Interruption & reprise d’activité : les opportunités qu’offre le digital

Environnement de travail : les nouvelles règles

Tout le monde chez soi, mais tout le monde avec une connexion, un ordinateur, un téléphone, des applications métiers disponibles, etc. Pour de nombreux métiers, en majorité cadres, le télétravail permet d’assurer une certaine continuité dans l’activité économique. A nos yeux, le télétravail représente pourtant une facette d’une transformation plus profonde : l’environnement de travail a changé et il faut désormais parler de digital workplace.

• Généraliser le « Digital everywhere »

L’espace de travail est devenu numérique. Les bureaux physiques traditionnels évoluent vers des espaces plus ouverts, connectés, intelligents, agréables, inspirants. Aujourd’hui, le lieu a une raison d’être : je viens au bureau car je vais pouvoir rencontrer et échanger avec mes collègues ou mes clients ; je peux aussi rester à la maison pour finir tel dossier puisque, de toute façon, je suis connecté à mes applications métiers et à des plateformes collaboratives ; je peux enfin me rendre dans des tiers-lieux si cela se justifie pour un projet spécifique intégrant des parties prenantes externes. Les frontières physiques s’effacent devant les frontières digitales.

La notion de temps est également bouleversée. Connecté, le salarié est à la fois plus disponible mais aussi plus autonome : il ne s’agit plus de contraindre une personne à des horaires fixes mais bien de la laisser organiser son temps pour se concentrer sur ses indicateurs stratégiques : sa capacité à assurer le même rendement et à finaliser les projets.

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• Maintenir la qualité de l’expérience utilisateur « en mobilité »

Avec un téléphone et un ordinateur portable, le salarié peut tout faire : avancer ses projets, gérer ses informations RH, échanger avec ses collaborateurs et clients… Mais cela pose la question du système d’information : moi, décideur, suis-je en mesure de proposer la même expérience collaborateur à distance ou en situation de mobilité ? Suis-je capable de déployer un environnement de travail numérique pouvant s’exécuter n’importe où, n’importe quand, dans des conditions parfaitement sûres ? Puis-je mettre à disposition de mes talents des applications métiers intégrées et stables qui communiquent parfaitement entre elles ? Aujourd’hui plus que jamais, les grandes entreprises doivent tourner sur des S.I plus modernes, plus agiles, plus sûrs et plus connectés.

Pour les entreprises ayant mis en place la digital workplace ou des formes qui s’en rapprochent, les bénéfices sont nombreux en cas d’interruption ou de reprise d’activité :

• Les collaborateurs restent engagés ;
• Le suivi de l’activité est facilité ;
• Les équipes restent connectées entre elles ;
• L’entreprise reste agile ;
• Le lien avec l’écosystème demeure.

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Rester productifs et ouverts

• La distance et le télétravail

Comment organiser efficacement le travail à distance ? Tout d’abord, en créant le bon climat et la bonne « mentalité ». On ne fait pas du télétravail parce que c’est dans l’air du temps mais parce que c’est nécessaire dans un contexte exceptionnel ou que cela apporte quelque chose de véritablement positif à l’entreprise :

• Aux salariés, qui sont plus engagés (travail dans la confiance) ;
• Aux managers, qui organisent plus intelligemment le travail de leurs équipes ;
• Aux décideurs, qui vont constater une réduction de l’absentéisme, voire une augmentation de la productivité. 

• Conserver un lien de proximité

L’idée, aujourd’hui, est de faire en sorte que le collaborateur puisse se connecter à son organisation, à son équipe et même à toutes les équipes de l’entreprise (peu importe où il se trouve). C’est la raison pour laquelle se développent les plateformes de gestion de projet, lesquelles permettent à chaque salarié d’être plus autonome dans la conduite de ses projets et d’avoir une meilleure visibilité sur l’avancée de ceux-ci (de son côté, le manager peut également plus facilement suivre et contrôler les projets et les KPI associés).

Pour rapprocher les talents, on retrouve également les solutions de visio-conférence. Celles-ci ont considérablement évolué avec le temps et proposent des fonctionnalités pratiques comme l’enregistrement ou le chat. L’objectif, ici, est de proposer une expérience utilisateur aboutie lorsque les équipes organisent des réunions en ligne.

Gérer les « bonnes » urgences et planifier la reprise

Au cours d’une période de ralentissement subite, les décideurs doivent pouvoir compter sur un ERP qui intègre une gestion analytique des données ainsi qu’une plateforme de Business Intelligence. Grâce à la disponibilité et la pertinence des données clés (business, financières et RH), les décideurs suivent en temps réel la situation interne et externe de l’entreprise. Avec la possibilité, donc, de pouvoir agir sur les indicateurs : le suivi de la facturation et des flux financiers devient plus critique que jamais, tandis que des modélisations autour de la charge fiscale permettent d’anticiper ce qui sera à payer rapidement et ce qui peut être étalé dans le temps. Une solution de BI qui intègre l’intelligence artificielle permet, quant à elle, de simuler des scénarii en vue de la reprise d’activité : quelles seront mes charges fixes dans 3 mois ? Et le niveau de ma trésorerie ? Pourrais-je investir à la hauteur de mes ambitions ? Faudra-t-il renégocier les contrats avec mes fournisseurs, y compris certains nouveaux fournisseurs sollicités au plus fort de la crise ? Et, surtout, comment…

Préparer le redémarrage de l’activité

Un ralentissement forcé de l’entreprise ne doit pas être vécu comme une fatalité mais doit, dans la mesure du possible, inciter à l’action en préparant un plan de relance. Il est ainsi possible de consacrer son temps à mener des enquêtes (internes, clients, partenaires…) pour construire des réflexions stratégiques autour de scénarios de reprise. Consultez d’ailleurs notre article sur la Business Intelligence au service de la reprise d’activité.

Dans ce cadre, un ralentissement de l’activité peut également représenter une chance de gagner en compétences. Certains salariés, moins sollicités, peuvent décider de consacrer du temps à des actions de remise à niveau auxquelles ils songeaient depuis un moment. Sans que cela ne fasse l’objet d’une stratégie spécifique de la part de la direction RH, il peut être intéressant d’inciter les salariés à ouvrir leurs horizons en mettant à disposition des ressources leur permettant d’acquérir de nouvelles expertises.

Rester en contact rapproché avec son écosystème

Que la charge de travail diminue ou augmente pendant la période de crise, il est nécessaire de maintenir et/ou consolider ses liens avec l’ensemble de ses clients, partenaires et fournisseurs. Prendre et donner des nouvelles, dans un climat parfois anxiogène, sera toujours apprécié et permettra de fluidifier les échanges en période de crise, et de poser les bases à des discussions constructives en vue d’une reprise d’activité effective :

• Les offres (produits, services…) vous apportent-elles satisfaction dans le contexte actuel ou doivent-elles évoluer ?
• Que pouvons-nous améliorer dans la conduite de nos opérations ?
• Comment pouvons-nous collaborer pour anticiper et optimiser la période propice à la relance de nos activités respectives ?
• Comment s’accorder sur de nouveaux plannings et échéances communes : roadmaps, évènements… ?

Ne pas perdre de vue la reprise de l’activité, c’est profiter d’une période compliquée voire inconfortable pour « revoir sa propre copie » : revisiter ses données et analyses, dépoussiérer ses messages et argumentaires, revoir certains attributs de son offre, etc. On dispose de temps supplémentaire pour s’atteler à des tâches souvent renvoyées aux « calendes grecques » : actualiser les chiffres, imaginer de nouvelles propositions de valeur, enrichir son offre de services… Vous pouvez préparer vos outils de conquête et de fidélisation client pour être le plus performant possible au retour des « beaux jours ».