Avec la reconnaissance automatique des factures, gagnez du temps dans la gestion des dépenses d’entreprise !

Reconnaissance automatique des factures : qu’est-ce que c’est ?

La reconnaissance optique des caractères (ou Optical Character Recognition en anglais) est une technologie utilisant l’intelligence artificielle pour automatiser le traitement des factures.

La gestion des factures fournisseurs est un procédé important dans une entreprise. En effet, saisir ses factures permet un suivi constant et précis des règlements et une optimisation de sa trésorerie. Et pourtant, par manque de temps, la plupart des dirigeants ne font pas du traitement des factures une priorité.

Vous en avez assez de saisir manuellement les données figurant sur vos factures fournisseurs ? L’OCR le fait à votre place ! Elle reconnaît les différents éléments des pièces que vous déposez dans votre outil de facturation :

• montant à régler,
• nom de l’entreprise,
• taux de TVA,
• date d’échéance,
• etc.

Une fois reconnues, les données sont transcrites automatiquement dans votre logiciel de factures. Plus besoin de remplir les champs vous-même, il ne vous reste plus qu’à valider. Un véritable gain de temps chaque mois !

5 avantages de la reconnaissance automatique des factures pour votre entreprise

Utiliser la reconnaissance automatique des factures vous apporte de nombreux bénéfices au quotidien, mais également au moment de la révision des comptes.

1. Vous gagnez du temps chaque jour et vous vous épargnez une tâche rébarbative qui vous empêche de vous concentrer sur les missions qui comptent vraiment.
2. Les procédures de paiement des factures fournisseurs sont optimisées : vous économisez des ressources humaines et donc de l’argent. En parallèle, vous permettez une gestion simplifiée des achats. Cela pourrait vous encourager à chercher de nouveaux fournisseurs et négocier de nouveaux contrats.
3. Avec l’OCR, vos pièces comptables sont archivées numériquement. La centralisation de l’intégralité de vos documents dans un lieu sécurisé est rassurante et bien pratique lorsqu’il s’agit de retrouver des factures. Cela ne prend que quelques minutes.
4. La lecture, l’analyse et la saisie automatisée des données de vos factures vous permettent d’actualiser vos tableaux de suivi, sans intervention humaine. Vous savez en permanence où vous en êtes : quels sont les montants à payer, pour quand et à qui. Vous pouvez enfin disposer d’un prévisionnel de trésorerie à jour, car il prend en compte les entrées et dépenses en temps réel et celles à venir.
5. Enfin, votre expert-comptable sera ravi d’apprendre que vous avez dit adieu aux saisies manuelles. Les erreurs seront bien moins nombreuses et il lui sera beaucoup plus facile de vérifier les écarts et doublons.

Comment fonctionne la reconnaissance automatique de factures ?

Vous craignez que l’OCR complique votre vie ? Il est vrai que l’arrivée d’un nouvel outil peut parfois semer la confusion plus qu’autre chose. Rassurez-vous, avec l’OCR, c’est tout l’inverse !

Très concrètement, traiter vos factures va devenir une mission simple, rapide et agréable.

Pour le dirigeant et ses équipes, le temps est l’une des ressources les plus précieuses… La reconnaissance optique des caractères vous permet d’automatiser certains processus comptables et donc de libérer du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier. Vous accélérez le traitement des factures, vous évitez les erreurs de saisie et vous optimisez la remontée d’informations vers votre expert-comptable.

Utiliser la reconnaissance automatique des factures, c’est sans aucun doute la solution idéale pour votre TPE. Pour vous, c’est un véritable gain de temps et une gestion optimisée de votre comptabilité. Pour votre entreprise, c’est l’opportunité d’une vision plus stratégique sur le plan financier.

Avec Cegid Quadra Entreprise et Saisie Box, vous pouvez maintenant traiter vos factures en quelques secondes, mais vous pouvez aller plus loin encore en les réglant en un clic, directement depuis votre logiciel de gestion, sans avoir à vous connecter à votre compte bancaire.