L’usage est le même que celui d’une carte bancaire classique. La banque fournit des relevés de dépenses détaillés par poste de dépense, par destination, par fournisseur, etc. permettant au voyageur de préremplir facilement son état de frais.
L’utilisation d’une carte Affaires permet ainsi aux entreprises de réaliser des économies sur les frais professionnels directs (billetterie, hôtels…) mais aussi sur les coûts indirects (gestion administrative).
Et dans le secteur public ?
Ce système n’est cependant pas répandu au sein des établissements publics. En effet, la majorité des agents sont généralement sédentaires et ne génèrent pas de frais professionnels de façon régulière. De plus, le remboursement au forfait appliqué par la majorité des administrations ne permet pas de profiter du pré-remplissage des états de frais. Enfin et contrairement aux cartes d’achats, l’usage des cartes Affaires ne peut pas être restreint à certains fournisseurs.
La carte Affaires permet néanmoins de simplifier les procédures liées à la gestion des avances pour le comptable public et l’ordonnateur. Elle peut dispenser de la création de régies et évite l’utilisation de comptes de tiers dans la comptabilité pour le suivi des avances. Elle élimine les trop-perçus et décharge ainsi l’ordonnateur de l’établissement d’ordres de reversement à l’encontre de ses agents.
D’un point de vue réglementation de la dépense publique, la carte est adossée au compte personnel du porteur et permet une absence de solidarité entre l’établissement et le porteur en cas d’impayés. Il est ainsi possible de doter l’ensemble des agents effectuant des déplacements fréquents d’une carte de paiement professionnelle sans restreindre celle-ci uniquement aux ordonnateurs.
À ne pas oublier…
La mise en place des cartes Affaires doit cependant systématiquement être accompagnée d’une démarche de conduite du changement pour en expliquer le fonctionnement aux agents, mais également d’une optimisation des procédures, afin notamment de réduire les délais de remboursement et respecter le différé de paiement convenu avec l’opérateur bancaire.
Laurent Lassure – Responsable produit Cegid Notilus
