Facture électronique : une opportunité pour mieux piloter ses données et ses référentiels !

Les grandes entreprises connaissent des fortunes diverses en matière de facturation électronique. Si certaines sont relativement bien avancées, d’autres doivent encore poursuivre leurs efforts.

« Il faut bien comprendre que cette réforme est d’abord une réforme fiscale dont le prisme majeur est celui de la lutte contre la fraude à la TVA. Aujourd’hui nationale, cette législation deviendra européenne et il faudra être prêt ! » explique Guillaume Rejou, Directeur marketing produit chez Cegid.

Une analyse confirmée par Jean-Baptiste Auzou, directeur de la BU Finance chez Cegid, « le report ne change pas fondamentalement la donne. Nous continuons à beaucoup échanger avec nos clients et nous restons évidemment dans une logique d’accompagnement pour mener à bien cette transition. »

Une réorganisation des processus inéluctable

Au-delà du changement de processus, la facturation électronique met en évidence le rôle du Portail Public de Facturation (PPF). « Cette démultiplication des canaux oblige à mieux encadrer la production financière » explique Xavier Paul-Dubois-Taine, Associé chez Alenium Consultants.

Pour les grandes entreprises, le défi va porter sur leur capacité à structurer des données issues parfois d’un « empilement de SI interconnectés » et, bien évidemment, à rationnaliser la circulation des informations. « La réorganisation des processus sera profonde, avec de multiples chantiers sous-jacents à mener afin que cette réforme ne soit pas vécue comme une contrainte mais comme une opportunité ! » ajoute-t-il.

Au sein du Groupe Figaro, justement, la refonte des processus en vue de la mise en place de la facturation électronique se poursuit. Avec, déjà, des ajustements complexes : « pour l’émission des factures, nous avons choisi de passer par un opérateur de dématérialisation. En revanche, pour la réception, nous allons opter pour une plateforme de dématérialisation partenaire » souligne Benoit Billot, Directeur Administration des ventes du Groupe Figaro. Autres difficultés, celles qui consistent à devoir différencier les flux de factures selon la catégorie des clients (particuliers, entreprises, étranger…).

De la contrainte à l’opportunité !

Les chantiers de mise en œuvre de la facturation électronique sont évidemment contraignants. « Quand on consulte les trente-cinq cas d’usage fournis par la DGFiP, on se rend compte à quel point il existe de nombreux sous-cas, avec des impacts significatifs sur les multiples règles de gestion » poursuit Benoit Billot.

Pourtant, ces contraintes ne doivent pas freiner les entreprises mais, bien au contraire, les inciter à s’inscrire sur un chemin plus vertueux en matière de pilotage de la facturation. Il est ainsi possible d’identifier trois bénéfices comme le souligne Xavier Paul-Dubois-Taine :

• La généralisation d’un travail collaboratif entre différents services afin de construire des flux de facturation plus cohérents et aussi aboutir à une meilleure qualité des pistes d’audit ;
• L’impact positif sur la qualité des données financières grâce, notamment, à un travail important sur les référentiels clients/fournisseurs et les tiers du SI Finance ;
• Une construction d’un dictionnaire de données et d’un outillage efficient pour encadrer la production financière issue des flux de facturation.

« C’est là un formidable défi pour les entreprises ! Celles-ci ne peuvent pas se reposer uniquement sur l’outil. Elles vont devoir réfléchir et agir concrètement sur la cartographie de leurs systèmes d’information, leurs workflows, la qualité des données et leur structure organisationnelle » commente Guillaume Rejou.

Vers un nouveau calendrier…

Si les nouvelles modalités de déploiement ne sont pas encore connues, le report de 18 mois va permettre une montée de phase progressive. Avec, potentiellement, les échéances suivantes :

• Les premiers tests pilote dès 2025 ;
• Un déploiement en 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, puis en 2027 pour l’ensemble des entreprises et auto-entrepreneurs.

« Avec ce report, nous pensions que la majorité des entreprises allait décaler leurs investissements. Or, nous avons mené une étude qui montre exactement l’inverse : seulement 9% d’entre elles ont stoppé leurs projets tandis que 49% des entreprises maintiennent leurs efforts comme si la date de mise en œuvre continuait à être celle de janvier 2024 » souligne Guillaume Rejou.

Et de conclure : « les directions financières préfèrent traiter ce sujet maintenant, non seulement pour avoir l’esprit tranquille, mais aussi pour accélérer la digitalisation de leurs processus financiers liés à la facturation. »