La dématérialisation dans Cegid XRP Ultimate : savourez pleinement votre ERP au sein de la DAF !

La dématérialisation intégrée à Cegid XRP Ultimate n’est pas seulement la transformation du document papier en version digitale ! Cela va bien au-delà d’un simple changement de format de l’information partagée. La dématérialisation des flux au sens large irradie dans tous les processus clés de l’organisation en impactant plusieurs fonctionnalités : le système de relances et notifications, la présaisie, l’archivage et la validation des différentes transactions par des workflows. Revenons sur quatre exemples éloquents présentés au dernier Cegid Connections Finance pour illustrer le potentiel de simplification et de performance offert par la dématérialisation de Cegid XRP Ultimate au sein d’une Direction Administrative et Financière. Voici la synthèse de l’atelier qui lui a été consacré.

1. Dématérialisation des notes de frais : la transparence au service de l’efficacité !

La saisie, l’envoi dans le workflow et l’approbation des notes de frais se caractérisent par une grande fluidité de l’information et une traçabilité des actions de chaque intervenant.

  • Avant le déplacement, les collaborateurs préparent leurs missions et demandent les autorisations préalables via un circuit digitalisé.
  • En situation de nomadisme, les collaborateurs enregistrent au fil de l’eau leurs dépenses sur la base d’une lecture automatique des documents (LAD) ou tickets, réalisée avec l’application mobile.
  • De retour au bureau, il leur suffit d’effectuer la demande de remboursement et de la suivre. A la clé : un confort d’utilisation et un gain de temps incomparables !
  • A posteriori, revenir sur l’historique des pièces justificatives est un jeu d’enfant grâce à un système d’archivage électronique à valeur probante.

Quant aux viseurs impliqués, ils peuvent consulter, vérifier et valider les demandes complètes reçues de leurs équipes.

✔ Les principaux gains constatés de la dématérialisation des notes de frais sont : une agilité accrue et une confiance renforcée !

 

2. Dématérialisation de la chaîne complète des dépenses : l’ère du P2P

La validation des factures dans Cegid XRP Ultimate a la particularité d’être multiobjets, multiniveaux, multiactions, multidevices et multicritères. Pour faire simple, il est possible de paramétrer et de combiner multiples dimensions pour s’adapter au contexte, à la complexité ou aux spécificités de l’organisation concernée. Ce processus de dématérialisation appliqué au Procure-to-Pay répond tout d’abord à l’obligation pour toutes les entreprises de recevoir les factures au format électronique à compter du 01/07/2024 et de les émettre de cette manière et à compter de cette même date pour les grandes entreprises.

✔ Les principaux gains constatés de la dématérialisation de la chaîne des dépenses sont : un temps de traitement des factures considérablement réduit et une conformité réglementaire !

 

3. Dématérialisation : pour des rapprochements bancaires de plus en plus automatisés

Le module rapprochement bancaire est utilisé par 2015 par le CSP du client Keolis, qui gère en moyenne 68 000 lignes de relevés bancaires par mois et réalise, grâce à Cegid XRP Ultimate, désormais 80 % de ses rapprochements bancaires en automatique, voire 99 % sur certains comptes !

Grâce à l’intelligence logicielle, l’identification des relevés bancaires des clients permet de générer des écritures d’encaissements. La prochaine étape de Keolis sera d’ajouter à l’existant cette précieuse fonctionnalité pour accroître significativement la comptabilisation automatique des encaissements !

✔ Les principaux gains constatés de la dématérialisation en matière de rapprochements bancaires sont : une simplification du S.I et une meilleure productivité !!

 

4. Vive l’encaissement performant grâce à la dématérialisation !

Toutes les phases du recouvrement, de la procédure amiable jusqu’à la gestion du contentieux, sont couvertes par la dématérialisation embarquée dans Cegid XRP Ultimate. Le montant de crédit accordé est affiché en temps réel et les agios sont calculés automatiquement pour une évaluation précise de chaque client. Les agents en charge du recouvrement des créances clients utilisent Cegid XRP Ultimate comme outil automatique de leurs envois ciblés ; de la même manière, le processus Ventes est davantage sécurisé pour les nouvelles commandes car les clients sont cartographiés et qualifiés en fonction de leur typologie (mise en douteux, limite de crédit…).

✔ Les principaux gains constatés de la dématérialisation pour le recouvrement sont : des relances automatisées qui déchargent les équipes et un risque financier sous contrôle.

 

En synthèse, la dématérialisation des flux permet de digitaliser les processus comptables et financiers, de les maîtriser, d’exercer son métier en situation de mobilité et de réaliser des économies substantielles de temps et d’ETP ! Elle est devenue une aide à l’accélération des flux et à la prise de décision, dans des situations où les habilitations sont clairement définies, séquencées et s’opèrent le plus souvent à distance. Imaginez un monde où la dématérialisation faciliterait grandement votre quotidien, tout en le rendant plus collaboratif et plus riche, pour les utilisateurs de la DAF aussi bien réguliers qu’occasionnels : cet objectif est accessible grâce à la solution utile et innovante pour les grandes organisations qu’est Cegid XRP Ultimate.

Faites le plein d'innovation avec Cegid XRP Ultimate !