Faire du FEC un avantage et non une contrainte

Toute contrainte doit devenir un avantage, un objectif, un point fort pour une entreprise. En matière de fiscalité, le moindre changement, la moindre nouveauté sont le plus souvent vécus comme une problématique que les directions financières doivent subir. Lorsque l’administration fiscale introduit de nouvelles réglementations cela induit immédiatement un bouleversement organisationnel, un chantier qui pour nombre d’entreprises semble complexe à mener. Cependant, face aux évolutions technologiques, à l’inéluctable dématérialisation de l’immense majorité des documents, aux avantages du mode collaboratif et de partage de fichiers en environnement sécurisé, il serait insensé de ne pas s’inscrire dans cette nouvelle forme structurelle et organisationnelle. D’ailleurs, les entreprises ont-elles le choix ?

Pour tout responsable de systèmes de l’information fiscale, il lui faut toujours avoir un coup d’avance, anticiper, faire de la veille, être à l’écoute de son réseau afin d’être alerté bien amont sur tout changement en préparation concocté au sein de l’administration fiscale.
Le domaine de la fiscalité a été bouleversé en 2002 avec le début des télétransmissions des déclarations fiscales. Une première qui s’est traduit par l’arrêt de l’usage du papier et du stylo pour envoyer des documents directement sur le portail impots.gouv.fr de la DGFIP (Direction Générale des Finances publiques). C’est ainsi que l’informatique s’est immiscée au cœur de la fiscalité et ce, de manière intelligente. En 2014, une nouvelle obligation émanant de l’administration fiscale fait son entrée : le FEC pour Fichier des Ecritures Comptables. Un document long à réaliser puisqu’il peut comporter des millions d’écritures correspondant à l’activité de l’entreprise tout au long de son exercice annuel.

A quoi sert le FEC ?

Le Fichier des Ecritures Comptables est né pour lutter contre la fraude fiscale. A titre d’exemple, pour ce qui concerne seulement la TVA, la fraude est en croissance constante et représente environ 20 milliards d’euros par an si l’on en croit les estimations des analystes de Bercy. Certes, il existe depuis longtemps des contrôles fiscaux mais effectués de manière traditionnelle : vérification des multiples documents comptables papier en moyenne tous les deux ou trois ans. Même si la bonne foi prime dans la plupart des entreprises, il peut être tentant de négliger quelques justificatifs et de miser sur le « pas vu, pas pris ». C’est pour cette raison que l’administration fiscale a opté pour cette obligation informatique de FEC afin de vérifier rapidement et efficacement les comptes de n’importe quelle entreprise.

Auditez, analysez, anticipez !

Quand on élabore un FEC, sa finalité est qu’il soit complet, sans erreur, avec la possibilité de déceler des anomalies, des éléments douteux ou inexpliqués. Pour ce faire, il est nécessaire de réaliser un audit des écritures comptables puis d’analyser le reporting afin de prendre les bonnes décisions. Il existe des outils informatiques pour le faire comme celui de Cegid, baptisé Audit FEC. Inclu dans le portail Etafi.fr de Cegid, il permet aux clients de l’éditeur d’envoyer leurs déclarations fiscales en télétransmission à la DGFIP. Il suffit donc d’ouvrir un accès au module depuis le portail, de déposer le FEC, de lancer l’application d’audit puis de procéder à l’analyse. Certes, et selon la structure de l’entreprise, rassembler les éléments nécessite un travail plus ou moins long. Dans le cas d’un grand compte qui gère de nombreuses filiales, il n’est pas rare de devoir réaliser jusqu’à 500 FEC par an. Mais une fois établis, il sera facile de les réactualiser pour les années suivantes.

Lors de l’audit, l’application, telle Audit FEC, propose divers points de contrôle que l’expert fiscal aura déterminés depuis une liste déjà pré-établie dans l’outil. Mais libre à lui de paramétrer des points spécifiques. D’où l’intérêt de disposer d’un outil flexible. L’opération d’audit s’exécute en une dizaine de secondes et génère un rapport Excel ou PDF en vue d’être analysé. Une phase ultra importante puisque c’est à ce stade que le responsable financier va valider le rapport établi ou au contraire demander au comptable de vérifier certaines écritures dont les montants sont sujets à questionnement. La révision du FEC peut également se faire à distance puisque dans le cadre de la solution de Cegid, le responsable peut intervenir directement en se connectant sur le portail Etafi.fr.

Enfin, il est plus que conseillé d’anticiper. Actuellement, les entreprises ont la fâcheuse habitude d’auditer leur FEC à la fin de l’exercice comptable. En d’autres termes s’il y a une erreur, il est un peu tard pour faire la moindre correction puisque la déclaration aura déjà été envoyée à l’administration fiscale. Résultat : du « pas vu pas pris » on passe au « je sais comment je risque d’être pris ». Raisonnablement, l’étape suivante est de ne pas être pris du tout. Cela passe par l’anticipation avec la réalisation d’un audit et d’une analyse précise du FEC en amont de tout envoi de déclaration fiscale.

Archivez le FEC

Le FEC, le rapport d’analyse, et tout un ensemble de pièces justificatives doivent être conservés puisque l’entreprise en aura éventuellement besoin deux ou trois ans plus tard en cas de contrôle fiscal. La problématique est bien là : comment archiver et où conserver de manière sûre et facilement récupérable ces pièces comptables ? La réponse est simple : il suffit de disposer d’un coffre-fort électronique, ce que propose Cegid sur son portail Etafi.fr. Cette façon de procéder est d’autant plus sûre qu’on sait qui a archivé les FEC, les rapports, les déclarations, à quelle date, à quelle heure précise. Dans ce coffre-fort, l’archivage doit être structuré selon la nature des éléments accumulés au fil des ans : là les taxes locales, là les déclarations, là les PV d’AG, là les rapports des commissaires aux comptes, là les FEC… Le fait d’archiver l’ensemble de ces éléments financiers et administratifs permettent ainsi d’anticiper et de ne pas perdre des semaines pour les retrouver en cas de contrôle fiscal trois ans plus tard.

Archiver régulièrement le FEC et tous les éléments comptables associés et ce, sans attendre le dernier moment, est d’autant plus vivement conseillé qu’il va y avoir de plus en plus de contrôles fiscaux lancés de manière inopinée. En effet, depuis l’an dernier, l’administration fiscale a ajouté dans la Loi de Finances, la possibilité d’envoyer à tout moment un avis de vérification du FEC. L’entreprise est donc dans l’obligation de se connecter sur la plateforme sécurisée Escale de la DGFIP, à une date et une heure précises pour déposer le FEC demandé à des fins de vérification. D’où là encore l’urgence d’anticiper sur des audits et des analyses, à réaliser de préférence tous les trois mois par exemple et d’archiver le FEC dans la foulée dans un environnement sécurisé.

Anticipez encore et toujours

L’administration fiscale, toujours dans un souci de limiter les fraudes, est en train de travailler sur un mode encore plus réactif qui consiste à ce que les entreprises envoient simultanément leurs liasses fiscales et le FEC. En d’autres termes, d’ici un à deux ans, il deviendra indispensable de générer le FEC en même temps que la liasse fiscale qui concerne un ensemble de documents : la déclaration de résultat et les 18 tableaux annexes liés à l’exercice.
L’étau se resserre, la marge de manœuvre va se réduire. Aussi « auditez, analysez, archivez » est un leitmotiv que les entreprises doivent assimiler au plus vite pour mieux anticiper.