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Gestion à l’affaire : pourquoi un ERP Cloud change la donne

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ERP Moyennes entreprises

10 septembre 2018

Gérer une activité à l’affaire implique d’adopter une véritable organisation en mode projet, de bout en bout. Pour y parvenir, un pilotage à 360 degrés est essentiel afin de disposer de l’ensemble des indicateurs utiles tout au long de la vie du projet. Et c’est là qu’un ERP Cloud peut faire la différence pour une organisation.

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La gestion à l’affaire concerne principalement des projets liés à des activités de services comme par exemple ceux que l’on peut observer dans l’industrie des services numériques. Ils peuvent nécessiter une planification de multiples intervenants sur un projet pouvant se dérouler sur plusieurs mois. Pourtant, malgré l’enjeu de continuité et de fiabilité que ce fonctionnement implique, certaines entreprises fonctionnent encore avec des patchworks de systèmes d’information ou de simples fichiers Excel.

Les conséquences sont nombreuses : données en doublon, manque de réactivité, risque d’erreurs… L’absence d’un partage efficace des informations et d’une vue globale des flux fait inévitablement obstacle à la recherche de performance. Or, face à la crise, un tel handicap s’avère hautement problématique.

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Un ERP Cloud pour répondre aux spécificités de pilotage de la gestion à l’affaire

S’appuyer sur un outil de gestion centralisé est la solution préférée par les dirigeants d’entreprise voulant mettre en place une véritable « tour de contrôle » au sein de laquelle ils vont pouvoir suivre efficacement chacune de leurs affaires. Une plateforme ERP intégrée joue ce rôle à merveille, en particulier si elle a été développée nativement dans le Cloud.

En effet, les ERP Cloud de nouvelle génération ont été développés pour dépasser les principaux écueils remontés par les entreprises dans leurs usages ERP. Il en va ainsi en particulier pour leurs modules CRM et gestion de projets, qui traditionnellement obtenaient les moins bonnes notes (6,2 et 6,3 sur 10) en termes d’évaluation de performance, d’après une étude ERP Survey menée par CXP.

Les modules intégrés dans les ERP Native Cloud viennent rebattre les cartes, ce qui explique que 61 % des entreprises avancées dans leur transformation digitale se déclarent satisfaites de leur ERP, contre seulement 30 % quand elles n’ont pas entamé ces changements structurants.

Un module de gestion d’affaire intégré dans une plateforme ERP de nouvelle génération rend en effet possible d’accéder sur demande à l’état d’avancement d’un projet, au temps effectif passé pour réaliser les opérations, aux taux de marge à appliquer selon les intervenants mobilisés, mais aussi au respect des délais et plannings ou aux coûts liés aux achats requis pour mener le projet. Un tel module entre en effet en interaction avec beaucoup de fonctionnalités des ERP qui dépassent la partie affaires (relation et facturation des approvisionnement clients, fournisseurs, achats…), ce qui permet de fédérer les services autour d’une vision cohérente, sans angle mort. C’est pourquoi il est souvent question de « vision 360° » pour décrire ce type d’approche. Avec un suivi à la fois rigoureux et ouvert sur toutes les données de l’entreprise et de son écosystème, une organisation devient capable de procéder à tout moment à un réajustement de sa production comme de ses coûts.

« En un mot, les entreprises se mettent en position d’anticiper les situations et non de les subir. »

Faire face à la crise grâce au suivi financier en temps réel de l’ERP Cloud

Avancement des réalisations des tâches du projet, suivi du niveau des stocks, analyse des temps passés par les collaborateurs, engagements des commandes d’achat, accès aux factures comptabilisées… Toutes les informations liées au projet doivent être collectées et analysées en temps réel. Cette condition sine qua non pour veiller au respect du budget envisagé initialement, l’est d’autant plus en période de tension et d’incertitude.

« La dimension collaborative favorisée par une solution Cloud, aisément accessible via une simple connexion Internet, offre une réelle interactivité à tous les intervenants mobilisés ! L’accès en temps réel au système fluidifie les processus de facturation liés à la collecte des informations relatives à l’avancement de chaque affaire et offre ainsi une visibilité totale et en temps réel également aux décideurs. La clé d’une réactivité nécessaire à un pilotage précis d’une activité de services. »

Norbert JAMET – CHEF DE PRODUIT CHEZ CEGID

Lors de la modélisation d’un projet, chaque tache à réaliser va pouvoir être définie et affectée aux différents contributeurs du projet. Cette modélisation sera répercutée dans la ventilation budgétaire du projet indispensable au suivi précis qui sera réalisé au fil de l’avancement du projet au gré des différentes réalisations.

C’est en particulier sur cet aspect que l’ERP Cloud fait la différence : grâce aux accès web proposés (depuis un navigateur ou une application mobile), la collecte des informations issues des collaborateurs mobilisés tout au long du projet au gré de leurs interventions va être facilitée. Les tableaux de bord qui en découlent ainsi actualisés en temps réel, offrant un suivi au jour le jour de l’avancement de l’affaire par rapport aux différents postes budgétaires. Un aspect critique pour permettre un pilotage rigoureux de la bonne exécution du projet et de la bonne maitrise de ses coûts… Hors de question d’attendre six mois pour découvrir qu’un projet n’est pas rentable !

En cas de dérive, la capacité à réagir rapidement est primordiale, que ce soit par des dispositions organisationnelles en interne (en réallouant les ressources à mobiliser par exemple) ou par la négociation d’un avenant au contrat signé avec le client. Cette capacité d’adaptation est aujourd’hui extrêmement importante face aux incertitudes provoquées par la crise sanitaire et économique due au coronavirus.

L’organisation mondiale du commerce estime ainsi que les échanges commerciaux pourraient de manière générale diminuer de 30 % en Europe, mais cette vision évolue mois après mois ; les entreprises cherchent en conséquence à pouvoir s’adapter au plus près des évolutions de leurs indicateurs.

« Être agile et flexible est devenu plus que jamais essentiel pour une entreprise. »

En somme, gérer une activité à l’affaire requiert la mise en place d’un outil global, capable de centraliser des données à la fois financières et de gestion. Cette nécessité explique en partie les bons chiffres des ERP sur le marché, avec 4,7 % de croissance annuelle moyenne, portée par les outils de nouvelles générations1. Les ERP Cloud permettent en effet d’anticiper au maximum les dérives, d’assurer la continuité d’activité et offrent donc une liberté précieuse aux entreprises au moment où elles en ont le plus besoin.

Source :
1 : IDC – Le marché français de l’ERP : https ://www.blog-idcfrance.com/infographie-le-marche-francais-de-lerp/

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