ERP, Secteur Public

La traçabilité : enjeu d’avenir et terrain privilégié des ERP

3 Juil 2019

Pourquoi la traçabilité est aujourd’hui un enjeu d’avenir ? Deux cas de figure : d’un côté, une entreprise souhaite suivre ses opérations comptables et financières en temps réel et favoriser l’imputabilité afin de fiabiliser ses processus ; de l’autre, dans un monde où la transparence devient un véritable levier de création de valeur, il s’agit de pouvoir encadrer parfaitement toute la chaîne de production. Au regard de ces exigences, l’ERP s’impose comme l’outil idéal pour optimiser la traçabilité de ses actions. Nous passons en revue les enjeux généraux autour de la traçabilité puis abordons les cas spécifiques des secteurs de la santé, de l’agro-alimentaire, de la grande distribution et des établissements de service public.

Mieux comprendre les enjeux autour de la traçabilité

La traçabilité, souvent synonyme de transparence et de qualité, est une composante essentielle des ERP nouvelle génération. Elle réside dans « l’aptitude à retrouver l’historique, la mise en œuvre ou l’emplacement de ce qui est examiné ». Elle permet alors d’identifier avec précision tous les évènements qui interviennent sur les flux de données, depuis l’approvisionnement jusqu’à l’utilisateur final. Ce mécanisme de traçabilité, ou chaîne de contrôle, permet également d’imputer chaque création, modification, ou suppression d’informations à un intervenant.

Suivant cet objectif, l’enjeu des processus de traçabilité va être de mettre en place des flux continus, homogènes, et de les historiser pour pouvoir bénéficier en temps réel d’une information fiable, sécurisée, partagée et facilement manipulable (suivi de production/extractions/tableaux de bord/SAV/décisionnel/BI…).

Le périmètre étendu de la traçabilité

Groupe pharmaceutique, industrie automobile, entreprises de l’agroalimentaire ou autres secteurs d’activité…, les bénéfices liés à la mise en place d’outils de traçabilité sont multiples et participent pleinement à la performance de la chaîne logistique des entreprises.

On identifie trois niveaux de traçabilité totalement imbriqués :

La traçabilité interne relative à l’ensemble des services et fonctions de l’entreprise

Le déploiement de procédés appropriés et agiles favorise l’amélioration de la qualité, de la performance et de la productivité de l’entreprise. Cette traçabilité transversale permet de rationaliser les flux et les processus, de la gestion des stocks de matières premières et de produits finis, l’ordonnancement, la production à l’activité vente/distribution (préparation de commande, conditionnement…). Cette traçabilité interne est en réalité multi-niveaux et donne une visibilité accrue du fonctionnement et de la cohérence des différentes unités :

  • Traçabilité de toutes les données financières
  • Traçabilité des utilisateurs et des postes de connexion
  • Traçabilité des produits et services, de l’entrée dans l’ERP jusqu’à leur sortie (matières premières, produits finis, commandes, factures…)

La traçabilité amont, obligatoire pour certains secteurs d’activité comme l’agroalimentaire ou l’industrie pharmaceutique

Ce périmètre de traçabilité concerne les phases d’approvisionnement auprès des fournisseurs avec l’identification de l’origine et des caractéristiques des matières premières ou composants.

La traçabilité aval, qui se concentre sur l’autre extrémité de la chaîne

Ce périmètre concerne l’étape distribution avec l’identification précise de tous les éléments relatifs aux produits/services, conditionnement, destinataires (grossistes/détaillants…), localisation et transporteur, SAV.

Malgré les contraintes fortes qui entourent la mise en œuvre de procédures de traçabilité au sein d’un système d’information, on constate qu’elles participent de façon décisive à l’amélioration de la gestion et des processus de l’entreprise, ainsi qu’à la qualité et à la sécurité des produits et services pour les consommateurs.

ERP nouvelle génération : architecture centralisée et traçabilité exhaustive

Grâce aux innovations technologiques dans les domaines du stockage physique des données, du big data et de la normalisation des protocoles de communication Internet, les ERP nouvelle génération proposent d’intégrer dans une architecture technique homogène et sécurisée les différents domaines ou métiers de l’entreprise.

Les principales applications sont :

  • La gestion comptable et des immobilisations
  • La gestion financière
  • La gestion des approvisionnements, des achats et des stocks
  • La gestion de la production
  • La gestion des ventes
  • La gestion de l’écosystème de l’entreprise XRM (clients, fournisseurs, partenaires…)
  • La gestion des ressources humaines

Ces applicatifs métiers sont nativement connectés à une base de données unique qui va fusionner l’intégralité des flux numériques de l’entreprise et permettre une traçabilité complète des données dans le système d’information de gestion.

 

La traçabilité transverse avec les flux financiers

Les flux financiers constituent un exemple significatif des bénéfices liés à l’implémentation des fonctionnalités de traçabilité transversale dans les ERP connectés. Grâce à leur continuité à travers les différents processus et services de l’entreprise (flux achats/flux financiers/stocks…), ils constituent des pistes d’audit fiables pour les contrôles internes.

Ces mécanismes sont directement inspirés de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF/2001) et de la loi de sécurité financière (LSF/2003) qui ont pour objet, entre autres, de fiabiliser la chaîne de valeur de l’information financière dans les secteurs publics et privés.

Dans ce contexte d’innovations financières et de renforcement de la sécurité financière, il est indispensable que votre ERP possède les certifications de conformité aux normes NF Comptabilité Informatisée (article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales concernant la description du FEC) et NF Comptabilités Internationales (normes IFRS/IAS) pour assurer des traitements conformes, produire les documents appropriés et sécuriser le management.

La traçabilité pour des ERP s’adressant à des secteurs spécifiques

À l’origine spécialisé dans l’industrie (calcul des besoins en matières premières, planification et ordonnancement), l’ERP va être, à partir des années 1990, plus largement déployé auprès d’entreprises intervenant dans des secteurs différents. Réputé pour sa fiabilité et sa richesse fonctionnelle, il s’est depuis imposé, notamment grâce à sa capacité à s’adapter à des processus spécifiques et complexes. Il garantit également une traçabilité exhaustive de tous les flux de l’organisation, veillant au respect des normes et à la sécurité des consommateurs.

Dans la santé

A l’instar de toutes les industries dont la production concerne la santé et la sécurité des citoyens, l’industrie pharmaceutique est soumise à un grand nombre de règles et de normes (internationales, européennes et nationales). Dans ce cadre, la traçabilité des spécialités pharmaceutiques (médicaments) à travers une codification de type CIP est une obligation dès lors qu’elles bénéficient d’une AMM (autorisation de mise sur le marché). Récemment une directive européenne dite du « médicament falsifié » a mis la traçabilité au cœur de la sécurité des citoyens, avec l’obligation pour l’industrie pharmaceutique et les façonneurs d’ajouter un numéro de série unique à chaque médicament prescrit. Cette sérialisation permettra d’authentifier les médicaments et de valider leur intégrité. Les conditionnements de tous les médicaments seront également équipés d’un système anti-effraction.

Dans l’agro-alimentaire

Dans le domaine de l’agroalimentaire, la traçabilité de la chaîne alimentaire est également primordiale. La conception du système d’information doit respecter un certain nombre de règles pour pouvoir suivre les flux de matières premières, identifier les différentes phases de production, assurer la coordination des équipes impliquées (internes et externes), avoir une parfaite connaissance de l’écosystème de l’entreprise. Dans la filière agroalimentaire, la traçabilité permettra d’historiser toutes les données relatives à la chaîne d’approvisionnement, de production, de stockage et de distribution pour pouvoir, en cas d’alerte sanitaire, agir rapidement, identifier l’origine, le cheminement et les lots incriminés.

Dans les secteurs du commerce et de la grande distribution

Les acteurs ont totalement intégré ces usages à travers la mise en place d’ERP aux fonctionnalités poussées et évolutives. Ces systèmes de gestion intégrés et modulables prennent en compte les flux des différents canaux de vente (boutiques physiques/sites e-commerce de la marque ou de l’enseigne/plateformes de commerce en ligne…) et d’approvisionnement.

Dans ce contexte, la traçabilité est une fonction critique sur toute la chaîne logistique. En amont, avec l’identification de l’origine du produit (normes de sécurité, caractéristiques, composants…) ; en interne, avec la réception des produits, le stockage, la gestion des grilles de tarification, le conditionnement ; en aval avec, en fonction des canaux utilisés, la traçabilité des expéditions, l’identification des acteurs et la gestion SAV.

Dans le secteur de la location (agences immobilières ou bailleurs sociaux)

Ici encore, la traçabilité est tout aussi indispensable. Totalement gérée par les ERP connectés nouvelle génération, la chaîne de contrôle établie entre un locataire et les biens va permettre d’historiser les évènements intervenant sur votre parc (appartement/maison/caractéristiques…) et les affectations, d’y associer des mouvements financiers (loyer/caution…) et de suivre l’état du bien pour son entretien physique et la gestion comptable et des immobilisations.

Dans les établissements de service public

Dans les établissements de service public, la traçabilité est très fortement liée à la transparence. Soumis à des contrôles très stricts des engagements/recettes et des services assurés, ces établissements vont pouvoir gérer efficacement les spécificités de leurs activités à travers des solutions intégrées (ERP) connectées nativement à toutes les applications métiers dont elles ont besoin : gestion financière et des immobilisations, gestion des achats, des stocks et de la production, gestion de la location et financement. Dans le domaine hospitalier, la traçabilité concerne les produits et matériels, mais aussi les activités, notamment les processus de prise en charge des patients. Il s’agit d’un environnement complexe dans lequel le mécanisme de traçabilité répond à des obligations légales, à des impératifs de santé publique et à une recherche constante d’optimisation et de rationalisation des processus et des investissements.

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