Flotte automobile : réduire ses coûts de 3 à 6 %, mythe ou réalité ?

La vie avant une solution de gestion de flotte automobile : perte de temps et d’informations

Spécialisée dans la rénovation automobile et la distribution de pièces mécaniques, Niort Frères Distributions possède une flotte automobile de 225 véhicules, dont elle est propriétaire. La société représente 90 millions d’euros de chiffre d’affaires.

Le Groupe 3C, PME familiale fondée en 1989, est quant à lui spécialisé dans la vente, l’installation et la maintenance de cuisines professionnelles en milieux scolaires, hospitaliers et la restauration d’entreprise. À la suite d’un fort développement sur les 8 dernières années, leur flotte de véhicules – uniquement en contrat de location longue durée (LLD) et composée de 70 % d’utilitaires – a très fortement progressé : 15 % tous les ans sur les six dernières années.

Depuis 2019, les deux entités ont choisi de s’appuyer sur un logiciel de gestion de parc automobile, Cegid Notilus, afin de mieux suivre l’utilisation de leurs véhicules. La charge de données à gérer devenait en effet conséquente.

M. EDOM (Groupe 3C) témoigne :

« La vie avant la solution de gestion Cegid Notilus, c’était un suivi et un pilotage sur un fichier Excel. L’impression de tous les contrats de location, l’agrafage de toutes les notes de frais… tout était très fastidieux et le partage d’information était très compliqué, surtout au niveau d’une gestion de flotte automobile en contrat de location longue durée. »

Du côté de Niort Frères Distribution, M. ROCHE dresse le même constat :

« Effectivement tout comme Jean-Philippe, il y avait un fichier Excel, avec un niveau de lecture dont la non-fiabilité était extraordinaire. Les factures n’étaient pas tout le temps saisies dans le fichier. En toute honnêteté nous étions capables de sortir des chiffres et son contraire le lendemain. En termes de crédibilité nous n’étions pas très bon. Avec Cegid Notilus j’ai gagné une nouvelle vie, je caricature mais c’est un peu ça. »

Les effets déclencheurs de la recherche d’une solution de gestion de flotte automobile

Au sein du Groupe 3C, la gestion de la flotte automobile était auparavant exclusivement gérée par le service comptabilité, avant la prise de fonction de Jean-Philippe EDOM. Il n’y avait aucune analyse sur les lois de roulage ou sur les contrats à renouveler. À la suite du fort développement rencontré par la société, la gestion est devenue très chronophage et très fastidieuse. Il a donc fallu trouver un moyen de centraliser l’information.

M. EDOM déclare :

« A mon arrivée en 2013, j’avais développé des solutions sur Excel, mais qui étaient comme le disait Jérémy précédemment, pas très fiables. Si une information n’est pas saisie, derrière on sort un résultat qui est complètement faussé. Je voulais une solution qui permette de partager cette information et de gérer aussi les affectations des véhicules. Par exemple pour savoir quel technicien avait quel véhicule, tel jour à telle heure. Cela est utile par exemple lorsqu’on reçoit des amendes. »

La volonté chez 3C était donc d’arrêter ce suivi fastidieux sur Excel et pouvoir partager l’information à d’autres membres des différents services. Ce fût l’effet déclencheur. Il poursuit :

« J’avais également besoin d’un système intelligent qui me permettrait de réajuster mes contrats, mes lois de roulage, le tout bien sûr sans avoir à passer trois jours sur un tableur. »

Pour Niort Frères, l’élément déclencheur fût la volonté d’obtenir une lisibilité parfaite sur le premier poste de frais généraux : les frais d’entretien et l’assurance. Ce poste représente en effet un budget d’investissement de 450 000 € pour la société.

« Il était hors de question qu’on ne mette pas la main sur ce poste. L’objectif était donc aussi d’envoyer le message qu’aujourd’hui au-delà des coûts, nous avons un regard sur les personnes et leurs usages », explique Jérémy ROCHE.

Le choix Cegid Notilus : adaptation et réponse aux besoins

Dans les 2 sociétés, il y avait la volonté d’avoir un outil adaptable et qui correspondait à leurs besoins.

M. ROCHE ajoute même :

« Avec le plus gros concurrent du marché c’était tout ou rien. Le prix a aussi joué. La capacité évolutive de la solution, des équipes accessibles, un prestataire qui n’était pas à un prix effarant…c’est ça qui a fait la différence.»

La démarche de mise en œuvre : organisation, durée

« Elle s’est très bien passée, nous avons centralisé toutes les données que nous souhaitions intégrer (immatriculations, conducteurs, affectations, dates d’entrée, typologies de contrats, lois de roulage). Les équipes de Cegid Notilus ont importé le fichier et en une semaine tout était fonctionnel » indique M. EDOM.

Coté Niort Frères, la démarche a été différente. L’entreprise a préféré avancer service par service pour faire un effet boule de neige et convaincre en interne.

Le mythe ou la réalité des 3 à 6 % de réduction des coûts avec un outil de gestion de parc automobile?

« C’est compliqué d’avoir un résultat précis. Maintenant si on détermine des suivis de coûts de revient kilométrique par typologie de véhicules, de conducteurs, ou encore de lois de roulage, là oui je pense qu’on pourrait dire 10 % sans problème » réponds M. EDOM.

« Comme Jean-Philippe, un gain de productivité énorme, nous avons gagné un mi-temps d’une personne dans la double saisie et la collecte d’informations. Nous avons pu identifier les véhicules qui ne roulaient pas, la flotte a donc diminué, les frais d’entretien et la consommation de carburant aussi. Désormais nous prenons plaisir à challenger notre assureur sur notre sinistralité. Nous sommes donc bien au-delà de 6 % rien que sur les frais d’entretien nous sommes à plus de 20 % » conclut M. ROCHE.

Lors de la présentation en direct, beaucoup de spectateurs ont posé des questions.

Parmi lesquelles :

• 1. Comment procédez-vous pour les relevés kilométriques ? Avez-vous des boîtiers de télématiques ?
• 2. Peut-on demander dans Cegid Notilus aux conducteurs de relever leurs kilométrages ?
• 3. Cegid Notilus permet-il de calculer des réductions de coûts via des indicateurs proposés ?
• 4. Par quel levier réduisez-vous votre sinistralité ?
• 5. Il y a-t-il une analyse de la TVS et fiscalité dans Cegid Notilus ?
• 6. Quels sont les coûts pour Cegid Notilus ?