Paie & Ressources Humaines

Les bonnes pratiques pour pérenniser le télétravail

2 Juil 2020

La crise provoquée par la Covid-19 a bouleversé l’organisation des entreprises. Le télétravail s’est imposé comme un recours pour une continuité d’activité en confinement. Sa pérennisation appelle à une réflexion sur sa mise en œuvre et ses impacts sur la vie de l’entreprise et des collaborateurs.

Imposé et improvisé avec la mise en place du confinement le 16 mars, le télétravail s’est installé dans le quotidien de 5 millions de collaborateurs. Et selon la DARES, à fin mai, un quart des salariés travaillaient encore de chez eux quand l’activité partielle ou le chômage complet reculaient.  A présent, ils le perçoivent comme un acquis indéboulonnable. Et ce phénomène ne touche pas que la France. Leur quotidien est devenu moins stressant en n’utilisant pas les transports en commun bondés et en étant éloigné des zones denses dédiées aux bureaux à Paris et dans les grandes métropoles françaises. Surtout, il a montré son rôle barrière dans la propagation de la pandémie. Un retour en arrière s’annonce difficile d’autant que des recruteurs remarquent déjà qu’il constitue un nouveau critère pour rejoindre ou non une entreprise chez des candidats. Reste à vérifier d’ici septembre prochain, si la contrition des emplois sur les prochains mois ne va pas relativiser cette attente. Quoi qu’il en soit, le télétravail doit être intégré dans le mode d’organisation des entreprises, là où avant il était une facilité, une option marginale.

Retour aux règles normales et à la négociation

Avant le confinement pour limiter la propagation du coronavirus, le télétravail se développait dans un cadre juridique fixé avec les ordonnances 2017. Mais selon la ministre du Travail, « le droit au télétravail n’intéressait pas grand monde à l’époque. Aujourd’hui, l’idée qu’on peut travailler autrement est devenue communément admise ». Selon l’ANDRH, seuls 8 % des entreprises utilisaient le télétravail et 25 % de leurs salariés étaient concernés. Au plus fort de la crise COVID-19, une entreprise sur deux était en télétravail. Cela a été possible grâce à un assouplissement extrême où l’entreprise a pu imposer le principe et où le salarié a dû aménager un espace chez lui, en utilisant éventuellement son matériel. Aucune négociation n’a eu lieu conformément à l’article L 1222-11 du Code du travail qui prévoit le cas de figure. Et cela sera encore le cas pour quelques semaines.

Toujours la récente étude de l’ANDRH, 85% des DRH interrogés souhaitent une pérennisation du télétravail. Cette dernière va nécessairement s’opérer en application des règles normales. Ce que rappelle le ministère du Travail à l’occasion de chaque prise de parole sur le sujet. Cette fois, il faudra négocier avec les représentants du personnel, car l’entreprise doit encadrer la pratique avec un accord d’entreprise ou une charte :

  • définition des objectifs sociaux et organisationnels du télétravail dans l’entreprise, tant individuels que collectifs
  • définition des activités éligibles et les impacts sur les emplois concernés
  • édition d’un guide d’usages pour les salariés bénéficiaires du télétravail
  • construction des indicateurs de suivis et d’impacts sur l’activité de l’entreprise et la santé des collaborateurs.

En l’absence d’accord collectif ou charte, l’entreprise peut mettre en place le télétravail par simple accord avec chaque salarié. Et si l’initiative ne vient pas de l’employeur, le travail à distance peut être demandé par tous les salariés et par tout moyen : e-mail, demande orale, lettre… Si l’entreprise est d’accord, la mise en application peut être immédiate car la loi ne fixe pas de délai de prévenance. Toutefois, et contrairement à ce qui s’est passé lors du confinement, mieux vaut fixer une date qui permet de bien organiser le travail. Bien sûr, la demande d’un collaborateur peut être refusé. Une condition : motiver la réponse en expliquant par exemple que les missions confiées nécessitent une présence sur site.

L’organisation du télétravail

Les ordonnances de 2017 ne laissent pas d’ambiguïté sur l’organisation du  télétravail. Le collaborateur peut être à son domicile ou dans un lieu tiers comme un espace de coworking. Toutefois, en cas d’accord ou de charte, la négociation avec les représentants du personnel peut aboutir à contraindre la localisation du collaborateur.

L’expérience du confinement livre de précieux enseignements sur les points à conserver et à améliorer. Car de nombreuses difficultés acceptées sur un temps limité auront du mal à être admises sur le long terme. Et les entreprises en ont bien conscience comme le rapporte Europe1 : « Le plus dur, maintenant, admet un chef d’entreprise, c’est de légiférer alors que pendant le confinement, on s’est contenté de bricoler ».

Les pièges à éviter

L’enquête menée par l’entreprise américaine Fluxon auprès d’un millier d’employés illustre bien les sujets à traiter pour réussir le maintien du télétravail. Les six plus importants problèmes rencontrés sont :

  • la technique (50,6 %)
  • la communication (39,6 %)
  • les réunions en visio (34,4 %)
  • le manque d’interaction sociale (32,5 %)
  • l’ennui (31 %)
  • les difficultés à collaborer entre collègues (29,9 %).

Ces chiffres montrent que la pratique du télétravail doit être abordée de manière individualisée car chaque collaborateur n’éprouve pas les mêmes ressentis. Et pour autant, il faut arriver à un fonctionnement global harmonieux et efficace pour l’entreprise. Tout est dans l’équilibre entre l’hyper agilité d’une partie des salariés et le sentiment d’intrusion qui peut être ressenti par d’autres. D’autant, qu’il importe au manager, sous le contrôle des DRH et en accord avec les délégués du personnel, de s’assurer du temps de travail réel et de la charge. De même, en extension au droit à la déconnexion, les plages horaires où le collaborateur peut être appelé, doivent être clairement fixées.

Tous les collaborateurs n’ont pas la même maturité. Ainsi, les moins de 30 ans semblent particulièrement enclins au décrochage, à la démotivation, voire à la démission dans les cas extrêmes : baisse de concentration, conditions matérielles plus précaires, isolement social plus fort, confiance en soi et autonomie à consolider, décalage dans la compréhension des enjeux et des attentes de l’entreprise, gestion du temps… Là encore, les managers avec l’aide des DRH sont amenés à initier de nouvelles démarches. Parmi elles, donner plus de place aux explications et au cadrage tant sur les travaux attendus que sur les perspectives de l’entreprise. Dans le premier cas, cela évite des doublons dans les actions menées, donne une dynamique et l’encouragement trouve là tout son sens. Dans le second cas, les multitudes d’informations et les incertitudes économiques peuvent inhiber.

Tout mis bout à bout, le maintien du télétravail va nécessiter à la fonction RH de se réinventer dans sa façon de gérer les collaborateurs, de maintenir leur attachement à l’entreprise et à ses valeurs, d’entretenir la cohésion des équipes, etc. A cela s’ajoute la prise en compte de nouveaux enjeux autour de la santé des collaborateurs. Il y a d’un côté la santé psychique avec, par exemple, une difficulté plus forte pour se déconnecter du travail. Selon l’étude Malakoff-Humanis, 45 % des télétravailleurs interrogés sont dans cette situation. Et d’un autre côté, il va falloir traiter la santé physique : moins d’activités physiques (49 %), un sommeil dégradé (29 %) et des postures devant le poste de travail (43 %) qui développent divers maux, dont le mal de dos. Ces risques expliquent sans doute que le télétravail ne sera pas à plein temps, mais limité à une ou deux journées par semaine.

Rapport Gartner sur la gestion RH des risques