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Logiciel de caisse certifié : quelles sont les fonctionnalités indispensables ?

10 Jan 2020

Vous souhaitez vous équiper d’un logiciel de caisse mais vous êtes perdu(e) face à la multitude d’offres disponibles sur le marché ? Pour devenir un véritable allié au quotidien, il devra être adapté à vous et votre point de vente. Zoom sur les fonctionnalités indispensables.

Objectif n°1 : se mettre en conformité avec la législation

Depuis le 1er janvier 2018, la loi anti-fraude à la TVA impose à toutes les entreprises qui enregistrent des règlements clients d’utiliser un logiciel de caisse certifié conforme. 4 critères fondamentaux sont à respecter :

  • L’inaltérabilité des données : les données d’origine ne doivent pas pouvoir être modifiées
  • La sécurisation des données : les données doivent être sécurisées de manière fiable
  • La conservation des données : toutes les données doivent être conservées pendant une durée de 6 ans minimum
  • L’archivage des données : les données doivent pouvoir être figées, avec un archivage annuel ou par exercice

Le point sur la loi

L’administration fiscale effectue des contrôles aléatoires et réguliers. Les entreprises qui ne sont pas en mesure de présenter leur certificat ou attestation de conformité délivrée par l’éditeur de logiciel s’exposent à une amende de 7 500 € pour chaque logiciel ou système concerné. L’amende s’applique de nouveau en cas de non-présentation de l’attestation ou du certificat de conformité dans les 60 jours.

Le cœur du logiciel de caisse : la gestion de vos ventes et paiements

Que vous travailliez dans le secteur de la restauration, de la coiffure ou encore de la mode, la gestion des ventes et des paiements est la fonction première de votre futur logiciel de caisse. Il doit vous permettre de gérer :

  • Tous les modes de paiements : espèces, carte bancaire, chèques, tickets restaurant, chèques cadeaux, bons de réduction, etc.
  • Le multi-règlement pour une même transaction client
  • Les paiements différés avec ou sans règlement d’acompte
  • La gestion des retours et remboursements par facture d’avoir
  • Les avoirs
  • Votre historique des ventes : par client, par article ou encore par date
  • La création et l’envoi de devis par mail
  • L’impression des documents : tickets de caisse, reçus, etc.

Les interfaces tactiles offrent plus de confort. Pour plus d’efficacité, optez pour un logiciel de caisse accessible sur n’importe quel appareil (PC, Mac, tablette ou smartphone). Vous êtes mobile ? Votre solution doit l’être aussi pour vous suivre partout et vous permettre de consulter vos données même en déplacement !

Fidélisez vos clients avec la gestion des promotions

Saviez-vous que votre logiciel de caisse peut être un véritable allié pour attirer et fidéliser vos clients ?

Outre la gestion des cartes de fidélité et des cartes cadeaux, il peut aussi vous permettre d’organiser plus facilement vos promotions par article, famille d’articles ou par packs promotionnels. Votre logiciel de gestion de point de vente doit également pouvoir assurer le calcul automatique des taxes, de la TVA et des réductions en fonction du volume d’achat.

Côté visibilité, de nombreuses fonctionnalités peuvent s’avérer essentielles, comme :

  • La personnalisation des tickets de caisse émis
  • La création d’une page web vitrine pour être présent sur Internet et présenter votre activité (coordonnées, horaires, etc.)
  • L’envoi de SMS ou newsletters à vos clients en fonction de votre actualité ou de leur historique d’achat

Une gestion des stocks simplifiée pour toujours savoir où vous en êtes

L’organisation de vos articles et la gestion de vos stocks deviennent aussi plus faciles avec un logiciel de caisse grâce à :

  • L’enregistrement et la génération de codes-barres
  • La gestion des variantes : par modèle, par couleur, par taille, etc.
  • Les alertes stocks en fonction de seuils de quantité
  • Les demandes fournisseurs directement depuis le logiciel

Votre enseigne dispose de plusieurs points de vente ? Le partage de la base de données d’articles et la gestion des stocks avancées entre plusieurs points de vente peut s’avérer primordiale pour votre activité.

L’outil idéal pour piloter efficacement votre activité commerciale

Un logiciel de caisse est aussi un logiciel de gestion. Il doit vous donner accès à des tableaux de bord pour contrôler l’état de vos ventes, analyser votre chiffre d’affaires, le panier moyen, le nombre de nouveaux clients et votre marge mois après mois. Des statistiques détaillées par article, gamme, point de vente, caissier ou par client vous permettront de prendre la bonne direction pour développer votre commerce.

D’autres fonctionnalités pourront vous aider à gagner du temps au quotidien :

  • La synchronisation automatique de vos clients, de vos commandes et de vos stocks
  • La gestion de votre fonds de caisse
  • La génération des écritures comptables pour votre cabinet d’expertise-comptable
  • La possibilité de faire des remises en banque

Vous avez désormais les clés pour choisir votre solution de caisse en toute sérénité ! Grâce à une solution adaptée aux spécificités de votre commerce, vous pourrez piloter l’ensemble de votre activité et vous concentrer sur votre cœur de métier. Un logiciel de caisse certifié NF525, c’est aussi un gage de sécurité et de conformité. Une entreprise comme Cegid pourra vous accompagner dans la personnalisation de votre logiciel pour votre commerce ainsi que sur les aspects légaux et réglementaires.

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