernier lieu besoin de s’affranchir du papier.  

Leurs responsables, les Directeurs Administratifs et Financiers, sont tout aussi concernés par la gestion des contrats. En automatisant certains processus, ils s’offrent un regard global sur l’activité financière de l’entreprise et prennent des décisions plus éclairées 

« En tant que directeur financier, mon objectif est bien d’avoir une base commune, un seul plan comptable, une seule base de tiers, pour les fournisseurs et pour les clients… et que la distance géographique de nos implantations ne soit plus un frein au partage d’informations. »

Yannick Molinari

Directeur financier – Groupe ODICE

Comment se déroule la gestion des contrats de service ?

Au démarrage du contrat ou de l’ordre de services, les responsables facturation souhaitent définir un rythme de facturation : à la fin de chaque intervention, suite à toutes les interventions d’un ordre de services, en fin de mois, etc. Suite à cette décision, ils saisissent chaque facture à la main. Puisqu’une saisie de facture demande du temps, ils sont susceptibles d’en réaliser le moins possible, ce qui engendre des délais de paiement plus longs et de possibles erreurs de saisie. 

Comment un logiciel de gestion de contrats soutient les sociétés de services ?

Un logiciel tel que Cegid XRP Flex simplifie la gestion des contrats de service. Les responsables ont la possibilité de créer plusieurs programmes de services par client. En complément, les responsables facturation automatisent leur processus et envoient les factures directement aux clients. Lorsque les contrats arrivent à échéance, des notifications informent les responsables pour qu’ils anticipent et recontactent leurs clients. 

 

Cegid XRP Flex rassemble toutes les données liées à un parc : les équipements, les contrats et les garanties.

 

Administration des contrats de service

Les contrats de services sont très intéressants dans le cadre d’une maintenance ou d’une installation puisqu’ils offrent une récurrence des revenus et des plannings anticipés.

Conçus selon les besoins de l’entreprise, en respect de la loi, les contrats de prestations de services intègrent des options flexibles qui s’adaptent à l’entreprise et à ses clients.

Les contrats se définissent aussi selon l’emplacement de la succursale. Flexibles, ils incorporent des options de tarification et de facturation personnalisées.

Par ailleurs, les contrats de service peuvent être liés à des affaires.

Automatisation des factures

Via Cegid XRP Flex, les responsables facturation automatisent leurs cycles de facturation par contrat. Les documents sont soumis à des examens avant d’être envoyés aux clients.

L’envoi des documents – factures, relevés, etc. – se réalise via un simple email.

L’intégration des finances

Depuis Cegid XRP Flex, les Directeurs Administratifs et Financiers accèdent à toutes les pièces comptables en un seul endroit et en temps réel :

  • Le grand livre des comptes ;
  • Les comptes fournisseurs ;
  • Les comptes clients ;
  • Les revenus récurrents et différés.

En parallèle, des modules facilitent :

  • La gestion de la trésorerie ;
  • La gestion des devises ;
  • Les taxes sur les ventes ;
  • La comptabilité inter-établissement ou intra-groupe.

Les contrats et les factures sont source de revenus, mais aussi de stress. Grâce à un système centralisé et automatisé qui offre une vue claire et en temps réel, les divers responsables se coordonnent mieux, pour le bien de la performance de l’entreprise et de la satisfaction des clients. Cegid XRP Flex peut aller plus loin : il soutient la gestion des plannings, des ressources, des stocks, du matériel ou de la prise de décision via des tableaux de bord personnalisés.

 

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Cet article fait partie d’un dossier consacré aux activités de services. Pour savoir en quoi un ERP Cloud accompagne efficacement chaque métier, cliquez sur les articles connexes.

Sommaire

  1. Piloter les ressources essentielles à la gestion d’intervention
  2. Optimiser sa gestion du parc matériel et des approvisionnements
  3. Simplifier l’allocation des équipements d’intervention
  4. Élaborer simplement ses contrats de prestation de services
  5. Soigner sa relation client et sa gestion d’affaires
  6. Fixer ses indicateurs de performance