Facture électronique : le guide pour tout savoir !

1. Facture électronique : quelles sont les modalités de cette réforme ?

Vous vous en doutez, la réforme de la facture électronique obligatoire dès le 1er septembre 2026 va impacter la comptabilité et les processus de votre entreprise. Vous allez donc devoir procéder à plusieurs changements pour vous conformer à ce nouveau texte de loi. Mais avant d’aborder les détails plus techniques, voyons ensemble les modalités de base à connaître.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Pour faire simple, une facture électronique est une facture générée, envoyée et reçue sous forme numérique. Peu importe la taille de votre entreprise, elle vous permet de faciliter la gestion et le suivi de vos paiements, d’automatiser votre processus de facturation avec des logiciels spécialisés, et de réduire vos délais de paiement. Tout comme une facture papier traditionnelle, elle doit évidemment comporter différentes mentions obligatoires.

Qu’est-ce que le e-invoicing ?

L’e-invoicing est un principe qui rassemble l’émission, la transmission et la réception de vos factures au format électronique via les plateformes de dématérialisation. En bref, il définit la généralisation de la facturation électronique pour les échanges entre les entreprises.

Qu’est-ce que le e-reporting ?

L’e-reporting désigne la transmission des données de facturation à l’Administration Fiscale, au format électronique. Cette mesure imposée a pour but de réduire le risque d’erreurs, notamment en ce qui concerne votre obligation de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations. Elle doit aussi permettre à la DGFIP de mieux contrôler la conformité de vos déclarations et de favoriser la lutte contre la fraude.

Quelles sont les opérations soumises au e-reporting ?

À compter du 1er septembre 2026, si votre entreprise est soumise à la TVA et domiciliée en France, l’e-reporting concerne vos opérations :

• avec des particuliers et des non-assujettis,
• avec d’autres entreprises non établies sur le territoire français.

Si votre activité n’est pas installée en France, vous devrez aussi transmettre vos données de transaction pour les opérations effectuées sur le territoire avec des non-assujettis ou des assujettis établis hors du pays.

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires ?

En plus des processus liés aux e-invoicing et e-reporting, la réforme de la facturation électronique impose 4 nouvelles mentions obligatoires sur vos factures. Il s’agit :

• du numéro SIREN de votre client,
• du type d’opération effectuée (vente de produits, prestation de services, etc.),
• de l’option de paiement de la TVA,
• de l’adresse de livraison si différente de la facturation.

Quels bénéfices pour mon entreprise ?

Bien qu’elle puisse vous paraître contraignante, la réforme de la facturation électronique offre de nombreux avantages à votre entreprise, parmi lesquels :

• une réduction des coûts liés à l’impression, à l’envoi et au stockage des factures papier,
• une diminution des litiges auxquels vous pouvez faire face, notamment sur le sujet des retards de paiement,
• un gain de temps considérable lors du traitement de vos factures,
• une sécurité accrue pour la saisie de vos données, qui vous met à l’abri d’éventuelles erreurs ou répercussions négatives.

2. Facture électronique : qui est concerné et quand ?

Maintenant que nous avons passé en revue les bases de la réforme sur la facturation électronique, qu’en est-il des entreprises concernées et du calendrier d’application progressif annoncé ? Découvrons tous ces détails ensemble.

Quelles sont les entreprises concernées par la facture électronique ?

Vous vous demandez si vous êtes concerné par la réforme de la facture électronique ? Sachez que les entreprises impactées sont toutes celles assujetties à la TVA ! En d’autres termes, il s’agit :

• des micro-entreprises,
• des petites et moyennes entreprises,
• des entreprises de taille intermédiaire,
• des grandes entreprises.

Quelles sont les dates de mise en œuvre ?

Vous l’avez compris, dès le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Toutefois, lors de la première année, seules les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés sont obligées d’émettre leurs factures au format électronique. Par la suite, cette mesure s’étendra progressivement selon le calendrier suivant :

Notez que les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés sont des sociétés telles que Total, Free, Engie ou Orange. Leur importance explique donc que les TPE/PME comme la vôtre soient prêtes à recevoir leurs factures électroniques dans le même temps.

3. Facture électronique : quels sont les formats ?

C’est un fait, la réforme vous oblige à passer par des plateformes de dématérialisation pour transmettre vos factures électroniques. Mais savez-vous que des formats vous sont aussi imposés ? En effet, l’État a décidé de réglementer cet aspect pour harmoniser les échanges. On fait le point !

Quels sont les formats possibles ?

Si l’anticipation est de mise, c’est aussi parce que la réforme de la facturation électronique impose trois formats précis pour vos factures. Cela vaut, peu importe la plateforme de dématérialisation utilisée, qu’il s’agisse du Portail Public de Facturation (PPF) ou d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Vous avez donc le choix entre :

• le format CII ou Cross Industry Invoice,
• le format UBL ou Universal Business Language, basé sur XML,
• le format Factur-X, qui combine PDF et XML.

Qu’est-ce que le format Factur-X ?

Factur-X est un format hybride européen d’origine franco-allemande, qui est devenu la norme en Europe pour les factures électroniques. C’est une alternative qui combine les formats PDF (A3) et XML, et qui a l’avantage d’être lisible aussi bien par vous que par les systèmes informatiques. Notez également qu’il est moins cher que le format EDI (Échange de Données Informatisé). En bref, il a tout pour vous plaire !

4. Facture électronique : qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation ?

Vous devez garder à l’esprit que la nouvelle réglementation révoque la possibilité d’envoyer vos factures électroniques par e-mail. Dès la mise en place de la réforme, vous devrez uniquement passer par une plateforme de dématérialisation. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Voyons cela ensemble.

À quoi servent les plateformes de dématérialisation ?

La plateforme de dématérialisation est l’outil qui vous accompagne pour émettre, transmettre et recevoir des factures au format électronique. Ce n’est ni plus ni moins qu’un intermédiaire entre vous, l’entreprise prestataire, et votre client. Tous vos échanges de facturation doivent transiter via cette plateforme, qui convertit au besoin le document dans le format attendu pour garantir la sécurité des données.

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

Hormis le Portail Public de Facturation, vous pouvez choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Celle-ci est proposée par un prestataire de services privés, autorisée par l’Administration Fiscale à transmettre les factures électroniques et ses données. Son rôle est de contrôler la conformité légale des documents déposés, avant de les transmettre à la plateforme de votre client ainsi qu’au Portail Public de Facturation qui centralise les données. Évidemment, elle reçoit également les factures.

Qu’est-ce qu’un Opérateur de Dématérialisation (OD) ?

L’Opérateur de Dématérialisation joue le rôle d’intermédiaire entre vous, à savoir l’entreprise, et les plateformes de dématérialisation. Comme son nom l’indique, il vous aide à dématérialiser et optimiser la transmission de vos factures électroniques en extrayant les informations commerciales et fiscales requises par l’État. La plateforme facilite leur échange en les transmettant ou en les récupérant via le PPF ou la PDP, et met ces données à disposition des parties impliquées.

Comment choisir sa plateforme de dématérialisation ?

Pour bien choisir votre plateforme de dématérialisation, vous devez prendre en compte plusieurs critères directement liés à votre entreprise et à vos besoins. Par exemple, faites attention :

• aux fonctionnalités proposées, car si vous souhaitez des services complémentaires, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont sans doute plus appropriées,
• au tarif appliqué, puisque toutes les plateformes ne vont pas appliquer les mêmes prix, sans oublier la gratuité du Portail Public de Facturation,
• la compatibilité entre la plateforme et votre solution de gestion,
• l’exhaustivité des informations disponibles, pour vous permettre, à vous et à vos collaborateurs, une transition en douceur.

Quelles différences entre une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), Portail Public de Facturation (PPF), et un opérateur de dématérialisation (OD) ?

Si le Portail Public de Facturation est un service public gratuit qui vous permet d’émettre et de recevoir des factures électroniques, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont une version privée et payante qui propose une multitude de services complémentaires.

Quant à l’Opérateur de Dématérialisation, il se contente de vous aider à dématérialiser vos documents. Il ne peut en aucun cas transmettre vos factures électroniques aux plateformes de vos clients.

5. Facture électronique : quelles sanctions en cas de non-conformité ?

Comme pour toute réglementation, le non-respect de ses nouvelles obligations peut entraîner des sanctions pour votre entreprise. Mieux vaut donc s’informer en amont pour limiter le risque d’erreur. Découvrons-en plus !

Quelles sont les obligations administratives à respecter ?

En tant qu’entrepreneur, la réforme vous impose plusieurs obligations administratives. Vous allez ainsi devoir :

• respecter l’intégration des mentions légales obligatoires dans vos factures,
• bien déclarer vos données de transaction et de paiement à l’Administration Fiscale,
• bien déclarer les statuts relatifs au cycle de vie de vos factures,
• faire face à la gestion des factures d’achat complexifiée par la multiplicité des formats à venir,
• vous assurer de transmettre vos pièces à l’expert-comptable en temps et en heure.

Quelle sanction encourt-on si on ne dépose pas sa facture sous format électronique ?

Si vous ne respectez pas les nouvelles obligations de la réforme vous pouvez faire face à différents types de sanctions. Celles-ci s’étendent de 15 € par facture en cas de non-émission au format électronique ou par mention légale manquante/erronée, à 250 € en l’absence d’e-reporting. L’amende forfaitaire est toutefois plafonnée à 15 000 € par année civile.

6. Facture électronique : comment s’y préparer ?

La réforme de la facturation électronique annonce un changement majeur dans le quotidien de votre entreprise. Pour une transition en douceur, vous avez donc tout intérêt à vous préparer dès aujourd’hui. Abordons ensemble quelques conseils clés !

Pourquoi se préparer dès maintenant ?

En vous préparant dès maintenant, vous ne vous laissez pas surprendre par l’entrée en vigueur de la réforme, d’autant plus que la préparation peut prendre jusqu’à 12 mois en fonction de vos contraintes. De même, cela vous permet de choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise et de disposer du temps nécessaire pour former vos collaborateurs aux nouveaux processus si le besoin s’en fait sentir.

Comment se préparer à la facture électronique ?

Pour vous préparer à la facturation électronique, vous pouvez commencer par identifier les acteurs impliqués dans la réforme et par lister les modifications à apporter sur vos factures. Ensuite, à partir de l’automne 2023, vous choisissez une plateforme de dématérialisation et vous l’intégrez dans votre comptabilité, en adaptant le processus de votre entreprise.