DRH, quels sont les processus RH automatisables pour la gestion de la paie

Avec la digitalisation, la fonction RH attend, entre autres, une réduction des coûts et un gain de temps dans la réalisation de ses missions. La gestion de la paie incarne cette nécessité absolue. En effet, entre la reconstitution des données, leur contrôle, l’établissement de documents, les gestionnaires de paie se consacrent en grande partie à des tâches purement administratives. Pourtant, nombre d’entre elles peuvent être automatisées. Ce qui leur laisserait l’opportunité de se focaliser sur les missions créatrices de valeur au niveau de l’entreprise.

Optimiser la gestion de la paie se révèle primordial au sein de la fonction RH. L’automatisation des opérations et la digitalisation répondent à cette injonction. Trop de tâches rébarbatives, chronophages et à faible valeur ajoutée freinent encore les actions des professionnels RH. Par exemple, la reconstitution des données RH fait perdre beaucoup de temps aux gestionnaires de paie. Le contrôle et la vérification des informations, missions capitales, monopolisent également les professionnels RH. Ces tâches qui demandent rapidité et fiabilité peuvent largement être optimisées du fait des nouvelles technologies et faire gagner en efficience les équipes RH.

La préparation de la paie facilité

Pour calculer la paie, les professionnels RH sont souvent contraints d’aller à la pêche aux informations via plusieurs applications. En donnant aux collaborateurs l’accès à une plateforme self-service de laquelle ils renseignent leurs temps et absences (heures supplémentaires et récupérations, heures travaillées de jour, de nuit, week-ends et jours fériés, congés payés et RTT, mais aussi arrêts maladie), la fonction RH peut ainsi centraliser les données RH et calculer automatiquement la paie.

De même que la gestion des notes de frais, qu’il s’agisse de remboursements effectués au forfait ou au réel, peut également être automatisée en intégrant un workflow. Les collaborateurs effectuent ainsi leurs demandes en ligne et suivent l’état de celles-ci.

Une mise à jour des logiciels RH par l’éditeur, qui prend en compte en temps réel les évolutions juridiques et sociales, participe aussi à améliorer les performances de la fonction RH. La Déclaration sociale nominative (DSN) qui reste la dernière étape de la paie est générée par le logiciel, à condition que celui-ci soit compatible avec la norme de ce dispositif déclaratif. En sortie de paie, un flux de données unique est alors émis automatiquement.

Finalement, ces automatisations donnent la possibilité à la fonction RH de s’adapter rapidement aux changements tout en étant plus productive.

La dématérialisation des documents RH en quelques clics

Le temps où la gestion de la paie consistait à imprimer les bulletins de paie, les mettre sous pli, et à les envoyer aux collaborateurs est bel et bien fini. Avec la dématérialisation des documents RH, les professionnels RH gagnent du temps en important les bulletins de salaires avant de les distribuer en quelques clics. Et pour cause, via un coffre-fort numérique, les collaborateurs sont alertés dès qu’ils ont un nouveau document. Dès lors, ils les consultent quand ils le souhaitent et disposent d’un espace de stockage et d’archivage.

Cela vaut aussi bien pour le bulletin de paie que pour une attestation d’embauche, des récapitulatifs des heures et jours travaillés ou encore des documents relatifs à la rupture du contrat de travail.

Les professionnels RH économisent donc un temps substantiel à la fois pour récupérer les données, mais également pour les contrôler, ce qui limite les erreurs et les risques. Ils ont ainsi la possibilité de s’occuper de tâches plus stratégiques. En effet, ils sont désormais en mesure de se consacrer davantage aux collaborateurs, de mieux répondre à leurs attentes et injectent de facto plus d’humain dans leur politique RH globale.

Pour aller plus loin, disons aussi qu’ils peuvent analyser en profondeur les données RH et avoir une meilleure visibilité en générant des reportings. Comment évolue la masse salariale d’une année sur l’autre ? Voire même d’un pays à l’autre ou d’un site à un autre ? Qu’en est-il de l’absentéisme au sein de l’entreprise ? Quelles sont les dépenses salariales ? Les gestionnaires de paie passent donc d’un métier administratif à un métier stratégique.

En tant qu’expert de la paie, ils peuvent peser avec plus de pertinence sur la politique de rémunération, mais aussi anticiper plus précisément les évolutions de la masse salariale, jouer un rôle sur les questions de l’engagement, de l’expérience collaborateur ou encore de la marque employeur.

L’automatisation de la gestion de la paie apparaît comme un enjeu essentiel pour toutes les entreprises. Car ce n’est qu’en étant libérée des tâches à faible valeur ajoutée que la fonction RH pourra développer son expertise au profit des performances globales et ainsi s’affirmer comme un business partner à part entière.

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