Gestion de la paie, les erreurs les plus fréquentes et leurs conséquences

S’il y a un document qui symbolise la gestion de la paie, c’est bien le bulletin de salaire. 85 % des collaborateurs le consultent systématiquement tous les mois et un tiers a déjà constaté des erreurs. Ces défauts de conformité et irrégularités - qu’ils soient relatifs aux mentions légales, aux cotisations patronales et/ou salariales ou encore aux heures travaillées -, sont susceptibles de se glisser à chaque ligne. Quelles sont les erreurs les plus fréquentes ? Et quelles sont les conséquences au niveau de l’entreprise ? Les risques sont bien réels. La rigueur reste de mise.

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1 – La DSN et son lot d’erreurs potentielles

Si la déclaration sociale nominative (DSN) a été créée pour simplifier la vie des entreprises et les accompagner dans la transformation digitale des démarches administratives et sociales des entreprises, elle génère malheureusement son lot d’erreurs. Le 25 mai 2018, l’Urssaf s’inquiétait d’ailleurs de leur volume, notamment quant aux déclarations des assiettes plafonnées et déplafonnées.

Dans un message adressé aux entreprises, l’organisme rappelait qu’il était « essentiel que la plus grande attention soit portée à la qualité de ces informations déclarées en DSN ». Et pour cause : « Toute omission ou incohérence pourrait avoir un impact sur les droits à la retraite [des] salariés ».

La DSN sécurise la chaîne déclarative, à condition que les informations présentes dans le système d’information soient exactes et régulièrement mises à jour. La qualité des données enregistrées dépend donc de l’entreprise elle-même, mais aussi de la fiabilité et du paramétrage de l’éditeur de logiciels. Lutter contre les incohérences des saisies tout en renforçant les contrôles se révèle primordial. Aussi, il convient de rester à jour concernant le droit social.

Cette alerte de l’Urssaf n’a pas vocation à réprimander les entreprises, mais doit contribuer à leur sensibilisation. Il s’agit d’une nécessité absolue pour éviter des corrections répétées de la DSN ainsi que des pertes de temps pour les gestionnaires de paie.

2 – Le casse-tête de la comptabilisation des temps et des absences

La mauvaise comptabilisation des arrêts maladies, des congés payés ou sans solde, des heures travaillées au taux normal ou encore des heures supplémentaires génère des indus ainsi que des trop perçus. Ces erreurs qui ont des répercussions sur la rémunération des salariés concernés, impactent de facto les finances de l’entreprise.

Et pour cause, qu’elles soient en faveur ou en défaveur des collaborateurs, ces irrégularités donnent lieu à des processus de régulation conduits par les gestionnaires de paie, mais aussi par le service juridique, notamment lorsque les affaires sont portées devant la justice.

En terme de temps et de mobilisation de ressources, il y a donc un coût réel pour l’entreprise. D’autant que les deux parties disposent de trois ans pour contester les montants versés. Cela implique qu’il faille se replonger dans les écritures et la comptabilité sur une plus ou moins longue période pour remettre enfin de l’ordre.

Si le salarié est toujours en poste, l’employeur en cas de trop perçu peut effectuer une retenue qui ne doit pas dépasser 10 % du salaire net. Lorsque le salarié ne fait plus partie de l’entreprise, l’employeur peut contester les trois dernières années du contrat de travail. Un salarié lésé peut également demander réparation. Des intérêts de retard ainsi que des dommages et intérêts peuvent s’ajouter dans le cadre d’une procédure devant les Prud’hommes.

Derrière les enjeux business (impacts sur les résultats de l’entreprise), la marque employeur subit de plein fouet une mauvaise gestion des temps et des absences. L’expérience collaborateur aussi.

3 – Les mentions obligatoires

Le bulletin de paie doit comprendre un certain nombre de mentions légales, à l’instar de la nature et le montant des autres versements et retenues comme les frais de transport domicile/ lieu de travail, les notes de frais ou les compensations.

Or, lorsque les collaborateurs se penchent sur leurs fiches de paie, ils remarquent parfois des anomalies, notamment concernant la convention collective de branche. Son intitulé doit figurer sur le bulletin de paie ou la référence au Code du travail doit être indiquée par rapport aux dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de rupture de la relation de travail.

Face à ce type d’erreur, l’entreprise prend le risque de se voir poursuivie en justice par l’un de ses salariés et de devoir verser des dommages et intérêts.

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Contrôles de l’Urssaf, saisie des Prud’hommes, réputation de l’entreprise mise à mal, détérioration de la relation employeur-salarié ou encore perte de temps font partie des conséquences néfastes pour les sociétés subissant une mauvaise gestion de leur paie. Il est vital de se prémunir face à ces risques en consacrant du temps à l’application rigoureuse de la réglementation. L’actualisation en temps réel des taux, une assistance fiable en matière de droit social, ou encore la contribution des collaborateurs dans la saisie de leurs données se révèlent des facteurs majeurs pour optimiser la gestion de la paie. En effet, ils permettent aux acteurs de la paie de se consacrer pleinement au contrôle des informations.

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