Paie & Ressources Humaines

Gestion de crise : rester en conformité, un défi RH

12 Juin 2020

La mise en conformité reste un enjeu majeur de l’entreprise porté notamment par la fonction RH. Avec la crise du coronavirus, les professionnels RH sont sur le front pour garantir la mise en application des nouvelles mesures en un temps record. Une nécessité absolue pour permettre la poursuite de l’activité et la pérennité de la société.

Conformité de l’entreprise : la fonction RH au premier plan

Les évolutions légales et réglementaires ont coutume de rythmer le quotidien de la fonction RH. Les yeux rivés sur le calendrier social et fiscal, les professionnels RH scrutent les moindres changements susceptibles d’impacter leurs activités. Ces dernières années, la DRH n’a pas été épargnée. Entre la loi Travail, les ordonnances Macron, le Règlement général pour la protection des données (RGPD), le prélèvement à la source (PAS) ou encore la loi Liberté de choisir son avenir professionnel, elle a été surentraînée à faire preuve de réactivité et d’agilité pour s’adapter, même si un professionnel RH sur deux se sent dépassé.

La loi d’urgence sanitaire, instaurée dans le cadre de la lutte contre le coronavirus, s’inscrit finalement dans une sorte de continuité. Et maintient la fonction RH dans un état de vigilance permanente.

En effet, c’est dans un laps de temps relativement court, qu’elle a pris connaissance des modifications provisoires de plusieurs textes du Code du travail dans le but de permettre aux entreprises de poursuivre leurs missions. Dans les grandes lignes, plusieurs dispositifs ont été repensés pour répondre à l’urgence. Ainsi, la demande d’activité partielle a été assouplie, le recours au télétravail facilité la prévention sur la sécurité et la santé des collaborateurs renforcée.

Après le choc, l’action : la fonction RH aux commandes

Après les annonces du gouvernement, la fonction RH s’est intéressée aux détails des ordonnances pour comprendre concrètement ce que signifiait leur mise en application. Plusieurs questions ont alors animé les équipes RH notamment en matière d’organisation du travail.

Comment mettre en place le télétravail pour les collaborateurs qui le peuvent ? Comment accompagner ceux en chômage technique total ou en activité partielle ? Que mettre en place pour garantir la sécurité des salariés contraints de braver le confinement pour se rendre sur le terrain ? Chacune des nouvelles mesures d’urgence déclenche une réflexion sur la nécessité d’appliquer des procédures spécifiques.

Afin de comprendre clairement les textes et leurs impacts pour l’entreprise afin de rester en conformité, il est recommandé de se rapprocher de son service juridique interne, de son cabinet juridique, de son éditeur SIRH, mais également des institutions comme le ministère du travail, le ministère de l’économie et des finances, la médecine du travail ou encore auprès de la Cnil. En effet, la Commission nationale de l’informatique et des libertés a par exemple rappelé que le coronavirus ne justifiait pas la collecte d’« informations relatives à la recherche d’éventuels symptômes présentés par un employé/agent et ses proches ».

Et d’ajouter : « Il n’est donc pas possible de mettre en œuvre, par exemple des relevés obligatoires des températures corporelles de chaque employé/agent/visiteur à adresser quotidiennement à sa hiérarchie, ou encore, la collecte de fiches ou questionnaires médicaux auprès de l’ensemble des employés/agents. »

Une fois ces prises d’information réalisées, la fonction RH est en capacité de mettre en place les actions adéquates.

A noter que de nouvelles mesures peuvent survenir tout au long de la crise du coronavirus et que la fonction RH doit s’y préparer.

Renforcer la communication RH pendant la crise

Mais une fois la gestion réglementaire et administrative assurée, l’état d’urgence a surtout réaffirmé la nécessité pour l’entreprise de renforcer la communication RH en temps de crise. Il est ainsi apparu essentiel de garder le contact avec chaque collaborateur pour :

  • Répondre à leurs diverses sollicitations ;
  • Leur transmettre les informations relatives aux changements intervenus dans l’entreprise.

Même avec des collaborateurs en télétravail à temps complet, la fonction RH doit continuer à réaliser ses tâches quotidiennes, qu’il s’agisse de la gestion de la paie, des temps et des absences, des notes de frais, des formations… En somme, de l’onboarding à l’offboarding, les professionnels RH doivent répondre présents.

Anticiper l’après crise ?

Enfin, la fonction RH doit anticiper l’après confinement, le retour progressif  et l’aménagement du poste de travail le cas échéant. Pour cela, elle doit rapidement tirer les enseignements des événements passés. A-t-elle éprouvé des difficultés pour rester en conformité ? Disposait-elle des outils nécessaires pour remplir sa mission ou doit-elle envisager des investissements en la matière ?

Dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire, les mesures imposées aux entreprises sont provisoires. A ce jour, elles entrent en vigueur jusqu’au 31 décembre 2020. Pour autant, certaines d’entre elles pourraient rester d’actualité après cette date. C’est le cas notamment des mentions obligatoires à faire figurer sur le bulletin de paie dans le cadre de l’activité partielle. En effet, les entreprises ont jusqu’au 26 mars 2021 pour se mettre en conformité sur ce point. Pour les professionnels RH, recevoir des notifications ou des alertes leur reprécisant ces informations se révèleront forcément utiles pour éviter des erreurs dans le futur et d’éventuelles sanctions financières de l’administration.

Plus globalement, la fonction RH doit préparer son plan d’action pour réussir le retour au travail des collaborateurs au moment du déconfinement, que celui-ci ait lieu le 11 mai 2020 ou ultérieurement.

Tout au long d’une crise, la fonction RH doit rester attentive afin d’être prête à parer toutes éventualités. La crise sanitaire du coronavirus a mis en exergue plus que jamais indispensable de rester agile. Assurer une veille réglementaire, analyser les impacts de la crise sur le fonctionnement de l’organisation et établir un plan d’action se révèlent essentiel pour se mettre en permanence en conformité, tout en s’assurant du recul nécessaire à la fiabilité. 

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