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Gestion de la petite entreprise

16 février 2023

Une facture est une preuve de vos opérations commerciales et revêt donc une valeur juridique importante. Ce document comptable indispensable à la bonne marche de votre entreprise doit donc se positionner au centre de votre organisation quotidienne. Mais finalement, c'est quoi une facture conforme ? Comment la créer, l’envoyer et la conserver ? Quelle est la différence entre une facture d’avoir et une facture d’acompte ? Et surtout, comment éviter les factures impayées ? Pour répondre à toutes ces questions que vous vous posez en tant qu’entrepreneur, voici un dossier complet sur la facturation.

8 min

La facturation en 10 questions

1. Comment créer une facture ?

En tant qu’entrepreneur, il est essentiel de savoir rédiger des factures pour vos clients. Ce document comptable permet de demander le paiement d’une prestation de service à votre client après sa réalisation.

Une facture doit respecter certaines conditions pour être conforme en incluant les mentions obligatoires et le détail des ventes et achats de marchandises ou de prestations de services.

 

Quand faut-il faire une facture ?

Pour les prestations de service, vous devez éditer et envoyer votre facture une fois votre service terminé. Si vous vendez des produits, votre facture doit être émise dès la commande passée. Cette étape est essentielle, car la facture est un document comptable prouvant qu’une opération commerciale entre votre entreprise et celle de votre client a bien eu lieu. Elle a une valeur juridique et pourra donc être utilisée en cas de litige.

Si vos clients sont des professionnels, vous avez l’obligation légale de créer des factures à chaque transaction. Vous devez la produire en 2 exemplaires : l’original que vous donnez à votre client et une copie que vous classez dans vos archives de comptabilité.

Si vos clients sont des particuliers, la génération de facture n’est obligatoire que dans certains cas :

  • Lorsque vous réalisez des ventes par correspondance et donc pour les e-commerces
  • Quand les ventes dépassent 25 €
  • Si votre client le demande

Est-il obligatoire de créer une facture ?

La facture est obligatoire dans les cas suivants :

  • Toute prestation de services ou de vente de marchandise entre professionnels
  • Toute prestation de services d’un montant supérieur à 25 € (TVA comprise) effectuée pour un particulier
  • Toute activité de production, de distribution ou de services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle

Quelles sont les étapes de facturation ?

Les 5 étapes pour facturer vos clients :

  • Établissement du devis
  • Signature du devis par le client
  • Conversion du devis en facture
  • Paiement de la facture
  • Relance client si besoin

Quels sont les différents types de factures ?

Il existe 4 types de factures différentes :

  • Les factures courantes : ce sont celles que vous envoyez à vos clients à la fin d’une vente ou d’une mission.
  • Les factures d’acompte : il s’agit des factures qui précèdent le début de la prestation. Elles permettent de sécuriser l’opération commerciale ou d’investir dans la matière première.
  • Les factures d’avoir : ce sont les factures qui prouvent que vous devez une certaine somme à votre client. Réalisées après l’édition de la facture courante, elles permettent de rectifier une erreur dans celle-ci ou de l’annuler.
  • Les factures pro forma : elles sont réalisées « pour la forme ». Produites avant la prestation ou la vente, elles ressemblent plus à un devis qu’à une facture commerciale. Elles ne nécessitent aucun paiement de la part du client et ne possèdent aucune valeur juridique.

 

Pour aller plus loin

Comment créer une facture ?

 

Comment faire un devis ?

La première étape est d’étudier les besoins du client. Puis de chiffrer sa demande afin de pouvoir établir un devis. 

Attention, pour faciliter la compréhension du client il est important que le devis soit extrêmement détaillé. Il est donc recommandé d’être le plus transparent possible dans sa rédaction. Sans oublier les mentions obligatoires ! 

Enfin, pour qu’il soit valable, le devis doit être daté et signé par le client avec la mention « bon pour accord ».  

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Est-il obligatoire de fournir un devis ?

Faire un devis n’est pas obligatoire pour toutes les ventes.
Un devis est un accord écrit entre un professionnel et un client. Donc si un client conteste le montant final de la facture une fois le produit livré ou la prestation réalisée, le professionnel aura un élément de preuve.
La signature d’un devis reste donc conseillée pour chaque vente. 

 

Pour aller plus loin

Comment créer un devis ? 

Qu’est ce qu’un bon de commande ?

L’objectif d’un bon de commande est de confirmer la demande exacte du client et de lancer la production. Il comprend généralement les détails de la commande tels que les articles/prestations commandés, les quantités, les prix unitaires, les dates d’expédition et de livraison, les termes de paiement.  

Le bon de commande doit être signé par les deux parties pour valider la commande.  

Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?

Dans votre processus de facturation, le bon de livraison est l’étape qui suit la signature du devis et l’édition du bon de commande (dont l’objectif est de confirmer la demande exacte du client et de lancer la production). 

Le bon de livraison reprend la liste des produits commandés. Sa signature constitue une preuve que la commande est au complet et que les marchandises/services achetés ont bien été livrés et reçus par l’acheteur. Le bon de livraison peut être utilisé aussi bien pour la vente de produits que la réalisation de prestations de service. 

Les mentions obligatoires à faire apparaître sur vos bons de livraison sont les suivantes : 

  • coordonnées de votre société et celles de votre client, 
  • adresse de facturation et de livraison, 
  • date d’édition du document, 
  • numéro du bon, 
  • dénomination, référence et quantité des produits. 

2. Quelles sont les mentions obligatoires à mettre sur une facture ?

Les mentions obligatoires à intégrer sur une facture sont :  

  • La date d’émission  
  • La date d’émission
  • Le numéro de facture
  • La date de la vente ou de l’exécution de la prestation
  • L’identité complète de l’acheteur et du vendeur
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur mais aussi celui de l’acheteur s’il s’agit d’un professionnel.
  • La désignation et les détails du produit ou de la prestation
  • Le prix unitaire catalogue hors taxe
  • Les majorations éventuelles de prix
  • Le taux de TVA légalement applicable et son montant correspondant
  • Les réductions de prix
  • La somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises.
  • Les modalités de paiement

 

Le saviez-vous ?

Depuis mai 2022, les entrepreneurs individuels doivent porter la mention « entreprise individuelle » ou « EI » sur leurs factures.

Quelles sont les sanctions en cas d’omission ou d’erreur de facturation ?

En cas de défaut ou de facture inexacte, il peut y avoir une amende : 15 €/mention manquante ou inexacte (avec un plafond à ¼ du montant facturé).  

Si c’est un défaut de facturation, l’amende est plus conséquente avec, pour le vendeur, une amende de 50 % des sommes qui n’ont pas été facturées. Cela peut être réduit à 5 % si ce défaut a été compté dans un délai de 30 jours après la notification par l’administration fiscale.  

Comment bien numéroter ses factures ?

La numérotation des factures émises est règlementée par la loi.  

Une facture doit obligatoirement comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue. Cette obligation engendre trois conséquences :  

  • Les numéros font partis des mentions obligatoires d’une facture, 
  • Ils sont attribués de manière ininterrompue, sans aucun trou ni aucune rupture, 
  • Ils se suivent successivement dans le temps, au fur et à mesure de l’émission des factures.  

Par rapport à cela, nous vous conseillons de ne pas repartir à zéro chaque année lorsque vous utilisez un préfixe temporel dans la numérotation de vos factures. 

Le saviez-vous ?

Exemple : une entreprise numérote ses factures annuellement. Elle termine l’année 2022 avec la facture n°2022-0472. La première facture de l’année 2017 est numérotée 2023-0001.

Exemple : une entreprise utilise un préfixe annuel et mensuel pour numéroter ses factures. Elle termine le mois de janvier de l’année 2023 avec une facture numérotée 2023-01-027. La première facture émise au mois de février de l’année 2023 sera numérotée 2023-02-028. En janvier 2024, la première facture émise est numérotée 2014-01-001.

3. Comment faire une facture d’avoir ?

La facture d’avoir est un document comptable dont l’objectif est de corriger ou même annuler une facture déjà enregistrée. C’est le seul moyen légal pour réparer une erreur de tarif une fois le règlement effectué.  

Dans quels cas faire une facture d’avoir ?

On peut avoir besoin de faire une facture d’avoirdans différentes situations. Le plus couramment on fait une facture d’avoir : 

  • Pour annuler une facture qui a déjà été réglée  
  • Pour facturer des prestations supplémentaires dans la continuité d’une prestation  
  • Suite à un retour de marchandise 
  • Suite à une erreur sur une facture comme un trop-perçu ou un oubli de remise lors de la facturation  
  • Dans le cadre d’un geste commercial comme une ristourne ou un rabais  

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture d’avoir ?

La facture d’avoir reprend toutes les mentions obligatoires qui se trouvent sur la facture d’origine. 

En plus de cela, il faut :  

  • Ajouter la mention de crédit faisant référence à la facture qu’elle annule ou modifie 
  • Remplacer « net à payer » par « net à créditer » 
  • Mentionner le délai de paiement, le taux de pénalité et l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement 

 

Pour aller plus loin

Facture d’avoir : quand et comment en faire une ?  

 

 

4. Comment faire une facture d’acompte ?

Une facture d’acompte est une pièce comptable permettant de constater le versement d’un acompte, à savoir un certain pourcentage du montant total de la prestation. 

Pour faire une facture d’acompte, vous devez suivre les étapes suivantes : 

  1. Indiquez vos informations de facturation et celles de votre client : nom, adresse, numéro de TVA, etc. sur la facture.
  2. Incluez les détails de la vente, tels que les articles ou les services que vous avez vendus, les quantités, les prix unitaires et le montant total de la vente.
  3. Ajouter les informations de paiement : date d’échéance de la facture, termes de paiement et informations bancaires. 
  4. Indiquez clairement sur la facture que c’est un acompte et précisez le montant de l’acompte versé et le montant restant à payer. 
  5. Envoyez votre facture à votre client.  

Dans quels cas faire une facture d’acompte ?

La facture d’acompte est toujours éditée et envoyée avant le début de la prestation. Son règlement permet de débloquer le démarrage de la production. Une fois la mission terminée ou la commande réceptionnée, vous devez envoyer à votre client une facture finale dont aura été enlevé l’acompte déjà versé.  

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture d’acompte ?

L’acompte sur facture se présente presque comme une facture classique, mais elle n’a pas l’obligation de spécifier les biens ou prestations concernés.  

Elle doit faire figurer les mentions suivantes : 

  • mention « facture d’acompte »  
  • numéro de devis correspondant  
  • numéro SIREN  
  • nom  
  • adresse et forme juridique du prestataire  
  • nom et adresse du client  
  • numéro de la facture qui doit suivre la même chronologie que vos autres factures  
  • date du jour d’émission de l’acompte 

Comment calculer un acompte ?

L’acompte représente généralement 30 % du montant total du devis, mais vous pouvez tout à fait décider de procéder autrement en fonction de la situation propre de votre entreprise.  

Quels que soient vos choix, assurez-vous toujours que votre client en est bien informé et qu’il les valide en signant le devis 

Faut-il ajouter la TVA sur une facture d’acompte ?

Oui, la TVA doit apparaître sur votre facture d’acompte dans le cas de livraison de biens, car elle est exigible dès l’encaissement, et ce depuis le 1er janvier 2023. Votre client peut ainsi déduire la TVA sans attendre la facture finale. 

 

 

Pour aller plus loin

Comment faire une facture d’acompte ? 

 

 

5. Combien de temps doit-on conserver les factures de son entreprise ?

Selon la loi, vous devez conserver vos factures un certain nombre d’années au sein de votre entreprise. Cependant, il existe 2 réglementations qui tiennent des discours différents, provoquant ainsi un flou juridique. 

  • D’un côté, la réglementation fiscale et le règlement économique demandent que les factures soient gardées 6 ans à partir de leur date d’émission. 
  • De l’autre côté, selon le Code du commerce, vous devez conserver vos factures, mais aussi l’intégralité de vos documents comptables (relevés de comptes bancaires, bordereaux de chèques, etc.) pendant 10 ans. 

Que faire ? Comme la prudence l’exige, conservez vos documents comptables sur une période de 10 ans. Vous ne prenez ainsi aucun risque ! 

 

Comment bien conserver vos factures dans le temps ?

Il existe 2 solutions pour garder vos documents sur le long terme. Vous pouvez choisir le format papier : vos factures seront archivées manuellement dans un système de classement physique. 

Vous pouvez aussi opter pour la dématérialisation et numériser vos documents comptables. Cette option rencontre de plus en plus de succès auprès des entrepreneurs. Et pour cause, en plus de faire gagner du temps au quotidien, elle permet d’éliminer les risques de perte et de dégradation des factures. Elle limite également les erreurs de classement ou de saisie et permet de faire des économies.  

Pour stocker toutes ces données, il est préférable de s’en remettre à un service de coffre-fort numérique en ligne. L’accès aux documents est simple et la gestion grandement simplifiée. 

6. Quelles sont les erreurs de facturation courantes et comment les éviter ?

Il existe plusieurs erreurs courantes lors de la création de factures, notamment : 

  • Erreurs de calcul : vérifiez toujours que les calculs sont corrects et que les montants sont exacts avant d’envoyer une facture. 
  • Informations de facturation incorrectes : assurez-vous que les informations de facturation, telles que les coordonnées du client et le numéro de facture, sont correctes et à jour. 
  • Informations de produit ou de service incorrectes : vérifiez que les produits ou services facturés sont les bons et que les quantités et les prix sont corrects. 
  • Erreurs de formatage : utilisez un format de facture professionnel  
  • Erreur de TVA : vérifiez que vous avez appliqué le taux de TVA correct et que vous avez inclus le montant de la TVA sur la facture. 

Qu’est-ce qu’un litige de facturation ? 

Les litiges de facturation se produisent lorsque les clients refusent de payer le montant indiqué sur la facture en raison de divergences.  

Quels sont les types d’erreurs de facturation ?

Les litiges de facturation surviennent à la suite de diverses erreurs de facturation telles que : 

  • Appliquer le mauvais taux de TVA 
  • Se tromper dans les coordonnées du client 
  • Oublier une mention obligatoire 
  • Mal chiffrer/budgéter la prestation 

 

 

Pour aller plus loin

5 erreurs à éviter dans vos devis et factures

 

 

Comment éviter les erreurs de facturation ? 

Les erreurs sur les factures sont monnaie courante. Voici 5 astuces pour les limiter. 

  1. Gardez une trace écrite de toutes les transactions que vous effectuez. Ajoutez-y les échanges d’e-mails et de conversations téléphoniques. Bref, rassemblez au même endroit toutes les données en lien avec les coûts facturables. Vous aurez ainsi plus de chance de tout prendre en compte au moment de la facturation. 
  2. Définissez clairement les conditions de facturation lorsque vous éditez vos factures. 
  3. Si possible, fournissez toujours un devis à votre clientèle. 
  4. Rédigez de manière systématique un contrat décrivant les détails importants de votre relation commerciale. Si toutes les clauses sont définies clairement, vous vous éviterez de nombreux ennuis. 
  5. Utilisez un logiciel de facturation en ligne qui facilitera toutes vos transactions et la génération de vos documents comptables. 

 

7. Comment éviter les factures impayées ?

Il existe plusieurs méthodes pour éviter les factures impayées : 

  • Fixer des termes de paiement clairs 
  • Envoyer des rappels de paiement réguliers,  
  • Utiliser un logiciel de facturation pour suivre vos paiements,  
  • Demander des acomptes, 
  • Entretenir une bonne communication avec vos clients,  
  • Utiliser des garanties 
  • Miser sur le financement de factures ou le paiement en ligne. 

 

Quels délais de paiement faut-il donner à ses clients ? 

Les délais de paiement que vous proposez à vos clients sont fondamentalement liés à vos besoins en fonds de roulement. Vous devez donc les définir avec précision afin que votre production ne soit pas ralentie par manque de trésorerie. 

Vos délais de paiement doivent apparaître dans vos conditions de vente ou dans le contrat qui vous lie à votre client. Si aucune mention particulière n’est inscrite dans ces documents, le délai par défaut est fixé à 30 jours après la fin de la prestation ou la livraison des marchandises. Le délai maximum légal est de 60 jours ou 45 jours fin de mois. 

Attention aux grands groupes et établissements publics qui imposent parfois des délais de paiement très longs aux PME ou TPE telles que la vôtre ! Les règles sont les mêmes pour tous, alors n’hésitez pas à le leur rappeler si besoin. 

 

Quels modes de paiement proposer ? 

Une entreprise peut proposer plusieurs méthodes de paiement telles que :  

  • Par chèque  
  • En espèces (ce qui est interdit pour une dette professionnelle de plus de 1 000 €)  
  • Par virement bancaire  
  • Par paiement en ligne 
  • Par lettre de change ou effet de commerce 

  

Comment anticiper et limiter les factures impayées ? 

Pour maintenir une bonne santé financière, l’entreprise doit mettre en place des actions efficaces pour prévenir les impayés. Plusieurs actions préventives et logistiques existent.  

  • Renseignez-vous sur la solvabilité de votre client 
  • Conservez tous les justificatifs de la prestation 
  • Proposez des modes de paiement variés (paiement en ligne, paiement différé) 
  • Prévoyez des pénalités de retard ou utilisez la clause de propriété* (*conservez la propriété du bien jusqu’au paiement intégral de la facture) 
  • Assurez en ligne vos factures « à risque » pour en garantir le paiement 
  • Misez sur le financement de factures pour s’assurer d’un paiement rapide 

 

Pour aller plus loin

Infographie : Comment éviter les factures impayées  

 

8. Que faire en cas de retard de paiement sur une facture ?

Les retards de paiement en France sont légion, particulièrement ces dernières années suite aux crises successives. Ils sont de 17 jours en moyenne dans le secteur privé et vont jusqu’à 23 jours dans le secteur public.1

Les retards de paiement peuvent poser quelques problèmes de gestion globale pour l’entreprise, mais peuvent aussi s’avérer dramatiques pour sa santé financière : dans les TPE, 25 % des faillites sont liées à des retards de paiement.2

 

Comment relancer des factures impayées ? 

La relance du règlement client doit être effectuée une fois le délai de paiement dépassé. Vous avez normalement indiqué une date limite dans votre contrat, qui vous sert de référence pour la première relance. Il est important de réagir rapidement face à un impayé. Voici les 4 étapes à suivre pour relancer vos clients lors de factures en retard de paiement. 

  1. Relance par mail 
  2. Relance par téléphone 
  3. Lettres de relance 
  4. Injonction de payer et mise en demeure si nécessaire 

Les 5 erreurs à ne pas commettre dans la relance de factures

  • Appliquer la même procédure de relance à tous ses clients 
  • Attendre l’échéance pour relancer ses clients 
  • Concentrer ses efforts sur 20 % des clients seulement 
  • Ne pas partager en interne les informations sur les paiements (aux commerciaux qui sont les contacts privilégiés des clients par exemple) 
  • Stopper la communication une fois le paiement encaissé 

 

 

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Pour aller plus loin

Retard de paiement sur une facture : comment y remédier ? 

 

9. Financement de factures : comment ça marche ?

Le financement de factures, est une méthode de financement où une entreprise vend ses factures à un tiers, pour obtenir un paiement immédiat. Cela permet à l’entreprise de recevoir de l’argent rapidement pour ses ventes sans attendre que les clients paient leurs factures. 

 

Qu’est-ce que le financement de factures ? 

Le financement de factures permet à l’entrepreneur, sur les factures BtoB émises de son choix, de se faire régler sous 48 heures, sans avoir à attendre leur échéance légale (entre 30 et 60 jours).  

Une fois la facture acceptée, Cegid verse à l’entreprise 100 % du montant de la facture transmise, s’occupe du recouvrement auprès du client débiteur, et garantit même le règlement à hauteur de 70 % en cas de défaut de paiement. 

Disponible dans la solution de facturation Cegid Devis Factures, le financement de factures vous permettra d’optimiser votre trésorerie.  

Pour aller plus loin

Financement de factures client : de quoi s’agit-il ?

 

Comment optimiser sa trésorerie avec le financement de factures ? 

Si les retards de paiement provoquent de nombreuses difficultés au sein de votre entreprise, voir même une trésorerie négative, sachez que cette situation n’est pas une fatalité. Une solution souple et facile à mettre en place existe : le financement de factures. 

En finançant les factures de votre choix, vous disposez de liquidités immédiates. Vous pouvez ainsi payer les salaires de votre personnel et les factures de vos fournisseurs sans finir le mois dans le rouge. Vous pouvez également faire face à un coup dur ou investir sans crainte dans votre activité. 

Pour finir, pensez au fait que le financement de factures fait gagner un temps précieux au quotidien : plus de suivi de règlement, plus de relances. Vous pouvez vous concentrer davantage sur le développement de missions à forte valeur ajoutée. 

 

Comment optimiser la gestion de votre trésorerie ? Découvrez nos 7 conseils dans notre guide pratique gratuit !

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Quel logiciel utiliser pour financer ses factures ? 

Le financement de factures est accessible depuis le logiciel de facturation en ligne, Cegid Devis Factures. Au moment de créer votre facture, vous avez la possibilité de demander un financement en cliquant sur un simple bouton : et vous savez immédiatement si la facture est finançable ou pas. 

Ensuite, le processus est le suivant : 

  • Cegid transmet la facture à votre client
  • Une fois que ce dernier l’a confirmée, vous recevez le règlement de votre facture en 48 h 
  • Votre client paye sa facture à Cegid une fois l’échéance arrivée

 « Le financement de factures constitue une avancée majeure pour les gérants de petites entreprises, souvent délaissés par les acteurs traditionnels de l’affacturage. Avec cette solution, nous souhaitons apporter à nos clients une assise financière plus solide pour investir plus sur le développement de leur activité et ouvrir les possibles plus facilement, mais aussi pour faciliter leur quotidien en les soulageant du temps passé à faire du recouvrement. »

Grégory Desmot

Directeur de la BU Petite Entreprise, Cegid.

Découvrez les 5 avantages du financement de factures pour votre trésorerie dans notre fiche pratique.

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10. Comment faire une facture en ligne ?

Modèles de facture Excel et Word : un faux ami !  

Se tourner vers des outils bureautiques tels qu’Excel ou Word est loin d’être une bonne idée : en essayant ces solutions, vous vous rendrez vite compte de leurs limites. 

Les tableurs et traitements de texte ne permettent pas le suivi automatique du processus de facturation. Toutes les opérations sont réalisées manuellement, ce qui est une véritable perte de temps et une source d’erreur. 

Ces solutions ne vous donnent pas accès à de nombreux outils indispensables pour optimiser votre trésorerie comme le financement de factures, le paiement en ligne ou encore les tableaux de bord basés sur vos données actualisées en temps réel. 

Seuls des logiciels de facturation en ligne vous offrent toutes ces possibilités. 

 

 

Pour aller plus loin

Logiciel de facturation vs Excel : quelles différences ?

 

Quel logiciel de facturation utiliser ? 

Si vous êtes une TPE : misez sur une solution simple d’utilisation et concentrant les fonctionnalités fondamentales pour vous assister dans votre facturation :  

  • Edition des devis 
  • Gestion du fichier client 
  • Inclusion des mentions légales dans tous vos documents  
  • Suivi des impayés.

Si vous êtes auto-entrepreneur : l’objectif est la simplification de vos démarches administratives quotidiennes. Privilégiez les interfaces simples et intuitives proposant des tableaux de bord faciles d’accès pour ne pas perdre de temps. 

 

Faire une facture en ligne gratuite avec Cegid Devis Factures 

Gagnez du temps dans votre facturation avec Cegid Devis Factures. Avec ce logiciel de facturation pour entrepreneurs, vous créez vos devis et factures personnalisés et les envoyez en quelques clics. Vous visualisez le statut de vos devis et factures en cours. Grâce au financement de factures, vous recevez des liquidités en 48h et optimisez votre trésorerie. Pratique quand vous avez besoin d’accélérer vos rentrées d’argent.  

Cegid Devis Factures vous permet notamment de gérer les factures d’acomptes, les factures d’avoir et le suivi des factures impayées de manière automatique, simple et rapide. Vous allez enfin pouvoir gérer votre comptabilité sereinement, car vous y passerez moins de temps et vous limiterez les erreurs. Envie de tester ? Bénéficiez dès maintenant de 30 jours d’essai gratuit. 

 

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