Le lettrage comptable dans un logiciel : intérêt et astuces

Tous les logiciels de comptabilité ont cette fonction de lettrage comptable qu’il est important de savoir utiliser parce qu’elle permet de repérer erreurs et anomalies.Lettrer les comptes, c’est rapprocher les écritures de comptabilisation des factures, des écritures de règlement ou paiement correspondants. Cela permet de vérifier qu’une facture a été payée et de faire ressortir uniquement les factures non réglées.

L’utilisation de la fonction de lettrage du logiciel comptable

Dans un logiciel comptable, il existe généralement deux fonctions de lettrage des comptes : le lettrage manuel et le lettrage automatique. Utiliser l’une ou l’autre fonction est une simple question de paramétrage du logiciel et donc de choix de l’utilisateur.

Les comptes lettrables sont les comptes dits de tiers, les comptes dont le numéro commence par un 4 autrement dit, au minimum tous les comptes clients et fournisseurs.

Lorsque le logiciel est paramétré en lettrage comptable manuel, il suffit d’ouvrir les comptes fournisseurs ou clients, de sélectionner les factures qui apparaissent et leur règlement et de demander au logiciel de lettrer les écritures sélectionnées, souvent par la fonction CTRL + CLIC, pour sélectionner plusieurs lignes d’écritures.

Lorsque le logiciel est paramétré pour un lettrage comptable automatique, à chaque fois que le solde du compte est à zéro à une date donnée, les écritures qui composent ce solde à zéro – factures et règlements – seront lettrées sans aucune intervention particulière.

L’intérêt du lettrage comptable dans un logiciel : repérer les erreurs et anomalies

L’utilisation de la fonction de lettrage comptable du logiciel prend tout son sens lorsque l’on débute en comptabilité ou que l’on découvre les nombreuses possibilités de son logiciel.

Pourquoi ? Parce que le lettrage permet de repérer les erreurs et anomalies les plus courantes.

Que la comptabilité soit manuelle ou automatisée au maximum à l’aide d’un scanner, les erreurs sont fréquentes. Elles peuvent prendre la forme :

• d’une comptabilisation de factures et de duplicatas
• de l’affectation par erreur d’un règlement au mauvais client
• du paiement d’un fournisseur en double
• etc.

Toutes ces erreurs et anomalies sont faciles à repérer lorsque l’on utilise le lettrage.

Bien paramétrer son logiciel pour le lettrage comptable : quelques astuces

Astuce n°1 : vérifier que tous les comptes à lettrer sont bien lettrables

Rien n’est plus pénible que d’entrer et sortir du paramétrage des comptes du plan comptable de l’entreprise pour rendre les comptes lettrables l’un après l’autre.

Se faire une liste de tous les comptes que l’on veut lettrer dès le départ et les paramétrer correctement tous ensemble permet de gagner du temps.

Astuce n°2 : paramétrer le logiciel pour qu’il passe automatiquement des écritures d’écart de règlement

La banque a mal lu le montant inscrit sur un chèque, une erreur de saisie ou une inversion de chiffre a eu lieu et voilà qu’une différence entre le montant total des factures à lettrer et leur règlement apparait. Le lettrage devient alors impossible.

Pour ne pas être obligé de corriger systématiquement toutes ses écritures, surtout lorsque la différence n’est que de quelques centimes, il est possible de paramétrer le logiciel pour qu’il crée automatiquement une écriture d’écart de règlement.

Les comptes à utiliser sont les comptes 758 et 658, selon que l’écart est ou non en faveur de l’entreprise.

Astuce n°3 : utiliser les raccourcis clavier

La plupart des logiciels facilitent le lettrage comptable par des raccourcis clavier ou un clic droit. N’hésitez pas à les utiliser pour gagner du temps !