L’intelligence artificielle en cabinet

Les experts-comptables à l’heure de l’automatisation

L’automatisation soulève des questions ? Elle crée surtout beaucoup d’opportunités. Découvrons toutes les bonnes raisons de faire entrer l’IA dans son cabinet.

L’IA signifie généralement Intelligence Artificielle, mais peut aussi vouloir dire Intelligence Augmentée. Les deux notions se rejoignent, mais elles n’interviennent pas au même niveau :

Qu’est-ce que l’intelligence artificielle ?

Il s’agit d’un ensemble d’algorithmes qui permettent de reproduire des comportements humains. Née dans les années 50, l’idée connait un fort développement depuis que les ordinateurs ont atteint la puissance de calcul nécessaire, soit une dizaine d’années. L’IA est aujourd’hui très efficace pour des applications précises, comme par exemple reconnaître une image ou comprendre le sens d’une phrase.

Qu’est-ce que l’Intelligence augmentée ?

Ce concept qui a notre préférence – s’appuie sur ces mêmes techniques, mais se situe au niveau fonctionnel, pour assister ses utilisateurs, leur proposer des solutions. Son rôle est d’assister, d’automatiser, d’alerter, de restituer des résultats, mais la décision reste humaine. Heureusement !

Qu’est-ce que le machine learning ?

Les algorithmes d’IA présentent une particularité qui laisse loin derrière la simple mécanisation : le « machine learning ». Le système est en effet capable d’apprendre au fil de l’eau au fur et à mesure de son utilisation, en fonction des corrections apportées par l’utilisateur. Ce faisant, il est capable de reproduire fidèlement le comportement d’un professionnel, de s’adapter à ses habitudes de travail.

Qu’est-ce que l’IA pour un cabinet d’expertise comptable ?

Pour un cabinet d’expertise-comptable, l’usage de l’IA signifie donc disposer d’un véritable assistant virtuel, autrement dit d’un collaborateur intelligent, curieux, capable d’intégrer rapidement les pratiques propres au cabinet et de chacun de ses clients, de maîtriser les techniques comptables… Le tout sans limites de capacité : ce collaborateur est… infatigable.

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Avec une anticipation de baisse de son chiffre d’affaires de 2 % en 2022 et la crainte de voir 15 % de ses clients en défaillance, la profession des experts-comptables est sous pression. Au sortir – il faut l’espérer – d’une période de pandémie qui les a vus se battre sur tous les fronts aux côtés des entrepreneurs, ils retrouvent une situation tendue, où l’apparition d’une concurrence low-cost 100 % en ligne les menace sur leurs missions de base.

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La solution est connue : vendre plus de conseil, et se rendre indispensable par la pertinence de ses interventions. Mais pour y parvenir et donner satisfaction aux entrepreneurs qui estiment que les informations fournies par leur cabinet sur leur situation financière ne sont ni assez fréquentes, ni suffisamment à jour pour leur permettre de réagir rapidement, il faut dégager du temps. Les associés ne peuvent plus assurer seuls ces missions critiques. Les collaborateurs sont désormais appelés à accompagner les chefs d’entreprise, à les écouter, à comparer, à proposer… et à vendre de nouvelles missions.

Accélérer le traitement des données

L’intelligence artificielle permet d’automatiser la saisie et l’affectation dans les comptes des pièces reçues, et d’obtenir ainsi des gains rapides sur les temps de saisie. Mieux encore, le temps économisé continue à croître au fur et à mesure de l’utilisation du robot, car le système est une machine apprenante – le machine learning, qui retient les corrections et prend en compte les règles du cabinet, et les pratiques propres à chaque client. Cette capacité d’auto-apprentissage marque la différence de l’IA avec un programme informatique classique, qui se contente de rejouer à l’infini, mais sans la faire évoluer, la séquence qu’il automatise.

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L’IA est également capable d’extraire les informations utiles des pièces comptables (montants, dates, objets, TVA…), d’en comprendre le sens et de les affecter dans les comptes.

Comment l’IA optimise les missions déclaratives

La qualité de l’information comptable ainsi récupérée et validée, permet de s’acquitter plus rapidement des obligations déclaratives, car tout est chaîné sans ressaisie. Les liens automatiques mis en place avec les différentes administrations accélèrent la transmission des pièces, en toute sécurité, et avec l’assurance qu’elles sont bien complètes.

Les gains de productivité du cabinet découlent également de la sérénité des collaborateurs dans cette phase.

• Un moteur d’IA comme celui de Cegid Loop, par exemple, reconnait les fournisseurs via la base Diane des SIRET et, s’il y a doublon, se charge tout seul de nettoyer la base ;
• Le machine learning facilite l’analyse des risques ou la détection des fraudes et autres « déviations » insoupçonnables à l’œil nu. Il n’y a plus de confusion possible sur l’identité d’un fournisseur, par exemple ;
• En cas de doute, le robot interroge son utilisateur et apprend… pour ne pas le déranger la prochaine fois ;
• Une telle organisation permet de disposer de données fraîches et actualisées en temps réel. Les anomalies sont alors plus faciles à détecter (factures impayées, erreurs de montants, etc.) ;
• Pour autant, le collaborateur garde toujours la main : c’est bien lui qui paramètre le degré d’automatisation de la phase de validation des saisies.

Pourquoi l’IA fait gagner du temps sur la révision

L’importance de la révision dans l’activité d’un cabinet :

• 19% du chiffre d’affaires
• 103 K€/an de chiffre d’affaires par ETP dédié (contre 88 K€ pour la saisie).
• 3 590 euros de budget moyen par dossier
• 12 heures: temps p/mission de l’expert-comptable
• 18 heures: temps p/mission des collaborateurs

En vérifiant au fil de l’eau les propositions d’affectation du logiciel, l’expert-comptable et ses collaborateurs prennent un temps d’avance. Les écritures de cut-off, par exemple, peuvent maintenant être gérées dès leur saisie. Le calcul des intérêts sur les comptes courants s’effectue automatiquement.

L’IA pour mieux présenter les données et mieux conseiller les chefs d’entreprise

Tout ce temps économisé grâce à l’automatisation permet de se concentrer, non sur les données, mais sur leur analyse, passant ainsi des chiffres aux enseignements des chiffres (les insights). L’expert-comptable dispose maintenant de la hauteur nécessaire, et peut offrir à ses clients des indicateurs opérationnels, y compris à partir d’un Smartphone – avec une version mobile de l’application, le dirigeant dispose à tout moment de tableaux de bord adaptés à sa situation.

En résumé : L’automatisation intelligente fait gagner les cabinets en efficacité, et donc en productivité. Le temps libéré, souvent considérable, peut être consacré au développement d’autres services, et à l’accompagnement quotidien des chefs d’entreprise.

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3 chiffres à retenir

• 24 % des cabinets comptables utilisent déjà l’IA sous une forme ou une autre¹.
• 60% des experts-comptables pensent que l’IA peut remplacer le collaborateur sur les tâches à faible valeur ajoutée².
• 100% estiment que l’IA permet un réel gain de productivité³.

¹Etude KPMG, nov. 2018 – ²Lab50, CRCC Paris – ³Lab50, CRCC Paris

Avec l’automatisation, construire une nouvelle relation client

L’automatisation ouvre la porte à une nouvelle relation entre le cabinet et ses clients, fondée sur l’utilité et sur l’ambition.

Conseiller pour demain

Comme l’a encore rappelé la crise sanitaire, les entreprises inquiètes se tournent naturellement vers leurs EC pour faire face à des situations critiques et inédites. Grâce à l’automatisation, les cabinets ont la possibilité de transformer ce réflexe de « survie » en habitudes plus apaisées… et en vente de conseils. Parmi lesquels :

• Prévoyance
• Complémentaire santé
• Audit social (par exemple dans la perspective du rachat d’un autre cabinet)
• Mise en place d’élections des délégués du personnel…
• Epargne salariale
• Aide à la transformation numérique
• Conseil en matière de RGPD

Prendre de l’avance avec le prédictif

Le prédictif fait changer de dimension l‘expert-comptable. Il permet de construire et comparer des scenarios, que l’on teste ensuite. Par exemple : projeter les conséquences d’un investissement sur la croissance de l’entreprise, ou choisir tel emplacement plutôt que tel autre quand on est commerçant…

Dans un scenario pas si futuriste que cela, imaginons tout ce que la combinaison de l’IA et des intuitions de l’expert-comptable pourrait apporter à sa relation avec ses clients :

• Surveillance du processus d’embauche d’un nouveau salarié chez un client et détection des anomalies dans la rédaction du contrat de travail
• Envoi de notes de synthèse sur des thématiques connexes à la mission principale (retraite des dirigeants par exemple)
• Accompagnement personnalisé et proactif des startups en forte croissance, tant sur le plan stratégique que financier et juridique
• Analyse des risques de turn-over chez un client, par comparaison des charges de travail de ses collaborateurs et de leur absentéisme avec la moyenne du secteur

Aucune limite, si ce n’est l’imagination et la volonté de satisfaire le client !

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Un contexte d’accroissement du turn-over en cabinet

• 74 % des professionnels se déclarent prêts à écouter les propositions d’emploi du marché selon Fed Finance
• Le turn-over s’établit en moyenne à 4 ans
• Les jeunes générations sont parmi les plus difficiles à attirer et à fidéliser.

La quête de sens dans le travail est à prendre en compte. Beaucoup se disent prêt à quitter une entreprise qui ne correspond pas à leurs valeurs ou, plus prosaïquement, qui ne leur donne pas les moyens – donc les outils digitaux – de travailler comme ils le souhaitent en se libérant des tâches fastidieuses.

En télétravail ou au bureau, l’automatisation contribue au bien-être des collaborateurs

Parmi ces conditions de travail recherchées, l’accès au télétravail devient un must. La pandémie a montré que les relations distanciées avec le management, les collègues et les clients étaient bien supportées par la technologie. Les gains de productivité associés à la maitrise de ces outils, notamment l’IA, sont devenus concrets et les collaborateurs entendent profiter d’une partie de ces gains, au travers d’une meilleure qualité de vie au travail.

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Plus généralement, les outils digitaux offrent autonomie, instantanéité, et une communication facilitée entre toutes les parties prenantes.

Ceci ne se fait pas au détriment du contrôle. C’est ainsi que l’intégration de Cegid Loop dans Teams permet de disposer dans le Cloud d’une plate-forme métier complète et moderne, où les conversations internes et externes sont archivées automatiquement et accessibles à tout moment par les participants. Les managers gardent donc bien leurs rôles de contrôle et de vérification, tout en offrant à leurs collaborateurs les conditions de travail qu’ils espèrent.

La formation pour comprendre les bénéfices de l’IA et déminer le terrain

Si les nouvelles générations (de clients comme de collaborateurs) sont particulièrement réceptives aux bénéfices de l’automatisation, d’autres auront besoin d’un accompagnement.

Il est important aussi de rassurer ceux qui s’inquiètent de voir une partie de leurs tâches quotidiennes prises en charge par la machine.

Intégrer la maîtrise de l’automatisation dans l’évolution des carrières

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La bonne nouvelle, c’est que les conséquences de l’automatisation d’une partie des activités de la profession comptable sur l’emploi seront plus qualitatives que quantitatives. La disparition de certaines activités traditionnelles des cabinets sera compensée en quasi intégralité par le développement d’activités de conseil.

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L’automatisation donne de la flexibilité aux équipes

Selon la taille des cabinets, certains d’entre eux vont pouvoir redéployer leurs ressources humaines en les spécialisant selon les missions qui leur sont confiées, mais la plupart d’entre eux vont plutôt opter pour des définitions de profils de poste hybrides. Le collaborateur s’y retrouve impliqué à 1/5 de son temps sur tel type de conseil, 2/5 sur tel type de service, etc. Et cette proportion s’adapte aux circonstances et aux besoins du moment.

Il faut d’ailleurs remarquer que cette répartition, dynamique dans le temps, permet de casser la routine du travail à accomplir, ce qui est le vœu de l’immense majorité des jeunes générations, habituées au multi-tasking proposé par les nombreux outils digitaux dont ils se servent depuis longtemps… et tout le temps.

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Le partage des données et les solutions collaboratives qui accompagnent nativement l’usage des solutions d’IA, favorisent cette hybridation.

A l’échelle du cabinet, la dynamique des équipes s’en ressent, car les recrutements deviennent moins standardisés, de même que les parcours individuels. Une diversité qui est source d’enrichissement pour tous.

Homme/machine : une collaboration hybride à inventer

Dernière dimension de la mutation en cours, le partage du travail entre l’homme et la machine va nécessiter de revisiter l’ensemble des tâches pour trouver l’équilibre le plus pertinent, en termes de productivité mais aussi de satisfaction du collaborateur. Le plein succès de l’apport de ces robots d’intelligence augmentée est à ce prix, mais il en vaut assurément la peine.

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4 défis pour les experts-comptables à relever avec l’automatisation

1. Suivre les comptes en temps réel pour permettre au client de surveiller en continu sa santé financière
2. Donner un accès immédiat à des données prêtes à l’emploi, 24/7
3. Proposer des tableaux de bord automatiques et à jour
4. Détecter et donner à voir les agrégats et des tendances

Le travail collaboratif devient naturel

Grâce au cloud, l’accès partagé aux documents comptables, aux données critiques et aux tableaux de bord est devenu la norme. Le tout dans une sécurité maîtrisée, au sein de groupes de travail fermés, dont les membres disposent de droits d’accès proportionnés.

Pour aller plus loin et plus vite dans le collaboratif, l’intégration avec une solution de gestion des échanges comme Microsoft Teams (dans Microsoft 365) s’avère décisive. Les conversations, les mails, les pièces jointes, sont classés et conservés. Les groupes de travail se constituent en un clin d’œil. Tous les flux externes (banques, administrations, paie, etc.) sont traités en services connectés : leurs données s’intègrent sans rupture de charge.

Autant d’éléments propres à simplifier la vie des experts-comptables et de leurs collaborateurs !

Il visualise maintenant chaque jour les réalités de l’exploitation, et sait à tout moment où son client en est. Le robot met en lumière les points d’attention, et envoie des alertes dès qu’une situation devient anormale, ou même avant, lorsqu’elle risque de le devenir. L’expert-comptable est ainsi en capacité de conseiller son client pour l’éviter.

Mais l’intelligence artificielle, et les capacités d’analyse prédictive issues du big data, lui permettent d’aller plus loin. Il dispose désormais de benchmarks, c’est-à-dire de références auxquelles il pourra confronter la situation de son client. De quoi donner une nouvelle dimension à son rôle de conseil, de sorte à aider le chef d’entreprise à se situer et à mieux décider : est-il plus ou moins performant que ses concurrents ? Achète-t-il mieux ? Vend-il assez cher ? Ses salariés sont-ils suffisamment (ou trop !) payés ? Certains de ses salariés présentent-ils des risques de départ ?

L’IA ouvre ainsi un nouveau champ aux experts-comptables qui sauront l’apprivoiser, en leur permettant aussi… de faire la différence.

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