Fiscalité locale : les bonnes pratiques à l’attention du service juridique

Service juridique : la vigie réglementaire pour la DAF

Le service juridique est en charge d’une tâche particulièrement essentielle dans le traitement de la fiscalité : la veille contractuelle sur l’étendue et le statut du patrimoine de l’entreprise. C’est en effet l’équipe juridique qui est détentrice de l’expertise sur l’état des propriétés et surfaces foncières. Elle doit en permanence pouvoir indiquer aux équipes administratives et financières les baux qui ont été signés et résiliés, ainsi que les contextes réglementaires dans lesquels ces signatures ont eu lieu. Sans cette mission de conseil et d’information, le service comptable ne peut tout simplement pas assurer l’exactitude des déclarations fiscales associées.

Une nécessaire coordination organisationnelle

Pour mener à bien cette mission, le service juridique doit être parfaitement coordonné avec les services comptables et financiers. Ce processus vertueux passe par le déploiement d’outils partagés qui faciliteront la fluidité de la communication. Des bases de données unifiées peuvent notamment être mises en place pour que le transfert d’informations entre les différents services soit automatisé. Les nombreux inputs nécessaires aux déclarations relatives à la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) et à la Taxe sur les Bureaux en Ile-de-France (TABIF) sont particulièrement attendus dans le cadre d’un partage interservices : surface imposable, fonction de chaque propriété, localisation, mais également dates d’entrée (ou de sortie) de la propriété dans le parc foncier de l’entreprise.

Fiscalité locale : vers une harmonisation des indicateurs

Pour échanger efficacement, le service juridique et les services qui composent la direction administrative et financière doivent parler le même langage. Pour chaque propriété et activité faisant l’objet d’une déclaration, il est indispensable de sélectionner les mêmes indicateurs. Ainsi, dans le cadre de la déclaration des loyers professionnels (DECLOYER), les services juridiques ont à adopter la notion d’invariant, généralement méconnue et pourtant indispensable au service comptable pour une déclaration correspondant aux standards réglementaires. De nombreux services juridiques utilisent en effet encore trop souvent le loyer inscrit sur le bail, comme unique indicateur officiel.

La révolution du SaaS pour une fiscalité locale plus limpide

Ce type d’interaction entre les services est aujourd’hui facilité par l’une des principales transformations qu’a connues le monde numérique ces dernières années : la démocratisation des outils SaaS. En donnant accès à des bases de données partagées depuis n’importe quel endroit, ces outils permettent aux collaborateurs des différents services de bénéficier du même niveau d’information en temps réel. Chacun dispose ainsi d’une vision exhaustive et actualisée des données au sein de l’entreprise, sur les sujets qui concernent sa fonction. Dans le cas de la fiscalité locale, des vues synthétique et détaillée du patrimoine de l’entreprise et de ses caractéristiques réglementaires peuvent donc être fournies à tous les collaborateurs intéressés en tout lieu et à tout instant.

Une entente stratégique interne pour une fiscalité maîtrisée

En uniformisant les bases de données, le SaaS rapproche naturellement les fonctions juridiques, comptables et fiscales. Une démarche qui demande une phase de concertation préalable pour s’accorder sur un vocabulaire commun, mais qui est également synonyme de considérables gains de temps et d’argent. Une telle fluidité dans la circulation de l’information permet en effet de prévenir les retards, erreurs et incompréhensions. Le SaaS constitue un outil stratégique de prévention du risque réglementaire. Celui-ci pèse en effet de plus en plus lourdement sur les entreprises, au gré de la complexification de la fiscalité locale et de l’augmentation des oublis et des contrôles qui l’accompagne, du fait de l’assistance numérique de pointe dont s’est dotée l’administration fiscale.

Contre ce risque qui peut peser fortement sur le résultat de l’entreprise, une bonne communication entre les services juridique, comptable et fiscal est un atout majeur dont l’impact financier est direct. Entre des services pourtant très spécialisés, le cloisonnement des informations n’est plus d’actualité : en matière de fiscalité locale, l’heure est à la transparence pour plus de performance !