Le gestionnaire de flotte automobile

Gestionnaire de flotte, définition

La gestion de flotte ou « parc » désigne le fait de gérer un ensemble de biens ou d’équipements d’une entreprise. Nous pouvons parler de gestion de biens informatiques, de flotte « mobiles » ou encore de véhicules. Le rôle d’un gestionnaire de parc automobile est donc de gérer l’ensemble des véhicules d’une ou plusieurs sociétés.

Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?

Les flottes sont aussi diverses que compliquées. En effet, la composition d’une flotte automobile dépend de nombreuses variables, dont principalement l’activité de l’entreprise et sa taille. Une entreprise de déménagement possède généralement, en majorité, une flotte de poids lourds par exemple, tandis qu’une flotte de secours publics est plutôt composée d’ambulances ou de véhicules spécialisés. A cela s’ajoute l’aspect légal et financier lié à l’exploitation de véhicules : certains types de véhicules peuvent être exonérés de taxe ; l’utilisation d’un véhicule en tant que service ou en tant que fonction n’entraîne pas les mêmes taxes. Il est également possible de louer ses véhicules en courte, moyenne ou longue durée, de les acheter directement, ou de faire appel à d’autres types de financement : le crédit bail et le leasing (LOA : location avec option d’achat).

Vous l’aurez compris, il n’y a pas un type de flotte automobile à privilégier. Une flotte automobile est une combinaison de véhicules que le gestionnaire de flotte se doit de construire stratégiquement selon les activités, secteur et contraintes de sa ou ses sociétés.

Les tâches du gestionnaire de flotte

Gestion, contrôle, optimisation : trois termes qui pourraient résumer le quotidien d’un gestionnaire de flotte. Un gestionnaire se doit d’être polyvalent et extrêmement organisé. En effet, l’une de ses tâches principales est de gérer les changements opérationnels de son parc roulant : les entrées et sorties des véhicules de son parc, les états des lieux, l’expiration des contrats avec ses loueurs et l’anticipation de la commande de nouveaux véhicules. Il gère également les roulements d’affectation des véhicules de ses employés. Il est important de savoir où et avec qui le véhicule se trouve à un moment donné, notamment en cas d’infraction au code de la route commise par un employé.

Il contrôle également la viabilité de son parc : les entretiens constructeurs et contrôles techniques doivent être effectués en temps et en heure ; les sinistres doivent être rapidement pris en charge ; les pneumatiques doivent être changés selon les saisons ; les cartes carburants doivent être renouvelées, etc. Les conducteurs doivent respecter la charte de l’entreprise et utiliser les véhicules dans le cadre prévu. Beaucoup d’éléments qu’un gestionnaire de flotte doit prendre en compte et se rappeler au quotidien.

Enfin, sa dernière tâche est d’optimiser son parc, et ce, en termes de coûts, d’impact environnemental ou de productivité. En effet, la possession d’un parc automobile engendre des coûts non négligeables :

• loyer de location automobile
• frais de réparation
• assurance
• usage des collaborateurs

En jouant avec différentes variables du parc, un gestionnaire peut parvenir à réduire les coûts au maximum, tout en maintenant le fonctionnement de l’activité de l’entreprise.

Les interlocuteurs d’un gestionnaire de flotte automobile

Un gestionnaire de flotte gère multiples données de sources différentes. Afin de les rassembler, il est amené à communiquer avec différentes parties prenantes fréquemment. Nous pouvons diviser en deux catégories ses interlocuteurs : les interlocuteurs internes à l’entreprise et les externes.

En interne, le gestionnaire de flotte échange avec le service RH pour obtenir des informations sur les conducteurs. Il discute avec le service comptabilité concernant les factures, les différentes taxes sur les véhicules. Les directions administratives et financières, les directions achats ou encore les moyens généraux peuvent également interagir avec lui. Il est évidemment amené à échanger avec les conducteurs des véhicules ou encore ses supérieurs afin de faire des reporting.

En externe, le gestionnaire négocie avec les loueurs, les concessionnaires, les pneumaticiens, télématiciens (boitiers télématiques, réceptionnent les données GPS ainsi que toutes les données chiffrées liées au véhicule), pétroliers ou encore communique avec l’Etat, notamment concernant les amendes.

Ces interlocuteurs ne sont évidemment pas une liste exhaustive des toutes les personnes à qui le gestionnaire pourrait s’adresser, étant donné l’éventail de données qu’il traite.

Gestionnaire de flotte automobile, un métier à part entière ?

Malgré les nombreuses tâches qui incombent à un gestionnaire de parc, il arrive souvent qu’elles ne composent pas son cœur de métier. Il peut y avoir des gestionnaires de parc dont l’unique fonction est de gérer la flotte mais il existe également des personnes qui font d’autres tâches à côté. Cela peut être inhérent à la taille de la flotte ou encore à l’activité de l’entreprise.

Ainsi, il n’est pas rare que le travail de gestion de flotte automobile soit effectué par un assistant de direction ou encore un chargé des services généraux. Le travail peut être également divisé entre plusieurs personnes : l’accueil prend en charge les infractions, les factures et les taxes sont gérées par le service comptable et la gestion opérationnelle par le service RH.

Dans le cas de grandes flottes automobiles, où la gestion devient vite complexe, l’entreprise peut choisir d’externaliser cette charge. Elle fait alors appel à un « fleeter ». Ce dernier s’occupe de la gestion du parc pour le compte d’une entreprise, entièrement ou sur certaines tâches.

Une voie royale pour devenir gestionnaire de flotte ?

Il n’existe pas à l’heure actuelle de formation diplômante menant directement à une carrière de gestionnaire de parc. Une connaissance accrue de l’automobile n’est pas non plus obligatoire. Les recruteurs voient surtout la capacité d’organisation du candidat. De nombreux gestionnaires de parc sont autodidactes, apprennent sur le terrain et/ou participent à des formations sur quelques jours pour se former sur le métier.

Quel est le salaire d’un gestionnaire de flotte automobile ?

Ici encore, difficile de donner une fourchette précise du salaire d’un gestionnaire au vu de la diversité des profils pouvant exercer le métier. Selon le site « Talent.com » basé sur plus de 104 salaires, le salaire médian pour les emplois gestionnaire parc automobile en France est de 25 100€ net par an, et peut aller jusqu’à 33 150€ pour les travailleurs les plus expérimentés. Ces chiffres sont cependant très subjectifs et peuvent varier drastiquement d’un profil à un autre.

Les outils d’un gestionnaire de flotte

Toute organisation humaine a ses limites. C’est d’autant plus vrai pour les salariés ayant plusieurs fonctions au sein de leur entreprise. En effet, un gestionnaire de flotte automobile peut brasser des milliers d’informations sur son parc. Excel est un logiciel puissant pouvant épauler le gestionnaire de flotte mais celui-ci présente tout de même des contraintes. Il ne permet pas de conserver des fichiers ou d’historiser des flux par exemple. Face à ces problématiques, le gestionnaire de flotte automobile peut s’appuyer sur des logiciels spécialisés en gestion de parc automobile, comme Cegid Notilus.

Pourquoi adopter Cegid Notilus ?

Cegid Notilus est un logiciel SaaS de gestion de parc automobile (aucune installation pré-requise) permettant :

• La centralisation des données du parc automobile
• La visualisation globale et rapide des données du parc via ses dashboards personnalisables
• Un gain de temps évitant les erreurs de saisie grâce à ses interfaces de facturation, et ses connecteurs avec le SIV et l’ANTAI
• Des générations de rapports automatisés
• Etc.

Cegid Notilus accompagne le gestionnaire sur tous les aspects de la gestion de flotte automobile, de l’opérationnel au contrôle, jusqu’à l’analyse et l’optimisation de son parc. Avec Cegid Notilus, le gestionnaire de flotte peut enfin se concentrer sur son cœur de métier. Découvrez 10 autres bonnes raisons.