Gestion de crise : quels impacts pour la paie ?

Gestion de crise en entreprise : la paie en première ligne

Chaque soir, à 20 h, les Français se mettent à leur fenêtre pour applaudir et saluer l’engagement des personnels de santé dans la lutte contre le COVID-19. Cet hommage pourrait s’adresser tout aussi bien aux services de la paie, qui étaient déjà à l’œuvre pour gérer les incidences des grèves et des gilets jaunes. Avec la pandémie, ils s’adaptent à la publication quasi quotidienne d’ordonnance et décrets sur le traitement des informations pour établir les paies.

Avant même de traiter ces aspects juridiques, la fonction RH, comme tout autre service de l’entreprise, a basculé en télétravail et ses équipes confinées maintiennent la qualité de service. Entreprise fermée ou ouverte, cette situation inédite l’expose à des défis technologiques et organisationnels.

Le télétravail et l’organisation du service de paie en situation d’urgence

Le premier défi porte sur le vécu de chaque salarié. Si une majorité se déclare motivée, quatre sur dix indiquent rencontrer des difficultés, voire être en souffrance en raison d’un manque de contact avec ses collègues et une peur de ne pas satisfaire les attentes de l’entreprise. Ici, le rôle des managers s’avère décisif pour animer le lien collectif, mais également gérer le surcroit de travail. Le second défi concerne le matériel : les équipes ne disposent pas des mêmes outils et accès qu’au bureau. L’appui de l’assistance informatique peut bien souvent rendre les situations moins compliquées et anxiogènes.

Le troisième défi relève des précautions à prendre dans le traitement des données concernant le personnel de l’entreprise. La mise en place rapide et improvisée du télétravail peut exposer l’organisation à des failles de sécurité. Voici quelques points de vigilance pour les éviter :

• utiliser les équipements mis à disposition par l’entreprise (quand c’est possible)
• rappeler les consignes de sécurité de l’entreprise
• mettre à jour tous les équipements nécessaires au travail
• s’assurer la protection d’un antivirus
• modifier les mots de passe et opter pour un format long et complexe
• sécuriser la connexion WIFI du domicile
• se méfier des messages inattendus qui visent à collecter des informations ou procéder à des virements inhabituels
• durcir le processus de sauvegarde des données
• surveiller les accès externes aux serveurs

Si les conditions de sécurité informatique ne sont pas réunies, les ordonnances organisant le marché du travail pendant le confinement permettent d’utiliser la fermeture partielle par roulement de service. Cette solution permet de revenir physiquement dans l’entreprise, en respectant les gestes barrières, et de procéder aux opérations de paie ne pouvant être réalisées à distance ou en externe.

Du confinement au déconfinement : des évolutions et des précisions pour faire face à la situation

À l’approche de la sortie de confinement, de nouvelles règles se profilent. Les ordonnances parues mercredi 22 avril indiquent le chemin. Une nouvelle phase d’adaptation s’amorce, qui durera vraisemblablement jusqu’à la fin de l’été.

Le changement le plus significatif porte sur l’activité partielle. Celle-ci s’applique pour l’ensemble des salariés depuis la loi d’urgence sanitaire dans les entreprises où le télétravail est impossible, et concerne aussi tous les collaborateurs dans l’impossibilité de continuer à travailler pour ‘une des raisons suivantes :

• personne vulnérable au virus SARS-CoV-2
• partage du même domicile qu’une personne vulnérable
• parent d’un enfant de moins de 16 ans
• parent d’une personne en situation de handicap faisant l’objet d’une mesure d’isolement, d’éviction ou de maintien à domicile.

On note que ces salariés vont pouvoir de nouveau capitaliser des jours de congés, ce que ne permettait pas un arrêt de travail. À partir du 1er mai 2020, ils toucheront :

• 70% du salaire brut (84% du salaire net) dans la limite de 4,5 SMIC,
• 100% pour les salariés rémunérés au SMIC,
• 100% en période de formation accordée avant le 28 mars 2020,
• le complément de rémunération éventuel sur la base légale du SMIC à 1 208 euros.

Au passage, le ministère du Travail apporte deux précisions importantes. D’une part, les indemnités compensatoires de chômage partiel sont soumises à l’impôt sur le revenu et à la CSG-CRDS au taux prévu pour les revenus de remplacement (6,79 %). Elles restent exonérées de cotisations sociales. Les entreprises continuent donc à appliquer le prélèvement à la source. D’autre part, si 70 % du salaire brut représentent moins de 8,03 euros de l’heure, l’indemnité à verser doit être calculée sur la base de 8,03 euros par heure d’activité partielle.

Gestion du temps de travail, des jours de repos, des RTT et des congés payés en temps de crise

Depuis le confinement, l’entreprise peut si nécessaire demander à ses salariés de travailler plus longtemps comme le prévoit l’ordonnance du 25 mars 2020. Celle-ci permet aussi d’imposer unilatéralement des jours de repos ou d’en réduire le nombre, conformément à la convention collective de l’organisation.

Relativement à la prise de congés payés, l’entreprise peut décider d’imposer jusqu’à 6 jours ouvrables jusqu’au 31 décembre 2020. En ce qui concerne les congés à liquider avant le 31 mai prochain, les salariés doivent les utiliser en priorité sur les éventuelles RTT qui pourront, elles, être prises d’ici la fin de l’année (dans la limite de 10 sur l’ensemble de l’année). En outre, le 25 mars dernier, le ministère du Travail a donné la possibilité de fractionner le congé principal des salariés s’il est supérieur à 12 jours sans avoir à obtenir leur accord.

En cas d’heures supplémentaires au-delà de la durée légale entre le 16 mars et la fin de l’état d’urgence — le 24 mai 2020 à ce jour —, le montant annuel est porté à 7 500 euros, contre 5 000 euros en temps normal. Cette disposition concerne aussi les heures complémentaires des salariés à temps partiel ainsi que la majoration de rémunération contre le rachat de jours de repos.

Relevons enfin que la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat (PEPA) peut être de 1 000 euros en l’absence d’accord d’intéressement et de 2 000 euros quand il en existe un. Le délai de versement est reporté au 31 août 2020 au lieu du 30 juin 2020, et les critères d’obtention sont élargis aux conditions de travail liées à la crise du COVID-19.

À chaque Conseil des ministres, de nouvelles dispositions sont prises pour ajuster les précédentes et s’adapter à l’évolution de la situation. De nouveaux changements interviendront certainement dans les semaines à venir pour accompagner le déconfinement, durant lequel le télétravail reste encouragé, puis pour faciliter la reprise d’activité. La fonction RH a tout intérêt à communiquer régulièrement auprès des salariés pour les informer et les rassurer dans ce contexte exceptionnellement évolutif.

Sources :
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000041755940&categorieLien=id
http://www.odoxa.fr/sondage/covid-19-bouleverse-deja-modifiera-durablement-rapport-francais-travail/
https://activitepartielle.emploi.gouv.fr/aparts/