La facture électronique, comment ça marche ?

Comment faire une facture électronique ?

L’e-invoicing implique de nombreux paramètres à prendre en compte. Plus vaste qu’une facture dématérialisée, l’e-invoicing vous demande de vous intéresser aux :

• Calendrier de la facture électronique pour connaître vos échéances ;
• Formats de la facture électronique acceptés à ce jour (Factur-X, UBL ou CII), pendant la phase de tolérance et après. Le fichier PDF ne suffit donc plus pour qu’une facture électronique soit acceptée. ;
• Nouvelles mentions obligatoires ;
• Données de facturation que vous devez partager à vos clients et récolter de vos fournisseurs ;
• Données de transactions à transmettre à l’administration fiscale.

Retrouvez un guide très complet pour les grandes entreprises, les ETI et les PME autour de la facture électronique qui détaille tous les points abordés.

Je passe à la facturation électronique : par où je commence ?

Afin de vous conformer à la généralisation de la facture électronique, vous avez besoin d’une vision d’ensemble. Pour ce faire, nous vous conseillons d’être attentifs à :

• Vos cibles (sont-elles B2B ou B2C ?) et vos clients (plutôt locaux ou internationaux, grands groupes, ETI, PME ou TPE) ;
• La nature de vos échanges : prestations de services, vente de matériel ou mixte ;
• Vos process internes, aussi bien comptables que digitaux ;
• Vos flux de factures actuels (EDI ou factures papier) ;
• La gestion de vos données : les manques, les surplus et le système de transmission des données ;
• Votre ou vos systèmes d’informations (vous solutions sont en Cloud ou on premise, vous êtes déjà équipés d’un logiciel de facturation ou non).

Et ce, afin de connaître votre point de départ pour estimer correctement les changements à opérer.

Notre dossier complet sur la facture électronique obligatoire vous permettra de trouver des réponses détaillées.

La réglementation de la facture électronique : quelles conséquences pour les Services ?

Le passage à l’e-invoicing va avoir un impact sur plusieurs métiers et collaborations pour les très grandes, petites et moyennes entreprises. Afin de visualiser les retombées de la réforme, analysez :

• Votre système d’informations : est-il capable d’absorber ce changement ? Est-il préférable d’opter pour un opérateur de dématérialisation (OD) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ? Faudra-t-il en changer complètement ? ;
• Vos divers Services : comptabilité, trésorerie, facturation ;
• Votre entité Achats, pour les données fournisseurs ;
• Vos divers référents métiers ;
• Votre expert-comptable, votre cabinet de conseil ou même, votre intégrateur de logiciel qui peuvent vous accompagner sur ce projet.

De cette façon, vous cartographiez tous les process, outils et personnes impactés par le projet de facture électronique. Vous savez à quel endroit allouer vos efforts pour vous diriger dans la voie de la mise en conformité.

Comment accompagner les collaborateurs vis-à-vis de la facture électronique ?

Le déploiement de la facture électronique se gère en mode projet avec une équipe, des objectifs, des process et des analyses. En adoptant cette technique, vous gagnez du temps, assurez une meilleure organisation et un résultat plus sûr.

Pour déployer en toute sérénité :

• Mettez sur pieds une équipe dédiée au projet ;
• Informez les utilisateurs concernés et formez-les dès que possible ;
• Identifiez les acteurs clés dans votre écosystème (fournisseurs, clients, partenaires, sous-traitants) qui seront impactés pour éviter des situations de blocage.

Grâce à cela, tout votre écosystème sera prêt. Votre entreprise sera de son côté en conformité pour émettre et/ou recevoir des factures électroniques via le portail public de facturation (PPF).

Depuis son entrée en vigueur via Chorus Pro le 1er janvier 2020, la facture électronique a vocation à tous nous concerner. Bien que le chantier soit conséquent, il existe de nombreuses ressources dans lesquelles puiser pour aiguiller vos choix. Afin de parvenir à une mise en conformité sans surcharger vos process comptables et administratifs, n’hésitez pas à vous faire accompagner.