Avec la reconnaissance automatique des factures, gagnez du temps dans la gestion des dépenses d’entreprise !

Tout comme un grand nombre d’entrepreneurs, la gestion des factures n'est pas la tâche que vous préférez… Et c'est normal, ce n’est pas votre cœur de métier ! Entre les fournisseurs, les divers comptes bancaires, les dates de limite de paiement à surveiller, traiter ses factures relève parfois du parcours du combattant. Pourtant, le traitement des factures peut être facilité avec la reconnaissance automatique des factures, aussi connue sous le nom d’OCR. De quoi s'agit-il ? Comment cette technologie peut améliorer la gestion de vos dépenses au quotidien ? Réponses dans cet article !

Reconnaissance automatique des factures : qu’est-ce que c’est ?

La reconnaissance optique des caractères (ou Optical Character Recognition en anglais) est une technologie utilisant l’intelligence artificielle pour automatiser le traitement des factures.

La gestion des factures fournisseurs est un procédé important dans une entreprise. En effet, saisir ses factures permet un suivi constant et précis des règlements et une optimisation de sa trésorerie. Et pourtant, par manque de temps, la plupart des dirigeants ne font pas du traitement des factures une priorité.

Vous en avez assez de saisir manuellement les données figurant sur vos factures fournisseurs ?  L’OCR le fait à votre place ! Elle reconnaît les différents éléments des pièces que vous déposez dans votre outil de facturation :

  • montant à régler,
  • nom de l’entreprise,
  • taux de TVA,
  • date d’échéance,
  • etc.

Une fois reconnues, les données sont transcrites automatiquement dans votre logiciel de factures. Plus besoin de remplir les champs vous-même, il ne vous reste plus qu’à valider. Un véritable gain de temps chaque mois !

5 avantages de la reconnaissance automatique des factures pour votre entreprise

Utiliser la reconnaissance automatique des factures vous apporte de nombreux bénéfices au quotidien, mais également au moment de la révision des comptes.

  1. Vous gagnez du temps chaque jour et vous vous épargnez une tâche rébarbative qui vous empêche de vous concentrer sur les missions qui comptent vraiment.
  2. Les procédures de paiement des factures fournisseurs sont optimisées : vous économisez des ressources humaines et donc de l’argent. En parallèle, vous permettez une gestion simplifiée des achats. Cela pourrait vous encourager à chercher de nouveaux fournisseurs et négocier de nouveaux contrats.
  3. Avec l’OCR, vos pièces comptables sont archivées numériquement. La centralisation de l’intégralité de vos documents dans un lieu sécurisé est rassurante et bien pratique lorsqu’il s’agit de retrouver des factures. Cela ne prend que quelques minutes.
  4. La lecture, l’analyse et la saisie automatisée des données de vos factures vous permettent d’actualiser vos tableaux de suivi, sans intervention humaine. Vous savez en permanence où vous en êtes : quels sont les montants à payer, pour quand et à qui. Vous pouvez enfin disposer d’un prévisionnel de trésorerie à jour, car il prend en compte les entrées et dépenses en temps réel et celles à venir.
  5. Enfin, votre expert-comptable sera ravi d’apprendre que vous avez dit adieu aux saisies manuelles. Les erreurs seront bien moins nombreuses et il lui sera beaucoup plus facile de vérifier les écarts et doublons.

Comment fonctionne la reconnaissance automatique de factures ?

Vous craignez que l’OCR complique votre vie ? Il est vrai que l’arrivée d’un nouvel outil peut parfois semer la confusion plus qu’autre chose. Rassurez-vous, avec l’OCR, c’est tout l’inverse !

Très concrètement, traiter vos factures va devenir une mission simple, rapide et agréable.

Les 4 étapes pour traiter une facture avec l’OCR

  1. Vous scannez la facture si vous l’avez reçue en format papier ou bien vous la téléchargez s’il s’agit d’une facture électronique.
  2. Vous chargez le document numérique dans votre logiciel de facturation.
  3. L’OCR prend en charge l’analyse automatique des données.
  4. Une fois son travail terminé, vous vérifiez les informations et vous validez.

Pour le dirigeant et ses équipes, le temps est l’une des ressources les plus précieuses… La reconnaissance optique des caractères vous permet d’automatiser certains processus comptables et donc de libérer du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier. Vous accélérez le traitement des factures, vous évitez les erreurs de saisie et vous optimisez la remontée d’informations vers votre expert-comptable.

La reconnaissance automatique des factures pour traiter rapidement votre facturation

Le saviez-vous ?

La saisie des factures fournisseurs peut représenter jusqu’à 1/3 du temps de travail d’une entreprise ? 1

Et elle contient souvent de nombreuses erreurs qu’il faudra corriger au moment du bilan.
Vous avez déjà inversé le montant du HT et celui de la TVA ? Cette erreur est très courante et n’est qu’un exemple parmi tant d’autres !

Avec l’OCR, ce type de maladresse disparaît définitivement de votre vie. La saisie automatique, c’est tout simplement plus de rapidité et de fluidité dans votre gestion comptable.

 

Retrouvez une trésorerie sereine avec la reconnaissance automatique des factures

Faciliter le traitement de vos factures, c’est aussi ouvrir la porte à l’optimisation de votre trésorerie ! Vous rencontrez des difficultés à garder la tête hors de l’eau ? Vous manquez de visibilité sur les mois, les semaines et même les jours qui viennent ? Vous n’êtes pas seul ! Selon le baromètre 2021 de Bpifrance, 16 % des TPE & PME déclarent avoir du mal à financer l’exploitation courante.

Autre chiffre essentiel qui montre bien l’importance d’une bonne gestion financière : 50 % des dirigeants de PME ont sacrifié leur propre salaire au cours de leur première année d’activité à cause de retards de paiement et des problèmes de trésorerie2.

Pour ne pas vous retrouver dans la situation où vous ne pouvez plus financer votre production, une gestion optimisée de votre trésorerie est indispensable ! Pour cela, votre comptabilité doit être à jour en permanence. Comment planifier si vous travaillez avec des données caduques ?

Grâce à l’OCR, non seulement la saisie des factures fournisseurs est automatisée, mais les informations liées à leur paiement aussi. Vous disposez donc d’un provisionnel de trésorerie actualisé en temps réel : il intègre les factures que vous avez déjà réglées et celles qui ne le sont pas encore.

Le statut de chacune des factures et leur échéance est donc très clair : fini les mauvaises surprises qui vous obligent à trouver des solutions en urgence. Vous pouvez choisir le meilleur moment pour payer en fonction de l’état de votre trésorerie. Vous gardez la maîtrise de votre situation financière et vous pouvez agir rapidement lorsque la situation l’exige.

Fini aussi les pénalités dues à un retard de paiement. Lorsqu’une facture arrive à échéance, vous recevez une alerte. Une fois le règlement effectué, vous n’avez rien à faire de plus : le statut de votre facture est automatiquement mis à jour.

En un mot, l’OCR vous permet de mieux anticiper votre besoin en fonds de roulement et donc d’éviter les financements de dernière minute qui génèrent des frais importants.

Utiliser la reconnaissance automatique des factures, c’est sans aucun doute la solution idéale pour votre TPE. Pour vous, c’est un véritable gain de temps et une gestion optimisée de votre comptabilité. Pour votre entreprise, c’est l’opportunité d’une vision plus stratégique sur le plan financier.

Avec Cegid Quadra Entreprise et Saisie Box, vous pouvez maintenant traiter vos factures en quelques secondes, mais vous pouvez aller plus loin encore en les réglant en un clic, directement depuis votre logiciel de gestion, sans avoir à vous connecter à votre compte bancaire.

    1. Legalstart
    2. Rapport de l’observatoire des délais de paiement – 2021

 


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