Paie & Ressources Humaines

Manager à distance ou comment continuer à piloter l’activité de l’entreprise ?

23 Avr 2020

En temps de crise, le télétravail apparaît comme la solution miracle pour maintenir l’activité de l’entreprise. Le travail à distance n’aime pas pour autant l’improvisation. Anticiper sa mise en place reste la première des recommandations. Mais lorsqu’on ne s’y est pas préparé – par manque de temps ou de conviction –, comment prendre le train en marche sans trop de pertes ni fracas ? En clair, comment piloter au mieux ses équipes et conserver un haut degré de performance individuelle et collective ? Entre agilité, soft skills et applications dédiées, le manager à distance trouve son salut.

Télétravail : une pratique de plus en plus plébiscitée

En 2019, une étude Ifop réalisée pour le compte de Malakoff Médéric Humanis1 soulignait la montée du télétravail dans les usages. 29 % des collaborateurs, contre 25 % deux ans plus tôt, ont exercé leur profession à leur domicile, dans un lieu tiers type coworking ou encore dans des bureaux mis à disposition par l’entreprise en dehors des locaux habituels. La pratique des dirigeants, qu’elle soit occasionnelle ou régulière, a augmenté de la même manière : 30 % d’entre eux y ont eu recours contre 26 % en 2017.

Une pratique de plus en plus plébiscitée pour différentes raisons. En effet, 54 % des personnes interrogées voient dans le télétravail un moyen de réduire voire de supprimer le temps de trajet entre leur domicile et leur lieu de travail.

C’est aussi pour eux une façon :

  • de gagner en autonomie en organisant eux-mêmes leurs journées de travail (36 %) ;
  • d’être plus efficaces (36 %) ;
  • de mieux concilier vie privée/ vie professionnelle (32 %).

Les collaborateurs se révèlent donc moins fatigués et moins stressés. Le télétravail participe ainsi à améliorer la qualité de vie au travail (QVT).

L’encadrement du télétravail, entre obligations et recommandations

La part du télétravail occasionnel et régulier reste majoritaire (environ 20 %), probablement parce qu’il suffit d’un simple accord entre l’employeur et le collaborateur pour le mettre en place. Un accord collectif ou une charte n’est plus obligatoire depuis le 1er avril 2018. Seuls 9 % des sondés affirment que la mise en place du télétravail au sein de leur organisation a été contractualisée, et ce, qu’ils soient dirigeants ou collaborateurs.

Encadrer le télétravail reste pourtant recommandé. Il peut notamment être formalisé par écrit pour les TPE, mais aussi après avis du Comité social et économique (CSE) dans les entreprises de 50 salariés et plus. Cela permet d’éviter à l’entreprise d’éventuels litiges (accident du travail, droit à la déconnexion…) lors de sa mise en œuvre collective. Le document doit répondre à plusieurs questions, comme les conditions de passage au télétravail, le contrôle du temps de travail ou encore les horaires auxquels peuvent être contactés les collaborateurs.

A noter que si l’employeur refuse d’accorder le télétravail à un collaborateur, il doit motiver sa réponse.

Le télétravail, le recours en cas de circonstances exceptionnelles

Une fois que ce mode d’organisation du travail est anticipé, les sociétés se révèlent plus solides pour faire face à des conditions exceptionnelles, internes ou externes, indépendantes de leur volonté.

Autrement, elles doivent s’adapter dans l’urgence. Ce fut le cas à l’occasion de la grève nationale interprofessionnelle massivement suivie en décembre 2019 et janvier 2020. Des entreprises non-pratiquantes ont dû faire preuve d’une sacrée agilité en mettant en place le télétravail du jour au lendemain.

De même, lors de la crise mondiale du coronavirus. La ministre du Travail Muriel Pénicaud a invité les entreprises à recourir au télétravail dès le 13 mars lors d’un interview accordé à Franceinfo. « J’en appelle à tous les employeurs, à toutes les entreprises, à toutes les associations : tout ce qui peut se faire en télétravail doit être fait en télétravail. Il faut s’organiser pour ça », a-t-elle déclaré.

Le but étant avant tout de maintenir le plus possible l’activité des entreprises.

Les modalités du recours au télétravail

Lorsqu’un collaborateur est en télétravail, l’employeur doit lui fournir les équipements nécessaires pour réaliser ses missions à domicile. On pense notamment à un ordinateur par exemple. Il doit aussi vérifier que les salariés disposent d’une assurance qui couvre le matériel mis à disposition, mais aussi l’espace du domicile dédié à l’activité professionnelle.

Les salariés peuvent contacter leur assureur habitation pour les informer de leur situation et demander une attestation qu’ils transmettront à leur employeur.

Il est bien entendu, pendant le confinement lié au coronavirus, interdit de demander à un collaborateur placé en activité partielle, de réaliser du télétravail sous peine de sanctions :

  • remboursement des sommes perçues au titre du chômage partiel ;
  • interdiction de bénéficier d’aides publiques pendant 5 ans ;
  • deux ans d’emprisonnement et 30 000 euros d’amende.

Les soft skills au secours du management à distance

D’après une étude2 dévoilée le 6 avril 2020 et menée par la chaire Compétences, Employabilité et Décision RH de l’EM Normandie, le télétravail à temps plein concerne 25 % des collaborateurs depuis le confinement imposé à partir du 17 mars 2020 dans le cadre de la lutte contre le coronavirus. Ils étaient 2 % avant la pandémie.

Cette situation inédite oblige les entreprises, surtout celles qui s’appuient sur un modèle « command and control », à repenser leur organisation et leur management. Comment maintenir les activités tout en restant performantes ?

Selon l’enquête, 17 compétences comportementales influent les performances des collaborateurs en « full remote ». Deux soft skills ont particulièrement des conséquences négatives : la capacité à créer des solutions innovantes et la prise de risque. En revanche, cinq compétences comportementales ont une influence positive significative :

  • comprendre son organisation ;
  • la promouvoir ;
  • résoudre un problème complexe ;
  • identifier des personnes ressources ;
  • se connaître.

L’étude conclut que les télétravailleurs les plus performants n’ont pas uniquement des interactions avec leur manager, ils sont en contact avec leurs pairs ainsi que différents services de l’entreprise. Plus autonomes, ils ont également un meilleur rapport au temps modifié. C’est-à-dire qu’ils gèrent bien cette flexibilité induite par le télétravail et organisent comme ils le souhaitent leur emploi du temps. Ils savent aussi rendre leur travail visible aux yeux des autres collaborateurs.

Les 3 clés du manager à distance

1/ Pour les auteurs de l’étude, la mise en place du télétravail doit donc s’accompagner par exemple de réunions virtuelles, notamment de visioconférences, qui permettent aux collaborateurs de partager avec l’équipe ce qui a été accompli et l’agenda à venir. Le manager doit alors s’assurer que chacun puisse s’exprimer au cours de ces rendez-vous.

2/ Afin de ne pas être l’unique référent, le manager a tout intérêt également à créer des interactions entre les salariés en adoptant le travail en mode projet. Plus largement, il est logique qu’un télétravailleur rencontrant des problèmes techniques avec son matériel puisse contacter directement le service IT sans passer par son supérieur hiérarchique. CQFD.

3/ Il convient également de mesurer le climat social, en s’appuyant sur des indicateurs clés (data et verbatims). L’étude préconise donc de se doter d’outils pour surveiller en temps réel la situation et adapter en conséquence sa politique de management.

Concernant les processus de l’organisation, il semble que les télétravailleurs performants soient davantage dans « le respect des process et le conformisme que dans l’innovation », souligne l’enquête. Pour autant, la crise « devrait être l’opportunité d’innover, tant pour les clients et les produits que pour l’organisation du travail », analysent les auteurs.

Parce qu’ils sont autonomes, responsables et capables de rester visibles auprès de leur manager comme de leurs collègues, ces télétravailleurs parviennent à sortir leur épingle du jeu en matière de performance. A distance, il est impossible pour les dirigeants et managers de pratiquer la surveillance à tout crin. Ils doivent alors repenser leur rôle et les indicateurs à suivre. En effet, avec des télétravailleurs en capacité de gérer leur temps comme ils le souhaitent, il est impératif que les managers se concentrent sur les résultats attendus plutôt que sur les heures de pause déjeuner par exemple. Réinjecter de la confiance dans les relations reste chaudement recommandé. Et probablement davantage en période de crise.

 

1 Etude, « Télétravail, regards croisés salariés et dirigeants », Ifop pour Malakoff Médéric Humanis, février 2019

2 Etude, « FullRemoteSkills : quelles compétences pour être un télétravailleur performant ? », EM Normandie, Chaire compétences, employabilité et décision RH, avril 2020

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