Leader IT : 5 priorités du travail en mode hybride

Le mode hybride a plus que jamais le vent en poupe. Offrant le meilleur compromis entre flexibilité et travail d’équipe, ce modèle d’organisation est en train de devenir la nouvelle norme pour des entreprises de toute taille. En tant que leader IT, vous participez de facto à la transition culturelle de votre entreprise. Découvrez les 5 priorités à adresser pour une adoption efficace et durable du mode hybride.

Progressivement mis en place dès le retour des collaborateurs au bureau, le mode hybride s’impose aux dirigeants :

9 dirigeants sur 10 ressentent une pression importante de leurs collaborateurs pour passer à ce modèle.

Cependant, une entreprise autrefois habituée au tout présentiel ne peut pas devenir hybride du jour au lendemain. Loin de se limiter au seul télétravail, le mode hybride requiert de mettre en place un écosystème de pratiques et tactiques spécifiques en communication, sécurité, informatique…

Pour de nombreuses entreprises, l’IT représente l’avant-garde en termes de méthodes de travail innovantes. Vous avez par conséquent un rôle central à jouer dans la transition de votre entreprise vers un mode hybride et pour créer une expérience fluide entre travail à distance et présentiel.

Collaborer de façon « mode hybride »

En passant au mode hybride, les principales craintes des leaders IT sont directement liées aux enjeux de communication et de collaboration. On retrouve ces préoccupations dans leurs choix d’investissements en technologies remote. Ils souhaitent avec elles :

1. Faciliter les échanges entre collaborateurs : pour 59 % d’entre eux.

1. Sécuriser les communications : 51 %

1. Favoriser la collaboration externe : 46 % (source)

Ces investissements vont dans le bon sens mais les outils seuls ne suffisent pas. Aucune technologie ne sera vraiment efficace si vous ne favorisez pas un changement de mindset au sein de votre organisation. Sans ce travail, vos collaborateurs risquent de se sentir bridés selon la configuration dans laquelle ils se trouvent.

Même s’ils se trouvent physiquement au bureau, les collaborateurs doivent travailler en “remote-first” et appliquer de façon permanente des réflexes hérités du télétravail. Par exemple : en organisant des réunions mixtes 100 % remote-inclusive et en documentant chaque décision.

– Raj Choudhury, Associate Professor – Harvard Business School & Leading Researcher – Work from Anywhere movement

Pour favoriser le travail en « remote-first », vous pouvez aussi vous inspirer de ces deux initiatives :

Faîtes un diagnostic entre pratiques onsite et offsite :

Identifiez toutes les activités qui nécessitaient avant la pandémie une discussion en face-à-face ou une présence au bureau. Examinez la façon dont elles ont évolué depuis le recours massif au télétravail et évaluez le succès de ces ajustements. Si les résultats sont positifs, partagez-les et essayez de les appliquer à plus grande échelle. Dans le cas contraire, réfléchissez à des alternatives en concertation avec votre équipe.

Provoquez des rencontres inattendues, en ligne :

Avec le mode hybride, il est fréquent de craindre une distanciation des liens sociaux entre collaborateurs qui sont alors privés de moments informels et spontanés au bureau. Mais ce n’est pas une fatalité ! Vous pouvez remplacer, voire amplifier, ces moments d’échange virtuellement. Organisez et rendez obligatoire des rencontres en ligne entre collaborateurs d’équipes, de lieux géographiques et de niveaux hiérarchiques différents : équipe IT – équipe marketing, fondateurs – nouvelles recrues, commerciaux – développeurs…

En élargissant le champ possible des rencontres, vous provoquez des échanges qui ne se seraient même pas passés dans le cadre du travail présentiel !

Sensibiliser aux enjeux de sécurité du mode hybride

En 2021, 61 % des leaders IT déclarent la sécurité comme prioritaire, en termes d’investissements. 

Le mode hybride implique des enjeux de sécurité importants pour les leaders IT, de l’intégrité des données à la fiabilité des connexions en dehors du réseau de l’entreprise. La sécurité est d’ailleurs l’une des premières raisons invoquées par les dirigeants pour freiner le passage au travail à distance. Des solutions existent heureusement pour accélérer la transition.

Expert IT, vous devez avant tout faire preuve de pédagogie et former vos collaborateurs aux enjeux de sécurité. Vous devez leur faire comprendre qu’en contrepartie d’une plus grande autonomie, une de leur responsabilité est de protéger les aspects sensibles de votre business.

Toutefois, vous devez également agir pour les soutenir en ce sens. Vous pouvez notamment apporter votre expertise sur les plans suivants :

• DNS : Protégez les utilisateurs des destinations Internet malveillantes, qu’ils soient connectés ou non au réseau de votre entreprise.
• Authentification multifactorielle : Mettez en place un modèle de vérification strict sur l’identité des utilisateurs, avant d’accorder l’accès aux applications.
• VPN : Contrôlez et identifiez les appareils accédant à votre infrastructure, qu’ils appartiennent à votre entreprise ou à vos collaborateurs.

Repenser les espaces de travail

Vous pensez que l’organisation des espaces de travail est du seul ressort de l’Office Manager ? Vous avez aussi un rôle à jouer pour les adapter aux enjeux du mode hybride !

Aménagez le bureau selon les besoins du mode hybride

60% des dirigeants prévoient de modifier l’agencement des salles de réunion afin de faciliter les réunions en « mixed mode » (avec des participants qui sont soit au bureau, soit en télétravail).

Avec le mode hybride, les collaborateurs ont tendance à se rendre au bureau avec un but précis. Participez à la transformation des espaces selon leurs besoins fondamentaux :

• Se concentrer, travail en profondeur et sans distraction : bureau, espaces isolés…
• Collaborer, travail d’équipe : salles de réunions, brainstormings, zones de créativité…
• Socialiser, réunions occasionnelles ou rapides, pauses déjeuner et événements d’entreprise informels : kitchenette, salle de jeux…

• Communiquer, vidéoconférences et appels téléphoniques : phone booths, petites salles de réunion…

Veillez à ce que le matériel nécessaire soit disponible et établissez des règles pour la réservation de ces espaces. Attention : toutes les équipes de votre organisation n’auront pas forcément les mêmes besoins en termes d’espaces !

Investissez dans le matériel remote

62 % des dirigeants considèrent que leurs collaborateurs disposent d’un espace personnel adapté au télétravail et 55 % estiment leur avoir fourni assez de ressources techniques pour les aider à être productifs dans cette configuration. Le ressenti des collaborateurs est cependant différent :

[highlight]

42 % des collaborateurs déclarent manquer de fournitures de travail essentielles pour le travail à distance. 46 % affirment ne pas avoir été suffisamment aidés par leur organisation dans les dépenses liées au télétravail.

La réflexion sur l’adaptation des espaces de travail ne doit pas s’arrêter aux portes du bureau. Bien sûr, le recours brutal au télétravail lors du premier confinement peut expliquer des manquements en termes d’organisation. Mais les budgets et efforts doivent aujourd’hui urgemment se réorienter vers l’amélioration de l’expérience numérique des collaborateurs.

Durant les prochains mois, les organisations déclarent massivement investir dans les domaines suivants :

1. Outils et logiciels d[highlight] e sécurité : 74 %
2. Matériel et équipement : 63 %
3. Matériel Internet/Wi-fi : 61 %

Assister et dépanner les collaborateurs de n’importe où

Comment aider à distance un collaborateur qui rencontre un problème technique ? Si vous ne vous trouvez pas vous-même face au problème, l’assistance peut être difficile.

Pour aider efficacement les collaborateurs, vous devez revoir votre approche : ne cherchez pas à obtenir de leur part une description complète du problème, optez plutôt pour de meilleurs outils intégrés.

Des fonctionnalités comme les sessions à distance et le monitoring en temps réel sont essentielles pour le mode hybride de demain. Votre équipe IT doit être en mesure de prendre la main sur le parc informatique de votre organisation pour débloquer rapidement les problèmes et ne pas freiner les équipes.

Intégrer les processus RH dans le quotidien des collaborateurs

Les RH deviennent l’affaire de tous avec le mode hybride. En effet, étant plus autonomes, les collaborateurs doivent intégrer dans leur quotidien des processus RH clés, afin d’assurer une coopération continue et un suivi des performances performant.

L’IT a un rôle majeur à jouer ici : en mettant à disposition des outils technologiques adaptés, vous rendez vos collaborateurs plus productifs et connectés. Vous automatisez les processus, supprimez les tâches manuelles chronophages et permettez à chacun de se concentrer sur son cœur de métier.

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