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Facturation électronique obligatoire TPE & PME : 4 conseils pour bien anticiper

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Gestion de la petite entreprise

21 août 2023

À compter du 1er septembre 2026 la facture électronique deviendra une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Plusieurs étapes sont à prévoir en amont pour anticiper ce changement dans les meilleures conditions. Mais alors, comment préparer votre entreprise à ce virage digital ? Voici nos 4 conseils pour vous préparer au mieux au passage à la facturation électronique obligatoire !

4 min

Facturation électronique obligatoire TPE & PME

Sommaire

  1. Facturation électronique obligatoire : qu’est ce qui va changer ?
  2. Pourquoi se préparer dès maintenant au passage de la facturation électronique obligatoire ?
  3. Préparer son entreprise à la facturation électronique obligatoire : les 4 actions prioritaires en 2023
  4. Que propose Cegid pour accompagner les entrepreneurs vers la facturation électronique obligatoire ?

 

 

1. Facturation électronique obligatoire : qu’est ce qui va changer ?

La facture électronique va entraîner de nombreux changements dans la façon dont les entreprises gèrent leur facturation et transmettent des informations à l’État.

Finies les factures PDF, les envois papiers ou mail… Avec la nouvelle réforme, les factures s’échangeront désormais via des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF). Les informations nécessaires au calcul de la TVA ou encore à la nature des transactions (BtoB ou BtoC) seront directement transmises à l’administration fiscale dans le cadre du e-invoicing et e-reporting.

Un vrai gain de temps et d’argent pour les entreprises qui vont pouvoir se décharger d’un certain nombre de tâches administratives. La réforme représente tout de même un réel bouleversement dans la vie des entrepreneurs, et pour tirer pleinement profit de celle-ci il faudra s’y préparer correctement et à temps.

 

À partir de quand la facturation électronique sera-t-elle obligatoire ?

Pour mettre en place ces nouvelles prérogatives, un calendrier répertoriant les grandes étapes d’application a été dévoilé par l’État :‌

  • 1er septembre 2026 : toutes les entreprises assujetties à la TVA en France auront l’obligation d’accepter les factures électroniques. Les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) comptant entre 250 et 4 999 salariés devront être en capacité d’émettre des factures électroniques.
  • 1er septembre 2027 : l’obligation d’émission de factures électronique s’élargira à toutes les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux micro-entreprises.

Quelles sont les obligations de la réforme ?

De nouvelles obligations vont entrer en vigueur avec la réforme de la facturation électronique. Vous avez sûrement entendu parler d’e-invoicing et d’e-reporting, mais connaissez-vous la différence entre ces deux notions ?

  • L’e-invoicing correspond à l’obligation d’émettre, de transmettre et de recevoir les factures dans un format standardisé (Factur-X, UBL ou CII) à travers les plateformes de dématérialisation.
  • L’e-reporting oblige les entreprises à transmettre à l’administration fiscale un certain nombre d’informations : les données de transactions avec des entreprises internationales, des particuliers et les données relatives au paiement de prestations de services.

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2. Pourquoi se préparer dès maintenant au passage de la facturation électronique obligatoire ?

Se préparer dès maintenant au passage à la facturation électronique obligatoire, c’est avoir la possibilité de choisir les outils les plus adaptés à votre entreprise mais aussi sensibiliser les collaborateurs qui deviendront vos meilleurs alliés dans cette transition.

L’application d’une nouvelle réforme au sein d’une entreprise peut prendre jusqu’à 12 mois. Anticiper est donc la meilleure solution pour ne pas se laisser surprendre par le temps !

 

3. Préparer son entreprise à la facturation électronique obligatoire : les 4 actions prioritaires en 2023

Il faut vous préparer, oui, mais comment ? Vous lisez très certainement énormément d’informations sur la nouvelle réforme de la facturation électronique obligatoire, mais connaissez-vous les étapes à suivre pour bien anticiper 2026 ? Voici nos 4 conseils concrets à mettre en œuvre.

 

1. Cartographiez vos clients, fournisseurs, factures, processus et flux

Dressez une cartographie complète de toutes les parties prenantes, de vos processus actuels de gestion de factures (entrantes et sortantes) ainsi que des flux de facturation.

Les questions à se poser pour anticiper !

  • Combien de clients et fournisseurs avez-vous ?
  • Combien de factures émettez-vous et recevez-vous ?
  • Quels changements devez-vous opérer pour répondre aux exigences de l’e-invoicing, de l’e-reporting, de la gestion des cycles de vie, de l’annuaire ?
  • Parmi vos factures, quelles sont celles qui sont concernées par la réforme ?
  • Sous quels formats et canaux d’envoi (factures papier, PDF, formats électroniques…) recevez-vous les factures ? Les envoyez-vous ?
  • Disposez-vous bien de toutes les informations concernant vos fournisseurs et clients, et notamment de leur numéro de SIRET, de SIREN et de TVA intracommunautaire ? Ces informations sont-elles bien renseignées dans votre outil de facturation ?
  • Les référentiels sont-ils à jour pour typer en biens ou en services les opérations facturées ?
  • Qui est en charge de la gestion des factures au sein de votre entreprise ?

2. Faites un état des lieux de vos outils existants et à venir

Évaluez le niveau de maturité de votre entreprise en matière de digitalisation des factures sortantes ou entrantes.

Les questions à se poser pour anticiper !

  • Disposez-vous d’un logiciel pour gérer vos factures entrantes et sortantes ?
  • Si oui, savez-vous si ce dernier dispose de fonctionnalités pour gérer votre facturation électronique ? N’hésitez pas à prendre contact avec votre éditeur pour obtenir la réponse ! 
  • L’éditeur de votre solution de facturation fait-il partie des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) agréées par l’Administration ? Pas de panique si vous n’avez pas la réponse à cette question pour le moment : la liste des solutions agréées sera disponible au deuxième semestre 2023 sur le site impots.gouv.fr

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3. Choisissez une plateforme de réception des factures électroniques

Choisissez une plateforme de dématérialisation pour réceptionner puis envoyer vos factures électroniques qui soit en mesure de répondre aux exigences de cette réforme.

Notre conseil !

Vous aurez deux options en ce qui concerne les plateformes de traitement et de transmission des factures. Comment choisir entre PPF ou PDP ?

Portail Public de Facturation (PPF)
Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Prix

Gratuit

Payant, le prix varie en fonction des éditeurs

Fonctionnalités

Service minimum

Niveau de personnalisation et de fonctionnalités plus adapté aux TPE/PME

4. Préparez votre entreprise à la transition

Pour faciliter la transition, il est essentiel d’identifier les acteurs concernés au sein de votre entreprise et de réaliser un état des lieux pour comprendre les modifications nécessaires.

Les questions à se poser pour anticiper ! 

  • Qui sont les acteurs à impliquer dans l’apprentissage des nouvelles procédures de facturation ? N’oubliez pas les commerciaux qui peuvent être amenés à facturer des services ou des biens par exemple.
  • Le ou les collaborateurs de votre service financier ont-ils les compétences, les connaissances et le temps nécessaires pour mener à bien cette transformation qui concernera l’ensemble de votre organisation à partir de 2026 ? N’hésitez pas à vous appuyer sur votre écosystème : votre expert-comptable ou l’éditeur de votre solution de facturation proposent peut-être des accompagnements sur le sujet. Des formations sont également disponibles, comme celle de BPI Université.

4. Que propose Cegid pour accompagner les entrepreneurs vers la facturation électronique obligatoire ?

Cegid, l’allié des entreprises dans le passage à la facturation électronique émet déjà des factures au format Factur-X. D’ici septembre 2026, nous serons connectés à la plateforme de dématérialisation Cegid ainsi qu’au PPF, ce qui facilitera la gestion des flux et favorisera l’adoption des meilleures pratiques.

Notre plateforme de dématérialisation sera entièrement gratuite pour nos clients et offrira un large éventail de fonctionnalités pour garantir une automatisation maximale. Nos solutions de facturation sont équipées d’un assistant de conformité qui vous préparera sereinement et efficacement à la réforme.

Notre conseil ? Commencez dès maintenant à digitaliser progressivement vos processus pour bénéficier immédiatement des gains de productivité induits par cette nouvelle réforme.

La mise en place de cette nouvelle réforme représente une évolution majeure dans vos pratiques de facturation. Pour réussir cette transition, il est essentiel d’anticiper les changements et de vous assurer que les solutions de gestion utilisées au sein de votre entreprise sont adaptées aux nouvelles exigences. En vous préparant dès maintenant, vous pourrez aborder le virage de la facturation électronique obligatoire avec sérénité !

Rien de tel qu’un échange de vive voix pour comprendre les enjeux de votre
projet et vous présenter la solution qui répondra à vos attentes.

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