Gestion de la paie digitalisée : comment faire évoluer ses compétences ?

C’est quoi, une paie digitalisée ?

Aujourd’hui, il s’agit de dématérialiser les bulletins de paie (envoi des fiches de paie, traitement des éléments de rémunération, réalisation des notes de frais, suivi des salaires…) et de digitaliser la gestion administrative du personnel (établissement des déclarations sociales auprès des différents organismes tels que les caisses de retraite, les mutuelles, etc.).

Les 5 bonnes raisons de digitaliser une gestion de paie

Bien évidemment, les avantages d’une gestion de paie digitalisée sont nombreux :

• Hausse de la productivité de l’ensemble du service RH,
• Gain de place (stockage numérique : plus besoin de locaux dédiés à l’archivage de documents),
• Contribution à la protection de l’environnement (réduction du nombre d’impressions et de l’utilisation du papier),
• Optimisation des coûts de gestion (génération d’économies, notamment grâce au passage au bulletin de paie électronique),
• Fluidification des processus (baisse des tâches chronophages pour les collaborateurs, traçabilité facilitée, centralisation des données…).

Mise en place un service paie digital et performant : comment procéder ?

Le choix d’un outil dédié à la gestion digitalisée de la paie est incontournable. L’objectif ? Gérer et automatiser l’ensemble des processus des ressources humaines, dont la paie. Un logiciel de paie est donc notamment capable de :

• Gérer l’épargne salariale,
• Etablir les bulletins de paie en prenant en compte des éléments variables,
• Dématérialiser et archiver les bulletins de paie,
• Réaliser la télédéclaration des déclarations sociales nominatives,
• Générer des tableaux de bord en vue du reporting, etc.

L’autre avantage d’un tel outil est la mobilité : les collaborateurs ont accès à l’interface depuis n’importe quel endroit étant donné qu’une connexion internet suffit pour travailler. A l’heure où le télétravail est de mise en raison de la pandémie de Covid-19, la flexibilité et la souplesse sont essentielles.

Cependant, il ne s’agit pas simplement de disposer d’une solution adaptée pour digitaliser un service paie ! Pourquoi ? Avec la transformation numérique, le métier de gestionnaire de paie prend une nouvelle dimension. Le logiciel est donc un support qui redéfinit le poste de gestionnaire.

Le gestionnaire de paie est au cœur de l’évolution !

Aujourd’hui, c’est le gestionnaire de paie qui analyse, pilote et optimise. Quelles sont les caractéristiques de cette fonction digitalisée ?

Des compétences techniques sont nécessaires, à commencer par la maîtrise de l’outil numérique : on parle de moins en moins du métier d’« opérateur de saisie » mais plutôt d’un gestionnaire capable d’être rapidement à l’aise avec les solutions digitales dédiées à la gestion de la paie. Une parfaite connaissance des questions sociales est aussi incontournable.

Quid des soft skills ? Une capacité d’adaptation est requise : les réglementations évoluant constamment, le gestionnaire de paie doit opérer une veille rigoureuse et permanente pour respecter la loi. Des qualités de communication sont aussi les bienvenues pour déléguer des missions aux autres salariés. Enfin, le gestionnaire de paie doit être doté d’une vision globale et prédictive pour recentrer son métier et celui de ses collaborateurs sur des missions à forte valeur ajoutée et axées sur le côté humain.

Comment faire évoluer les compétences de vos collaborateurs ?

Qui dit mise en place de nouveaux outils dit nécessaire évolution des compétences. La digitalisation et la revalorisation du service paie doivent être réalisées dans une démarche progressive et pédagogique. Un accompagnement des salariés concernés est donc indispensable.

Premièrement, il est pertinent de proposer des formations (via des organismes spécialisés) sur la transformation digitale de la fonction RH avec des modules consacrés à la gestion de la paie. Les objectifs ? Comprendre les enjeux et les impacts de la digitalisation du service paie, réaliser un diagnostic de la maturité digitale du service paie de l’entreprise, adapter les outils, identifier les bons indicateurs de performance pour progresser…

Deuxièmement, les solutions digitales de gestion de paie proposent également des formations. C’est le cas de Cegid, dont les formations (en présentiel ou à distance) permettent de maîtriser rapidement les logiciels de gestion de paie. Chaque collaborateur pourra prendre en main le nouvel outil, peu importe son niveau, grâce à des sessions interactives. L’idée est de parvenir à éditer des bulletins de paies justes, tout en prenant en compte les informations variables, et de répondre aux obligations légales.