Infographie : Les chiffres clés et les avantages de l’archivage électronique

La dématérialisation pour fluidifier l’échange de documents

La dématérialisation consiste à transformer les documents papier en documents électroniques et, en conséquence, à adapter les procédures de traitement.

Les avantages sont multiples pour votre cabinet comme pour vos clients. Tout d’abord, vous gagnez en productivité, notamment en automatisant de nombreuses tâches pénibles et chronophages. Ensuite, en centralisant l’intégralité de vos pièces dans un coffre-fort électronique sécurisé, vous les mettez à l’abri des pertes, tout en facilitant leur accès. Enfin, vous favorisez le travail collaboratif et renforcez ainsi les liens entre collaborateurs et clients.

La gestion électronique des documents (GED) pour optimiser les processus métier

La GED est un outil de gestion électronique qui vous permet de traiter tous les documents papier ou numériques qui arrivent entre vos mains : factures, notes de frais, etc.

Pour votre cabinet, c’est un excellent moyen d’optimiser les procédures de travail et donc de consacrer plus de temps à des missions à forte valeur ajoutée. Retrouver une facture datant de 3 ans grâce à une GED ne prend que quelques secondes !

En parallèle, cet outil permet à vos clients de gagner en productivité. Ils échangent facilement leurs données avec vos collaborateurs et les sécurisent par la même occasion. Enfin, utiliser un GED leur permet de réaliser des économies : le traitement des documents papier est plus coûteux.

Le système d’archivage électronique (SAE) pour préserver la valeur juridique des documents

Le SAE est un système d’archivage électronique qui confère à vos documents une valeur probatoire.

Les principaux avantages de ce système ne sont donc pas organisationnels. Le SAE est indispensable pour rendre vos documents numériques recevables par la justice et l’administration, en cas de contrôle fiscal ou de litige avec un client par exemple.

Grâce à la mise en place de nombreux dispositifs (horodatage, certificat numérique, signature électronique, etc.), le SAE répond aux grands principes dictés par la loi : authenticité, intégrité et intelligibilité des documents.

La GED et le SAE sont des outils indispensables à la dématérialisation. Ces systèmes différents et complémentaires vous aident à simplifier la recherche de documents, limiter le risque de pertes et à réduire vos coûts de traitement. En somme, que des avantages au quotidien, pour votre cabinet et pour vos clients.