La législation démocratise la digitalisation des entreprises

Dès les années 70, la plupart des grandes entreprises avaient mis en place des outils de dématérialisation pour optimiser leurs processus métiers. Il s’agissait notamment de passerelles d’Echanges de Données Informatisé (EDI) visant à remplacer les envois de documents, la plupart du temps des factures, bons de commande… entre deux entreprises, souvent un industriel et ses fournisseurs. L’EDI remplaçait tous les échanges liés à la facturation entre ces deux organisations. Mais sur le terrain, elle se limitait dans la plupart des cas, aux grands comptes et à leurs plus grands fournisseurs.

Une absence de généralisation liée à deux facteurs. Jusqu’à la banalisation récente du cloud, le coût des technologies EDI freinait leur accès par des entreprises relativement importantes. Mais surtout, avant 2000, l’absence de reconnaissance du support numérique comme pièce à valeur probante imposait aux entreprises de continuer à produire, et à archiver le cas échéant, les documents sous forme papier, comme par exemple une facture, pendant une durée de 10 années (code du commerce).

Très générale, la première législation (13 mars 2000) sur le sujet précisait : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Pas déclinée pour des documents en particulier ni pour des métiers, ne décrivant pas explicitement les moyens de remplacer la signature manuelle par un équivalent numérique, cette première législation a eu peu d’impact pendant… les 10 ou 12 années suivantes. Pour (re)lancer le mouvement, plusieurs législations, plus « opérationnelles » ont suivi.

Marchés publics, factures, bulletins de paye…

Parmi celles-ci, le législateur a obligé le secteur public à accepter les réponses aux marchés sous format numérique. La première législation remonte à 2004, et a été accompagnée par tout un train de mesures pour obliger les deux parties, public et privé, à passer par le numérique. Elle a également reçu le soutien de l’administration qui a vulgarisé ces nouvelles pratiques.

En 2010, le Ministère de l’Economie publiait sur son site Internet la première version d’un guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics. Plus récemment, la facture fournisseur a fait l’objet de mesures rendant le support numérique obligatoire pour tous les fournisseurs du secteur public, soit environ un million d’entreprises selon l’AIFE*.

L’obligation se décline dans le temps en fonction de la taille de l’entreprise. En 2020, toutes les entreprises auront l’obligation d’envoyer des factures numériques aux entités du secteur public. Les ressources humaines sont également concernées avec le bulletin de paye. La législation a même décliné cette virtualisation sur d’autres domaines comme la fiche de paye. Jusqu’à la république numérique de Macron, qui vise à basculer sur une administration 100% digitale.

* AIFE : Agence informatique financière de l’Etat