10 bonnes raisons d’adopter un outil de gestion de flotte automobile

Vous utilisez Excel depuis longtemps pour gérer votre flotte automobile ? Votre flotte automobile ne cesse de grandir et vous voyez rapidement les limites de ce logiciel ? Il se pourrait qu’il soit temps pour vous de passer sur un outil de gestion de flotte automobile. Excel est un outil puissant mais généraliste, ne pouvant répondre à tous les besoins spécifiques de la gestion de parc en entreprise.

Pourquoi choisir un outil de gestion de flotte

1- Gain de temps et facilité d’utilisation

Les fonctions « RECHERCHEV », les tableaux croisés dynamiques … tout ça vous dépasse ? Pas besoin d’être un expert d’Excel pour utiliser un logiciel de gestion de flotte. Ils sont désignés pour être intuitifs, pour que vous puissiez effectuer vos tâches rapidement. Vous l’aurez compris, c’est un gain de temps non négligeable.

2- Centralisation des données et GED

Les applications de gestion de parcs de véhicules regroupent tous les éléments autour de votre parc. La plupart des logiciels possèdent aujourd’hui un système de gestion électronique de documents (GED), vous permettant de charger et conserver tous vos documents comme les contrats de financement, les cartes grises etc. Plus besoin d’aller chercher vos données dans différents dossiers ou dans d’autres services, vous ne possédez plus qu’une seule entrée contenant toutes vos données.

3- Visibilité et vue globale

La majorité des logiciels mettent à votre disposition des tableaux de bord personnalisables vous permettant de mieux visualiser les informations principales de votre flotte automobile. Gagnez en visibilité en visualisant vos données sous forme de graphiques.

4- Interfaces avec des fournisseurs

En tant que gestionnaire de parc automobile, vous êtes amenés à échanger avec plusieurs fournisseurs dans le cadre de votre gestion de parc automobile, que cela soit pour acheter ou louer de nouveaux véhicules ou encore gérer les entretiens de vos véhicules. Certains outils comme Cegid Notilus YourWay vous permettent d’importer rapidement et de façon dématérialisée, les factures des fournisseurs afin d’alimenter vos données de TCO et de faire un suivi des coûts facturés par vos fournisseurs.

5- Interface comptable

Dans le même thème, certains logiciels vous permettent d’exporter vos données de facturation sous un format directement intégrable par votre ERP comptable ou logiciel comptable, vous permettant à vous et à votre service comptabilité de gagner du temps.

6- Analyse, prévision et optimisation du TCO

Au-delà de la gestion opérationnelle que peut apporter Excel tant bien que mal, les logiciels de flotte automobile vous permettent d’analyser vos données de façon plus poussée, faire du reporting et d’effectuer des prévisions via alertes en se basant sur vos données. Ils vous aident également à optimiser votre total cost of ownership (TCO) en attirant votre attention sur vos dépenses superflues.

7- Fiabilité de la donnée

Un fichier Excel s’alimente ligne par ligne, plus votre parc vit et grandit, plus de lignes il y aura. C’est d’autant plus d’erreurs de saisie ou d’erreurs de copier-coller. Les outils de gestion de parc possèdent des contrôles de cohérence et des fonctionnalités vous permettant de réduire votre temps de saisie ainsi que des erreurs de saisie. C’est le cas de Cegid Notilus qui possède une connexion avec le SIV, chargeant automatiquement vos cartes grises sans saisie manuelle.

8- Historisation des affectations

Difficile de garder trace des mouvements de vos cartes carburants, des véhicules assignés à vos collaborateurs, notamment lorsque ceux-ci sont amenés à bouger fréquemment. Les logiciels spécialisés en gestion de flotte automobile vous permettent facilement de suivre l’historique et les mouvements de votre parc.

9- Disponible n’importe où, n’importe quand

L’ère des logiciels complexes on-premise est révolue. La majorité des logiciels de gestion de parc automobile est en SaaS. Accéder à vos données de parc automobile partout où vous êtes et depuis n’importe quel support technologique. Plus besoin de mettre un fichier Excel sur un serveur de stockage en ligne et évitez des problèmes de corruption de fichiers ou de versioning.

10- Cloisonnage d’accès et profil utilisateur

Un gestionnaire de parc peut être amené à échanger avec plusieurs services en interne comme le service RH, la comptabilité et faire du reporting. Avec un logiciel de parc automobile, plus besoin de faire des fichiers de reporting manuellement. Donnez accès à l’application à vos interlocuteurs en cloisonnant les données auxquelles chaque collaborateur aura accès en fonction de leurs besoins. Toujours friands de données sous format reporting ? Faites des extractions de données rapidement via l’application.

En somme, exploiter un logiciel de gestion de parc automobile, c’est un gain de temps conséquent grâce à une simplification de votre suivi de flotte automobile. C’est la possibilité d’analyser plus profondément et optimiser votre flotte tout en vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Convaincu ? N’hésitez pas à découvrir Cegid Notilus, le logiciel de gestion automobile SaaS, intuitif et épuré, qui répond à tous les éléments mentionnés précédemment et au-delà. Cegid Notilus inclut toute la gestion opérationnelle et analytique de votre flotte et vous soulage sur des tâches chronophages comme la désignation des collaborateurs lors d’une infraction via sa connexion à l’ANTAI.