Comment transformer la livraison et la restitution de vos véhicules en levier d’optimisation ?

Deux témoignages à découvrir : Mathilde Hillebrand, DG Aficar Mobility et Armand Bidaut, DG Moveecar – Gefco. Un atelier animé par Louis Ravel, business developer Cegid Notilus.

Car policy : une définition ?

Qu’est ce qu’une car policy ? Pour Mathilde Hillebrand (Aficar), elle recouvre des problématiques multiples : choix des véhicules, adaptation des modèles, choix des marques et aménagements à réaliser par fonction de métiers. « Par ailleurs, le verdissement de la flotte automobile est un sujet actuel qui touche beaucoup de métiers, avec la mise en place d’infrastructures de recharge. Aficar traite principalement du véhicule léger, du véhicule de fonction, du poids lourd et gère le parc pour le compte de l’entreprise ».

En début de contrat, beaucoup de coûts cachés

Le véhicule n’est pas toujours au cœur du métier. La livraison d’un véhicule et la restitution représentent deux étapes pouvant constituer des points de douleur. Mal gérer le renouvellement, les délais, la restitution, les véhicules tampon représente du temps supplémentaire, avec un impact sur la productivité du conducteur. Or, ce dernier n’est pas censé s’occuper de la partie administrative qui représente un stress additionnel. Chez certains clients, la difficulté est d’avoir une livraison à un endroit donné et une restitution dans un autre lieu. Cela nécessite de mobiliser 2 personnes sur 2 voitures, soit ½ journée pour récupérer une voiture ce qui est énorme.

Que se passe-t-il entre la commande et la livraison ?

Selon Armand Bidaut (Gefco), on assimile souvent le début de la vie d’une voiture au moment de sa livraison. Or, tout ce qui se passe avant va rendre cette expérience positive ou non. Le facteur temps va rentrer en compte. Il explique : « Un timing se déclenche à partir du moment où la voiture est produite, selon le schéma des partenaires sélectionnés, pour pouvoir faire l’ensemble des opérations sur la voiture (logistique de transport, préparation mécanique, esthétique…) puis l’aménagement d’un utilitaire, l’accessoirisation, etc. On voit la deadline de livraison d’un véhicule avancer. Souvent la voiture a été déroutée du schéma pour aller chez un carrossier juste pour un logo d’entreprise ou des jeux de tapis. Parfois, la seule accessoirisation détourne d’un grand schéma rapide, avec une multiplication d’acteurs (carrossier, concessionnaire, logisticien…). Idéalement, il faut penser à des logiques d’intégration en amont pour réduire le nombre de personnes qui vont intervenir sur le véhicule pour accélérer le flux de livraison ». Pour Mathilde Hillebrand, il faut éviter au maximum de perdre du temps et, surtout tenter d’en gagner. Idem pour le coût, le stress de la prise en charge.

Gérer la richesse de l’information

Mathilde Hillebrand note qu’il y a beaucoup d’acteurs, de schémas, de contraintes, de procédés propres à chaque acteur. Cela signifie donc de la donnée remontée dans des formats différents : Excel brut, papier – PV de livraison, de restitution – du statut de véhicule et éparses. « Le « fleeter » doit centraliser tout cela, ce qui nécessite de l’expertise métier, la connaissance des process et de l’écosystème, mais aussi des outils performants et centralisateurs. Cegid Notilus, logiciel de gestion du parc automobile, permet cette remontée d’informations et de suivre tous les process qui vont être optimisés pour faciliter la livraison dès la prise de commande. Tout ce qui gravite autour de la vie du véhicule est pris en compte : contrat, carte carburant, etc. Aujourd’hui, Cegid Notilus nous aide à être performants, on remonte les informations carburant, on enregistre les cartes, on s’assure que tout fonctionne, on intègre les PV de livraison et les restitutions pour officialiser les choses. Cela nous permet aussi de donner de l’information au conducteur sur l’étape suivante pour qu’il n’ait pas à s’en préoccuper. Enfin, nous pouvons aussi communiquer avec les différents prestataires grâce à l’outil ».

Résoudre les problématiques de suivi de phase amont, de traçabilité

Pour Armand Bidaut, la préparation doit permettre de diminuer le nombre d’opérateurs et d’accélérer les flux, ce qui réduit aussi les risques, les dommages, le temps et l’argent. On vise à créer une chaîne logistique de valeur en amont pour intégrer l’ensemble des prestations (aménagement d’utilitaires, accessoirisation, …) fournies par des personnes différentes situées potentiellement en divers endroits. Ensuite, il faut livrer la voiture : plus on fait du schéma direct, plus on gagne du temps, de la simplicité et de la traçabilité. On peut aller chez un concessionnaire pour livrer la voiture et c’est lui qui prend en charge la logique de prise en main papier. Or, sa structure n’est pas toujours adaptée pour vendre des véhicules de flotte à professionnels, notamment en matière de structure d’accueil des conducteurs. Ceux-ci ne peuvent pas poser une 1/2 journée pour aller chercher un véhicule. Cela nécessite donc un timing très serré. Il faut donc pouvoir remonter la chaîne, penser à livrer le véhicule neuf avec tous les équipements depuis le centre logistique directement chez le client.

Gestionnaire d’une flotte de 3 000 voitures, je dois renouveler 1/3 de mon parc, et je peux faire des commandes de masse. Comment dois-je m’y prendre ?

Pour Mathilde Hillebrand, la livraison d’un véhicule et la restitution doivent constituer un seul et même acte. Tout part de la commande et tout devient simple à partir du moment où on sait bien la gérer, l’animer, la prévoir. Il suffit de la mettre en lien avec un besoin client qui diffère d’un conducteur à l’autre. Si on sait l’anticiper et transmettre la bonne information, on peut lui proposer un service de qualité. On peut optimiser le sujet de livraison-restitution en offrant un service performant et innovant, simple.

Une nouvelle offre conjointe entre Aficar et Moveecar va proposer 3 expertises : la logistique, le fleeter (passage de commande, suivi, orientation, transmission d’informations à la logistique pour l’étape suivante) et un outil dédié. Dans le cas d’une unicité de lieu, on va reprendre la voiture et l’amener sur un centre intermédiaire d’expert ce qui permet au gestionnaire de flotte automobile d’optimiser ses coûts. Moveecar pourra nous donner l’information nécessaire pour arbitrer, réparation ou pas ? restitution en l’état ? On ne peut pas le faire à distance sans l’information nécessaire. On pourra alors amortir le PV de restitution sur l’état définitif du véhicule. C’est à ce niveau qu’il y a une optimisation des frais de restitution. Le PV sera envoyé vers les mêmes interlocuteurs qu’un véhicule neuf, sauf le leaser – pas forcément le même qui porte le neuf ou l’occasion – et, par la suite, le véhicule peut partir potentiellement vers un centre de stockage en attente d’enlèvement par le leaser. Parfois, le centre de reconditionnement est aussi un centre habilité au stockage.

Lors de l’atelier, plusieurs internautes ont posé des questions que nous avons trouvés pertinentes de retranscrire à l’écrit.

Les questions des internautes

Comment suis-je informé des délais de livraison de mon véhicule ?

Armand Bidaut explique

Les fournisseurs, loueurs et constructeurs bénéficient-ils aussi d’optimisation et de productivité grâce à ce service ?

A partir du moment où un véhicule est mis en flotte plus vite, le loueur va pouvoir commencer ses loyers plus tôt. A partir du moment où la voiture est localisée, qu’on connait son état, il va pouvoir la revendre plus tôt. Tout le monde est gagnant. Le concessionnaire va gagner du temps car il ne va jamais revoir la voiture. On prend en charge toutes les contraintes du fournisseur engagé, le loueur, le concessionnaire, pour que le processus fonctionne.

Quel est le temps de reconditionnement ?

A partir du moment où une voiture touche un centre de reconditionnement, que l’expertise permet d’arbitrer, le délai moyen est de 5 à 7 jours ouvrés. Cela dépend des pièces détaches, de la marque, et la car policy est essentielle à cet égard car elle analyse la faisabilité et l’optimisation du véhicule d’occasion dans sa VR (valeur résiduelle) en fin de contrat de location.

Comment est-on assuré de l’état des véhicules et des charges de responsabilité après la restitution ?

Armand Bidaut explique :

En résumé : complémentarité de savoir-faire et centralisation de l’information sont les mots-clés. Un bon outil permet de réduire le temps passé en gestion de parc automobile, a un impact sur le coût global de détention de la flotte et apporte un service de qualité en bout de processus au conducteur.