La prévision de trésorerie, c’est d’abord une méthodologie

4 horizons de prévisions, pour des besoins de pilotage complémentaires :

♦ Le très court terme : sur 2 à 3 jours, mise à jour quotidiennement. La planification des flux de paiements et d’encaissements va permettre au Trésorier d’alimenter sa gestion opérationnelle de Trésorerie.

♦ Le court terme : à horizon 13 semaines, mise à jour hebdomadaire ou mensuelle. Elle sert à anticiper les risques de liquidités et arbitrer les financements. Elle offre la possibilité d’avoir des actions rapides “ Quick win” sur les filiales.

♦ Le moyen terme : horizon budgétaire/ 12 mois glissants, avec mise à jour au mois ou trimestre.

♦ Le long terme : 3 à 5 ans, avec une mise à jour de minimum 1/an pour la planification financière.

Ces 2 dernières prévisions permettent de monitorer la performance financière, de poser les décisions stratégiques.

Aujourd’hui, avec Cegid Treasury, nous établissons une prévision annuelle et une mise à jour tous les mois. Cela nous aide à mieux nous projeter.” Yann Fejan, Contrôleur Financier Groupe Phinex – Cenexi – Client de Financial Planning de Cegid Treasury

Des horizons différents selon les métiers et fonctions

Par ailleurs, du trésorier au cash controller, les horizons des prévisions diffèrent. En effet, le trésorier va se concentrer sur sa trésorerie opérationnelle, et l’optimisation de ses liquidités et des risques de change. Nous sommes donc plutôt sur un horizon court terme à moyen terme.

Les équipes finances, quant à elles, vont axer leur travail sur la performance financière et communiquer leurs projections en interne au Comex, mais aussi à l’externe aux actionnaires, banquiers, et aux sociétés de rating.

Le contexte cash et économique

Les besoins ne sont pas les mêmes, selon que l’entreprise est en tension de trésorerie, en croissance, ou cash rich. Par ailleurs, le manque de visibilité économique oblige à une projection au-delà de la fin d’année pour anticiper le plus finement possible les différents scénarios. Et là, tout le monde est logé à la même enseigne…

La culture cash se généralise dans les entreprises, véritable changement culturel qui oblige à faire évoluer les modes de fonctionnements à tous les niveaux.

Alors… Comment dynamiser ses prévisions ?

• Mettre à jour régulièrement

La dynamique sera au rendez-vous si et seulement si le cycle de prévisions devient récurrent. Dans un premier temps, il est normal que le process ne soit pas parfait pour le premier jet. L’ analyse des écarts entre le réel et le prévisionnel va permettre de s’ajuster, et de progresser… C’est cette récurrence dans le cycle des prévisions, qui fait entrer alors vraiment dans un système vertueux.

• Maintenir le modèle

Or, si au départ on peut tout à fait débuter sur Excel, la récurrence des mises à jour va être difficile à maintenir : des fichiers trop lourds, peu collaboratifs qui vont vite devenir obsolètes ! Une solution comme le module Financial Planning de Cegid Treasury permet de mettre en place une méthodologie structurante, sur laquelle on réfléchit en amont avec le client.

• Fiabiliser l’information
  

Il est essentiel de s’appuyer sur une bonne information source. La fiabilité des prévisions dépend directement de sa qualité, et de la fréquence de mise à jour de cette information.

• Mettre en place une organisation

Cet aspect organisationnel est cependant parfois délaissé. La formalisation et la responsabilisation de tous les acteurs sont des gages de réussite de ce projet. Une organisation rigoureuse et réfléchie sera le moyen d’harmoniser les équipes finance, gestion, trésorerie, consolidation et comptabilité.

En ce sens, le DAF doit vraiment être un sponsor auprès des équipes. Il doit trouver le bon équilibre entre le besoin de prévisions et les ressources internes de l’entreprise pour les mener à bien.

Quelles analyses mettre en place pour les rendre fiables ?

Ne perdons pas de vue que l’objectif final des prévisions est vraiment d’améliorer la performance cash de l’entreprise et non d’être réduit à un outil de reporting.

Fiabiliser c’est analyser, comprendre et corriger

Une solution métier fait gagner évidemment en productivité, mais facilite également énormément l’analyse avec des tableaux dynamiques.

• Bridge réel vs prévisionnel

L’analyse d’écart doit être un réflexe hebdomadaire ou mensuel pour rafraîchir les données.

• Headroom : Evolution de la dette financière nette/ lignes de financements disponibles

Si on sait anticiper qu’il n’y a pas assez de lignes disponibles pour couvrir le besoin de financement, l’équipe financière va pouvoir prendre des actions, soit sur son pilotage interne pour améliorer son BFR et ainsi réduire sa dette, ou bien aller à la recherche de nouveaux financements ou négocier des décalages d’échéances .

Cette analyse est un excellent moyen d’alerte pour la direction financière.

Comment améliorer son cycle de prévisions ?

Il faut rester humble au départ ! Certes, plus les données de gestion et les données comptables sont fiables, mieux c’est. Mais il ne faut pas forcément attendre les chiffres de la clôture mensuelle à J+ 3 et de faire le rolling forecast budgétaire mensuel pour commencer à établir ses prévisions !

C’est le mécanisme de réflexion et de progression de la méthodologie qui est intéressant. Souvent la mise en place d’une prévision de trésorerie est un prisme qui permet d’identifier des améliorations sur des process comptables ou budgétaires.

Pour conclure : l’amélioration continue de la méthodologie doit être l’objectif à atteindre pour que les prévisions soient fiables et pérennes. Leur fréquence de mise à jour est la clé essentielle pour les rendre dynamiques.

Un projet réussi, c’est aussi un projet qui a été réfléchi en amont de la mise en place des prévisions, avec une organisation structurée de l’équipe finance. Chacun devient alors acteur et responsable de la réussite de l’amélioration du cash.