Facturation électronique à l’international : comment optimiser sa gestion ?

Facturation électronique en Europe : on fait le point !

Le concept de « e-invoicing » a été introduit au sein de l’UE par la directive 2001/115/CE¹. Depuis, de nombreuses modifications et initiatives ont vu le jour.

Des dispositifs qui diffèrent selon les pays

La facture électronique a été rendue obligatoire dans l’UE pour les échanges entre les entreprises et la sphère publique en 2014. La Commission Européenne envisage d’imposer cette mesure pour les transactions B2B à l’horizon 2024. Si cette dématérialisation a commencé à être adoptée par la majorité des états de l’UE, les obligations en termes de communication à l’administration fiscale divergent selon les pays.

En Espagne, l’e-invoicing est entré en vigueur en janvier 2015. Elle concernait les factures adressées au secteur public et les transactions supérieures à 5 000 euros. En juin 2023, un projet de décret royal visant à généraliser la facturation électronique à l’ensemble des entreprises espagnoles a été publié.

Quid des autres pays ? En Pologne, l’obligation de facturation électronique B2B est prévue pour le 1er juillet 2024. En Belgique, cette mesure doit être déployée en plusieurs phases. Elle concernerait les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasserait les 9 millions d’euros en 2023.

D’ici 2028, l’idée est d’imposer la facturation électronique dans l’UE pour les flux intracommunautaires².

Focus sur le Portugal et l’Italie

Au Portugal, toutes les sociétés (quelle que soit leur taille) doivent envoyer des factures électroniques depuis 2022. Quelles sont les prochaines étapes ? La signature électronique devra être incluse dès le 1er janvier 2024 pour garantir la validité des documents. Enfin, la déclaration du fichier comptable SAF-T, qui permet l’échange de données fiscales à l’international, sera obligatoire en 2025. A noter que Cegid a racheté Grupo Primavera, éditeur de systèmes de gestion dans la péninsule ibérique. Depuis 2009, ce sont plus de 38 millions de factures électroniques qui ont été traitées via ces logiciels.

La facturation électronique est obligatoire en Italie depuis janvier 2019. Pionnier dans cette quête de la dématérialisation, ce pays souhaitait renforcer sa lutte contre l’évasion fiscale. A la clé ? Plus de 3 milliards de factures électroniques émises en 2020 dans le privé, pour une économie de coûts d’émission avoisinant 1,2 milliard d’euros pour les entreprises.

Comment se déroulent les échanges entre la France et les pays engagés ?

Là encore, tout dépend des pays. Il n’existe pas (encore) d’harmonisation en matière de facturation électronique au sein de l’UE. Voici quelques exemples pour une entreprise basée en France :

• Si vous facturez un client en Italie, vous utiliserez le réseau Peppol3.
• Si vous facturez un client en Espagne, vous pouvez émettre votre document via Peppol. Cependant, votre interlocuteur peut exiger un envoi via un point d’entrée général comme FACe.
• Si vous facturez un client en Belgique (services publics), votre document transitera par la plateforme Mercurius, connectée au réseau Peppol.

Quel que soit le pays destinataire, il est obligatoire de respecter les règles fiscales en vigueur.

Qu’en est-il des pays non engagés dans le déploiement de la facturation électronique ? C’est là qu’entre en scène le e-reporting. Il s’agit de transmettre à l’administration fiscale les données des opérations commerciales non concernées par la facturation électronique. Ainsi, les autorités suivent les transactions internationales et s’assurent que les entreprises se conforment aux obligations fiscales de chaque pays où elles opèrent.

Quid de la période transitoire ?

En France, toutes les entreprises ne sont pas concernées en même temps par l’obligation de facturation électronique. Initialement prévu entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, le calendrier de déploiement est finalement reporté à une date ultérieure. Il sera annoncé en fin d’année 2023. Notez que les sociétés pourront cependant continuer à générer des factures PDF⁴ jusqu’au 31 décembre 2027. Celles-ci seront converties par une plateforme de dématérialisation puis transmises aux clients.

Des exceptions ? Les entreprises implantées à l’international devront continuer à traiter à la fois des factures électroniques et des factures au format papier.

La solution ? S’appuyer sur un ERP fiable et performant

Face à une telle hétérogénéité au sein de l’UE et à une généralisation par phases en France, un système d’information efficace vous aidera à relever le défi que représente la facturation électronique.

Quelles doivent être les caractéristiques d’un ERP conforme à la réforme ?

• La fluidité et la rapidité : tous les processus répétitifs et chronophages sont automatisés, ce qui fait gagner du temps et réduit les erreurs humaines. C’est notamment le cas de la génération des factures.

Vous utilisez déjà un logiciel de facturation ? L’ERP vous permettra de transmettre facilement les données utiles à l’administration fiscale.

• La flexibilité et la fiabilité : on l’a vu, chaque pays applique ses propres réglementations en termes de facturation électronique. Votre ERP doit donc effectuer des mises à jour régulières pour assurer une conformité permanente aux normes en vigueur et s’adapter à vos différents interlocuteurs. Vous aurez la possibilité de créer des factures dans les formats validés par la norme européenne EN16931 tels que XML et UBL.

En parallèle, votre ERP doit vous permettre de suivre le cycle de vie des factures. Cegid vous propose une vingtaine de statuts, dont certains sont obligatoires (« déposée », « rejetée », « refusée » et « encaissée »).

Facture électronique : encadrer l’aspect fiscal

Le volet fiscal est essentiel en matière de facturation électronique. Vous devez vous conformer avec les règles fiscales des pays avec lesquels vous collaborez. Le mot d’ordre ? Anticiper ! Assurez-vous que votre solution de gestion soit capable de prendre en charge des situations hétérogènes et évolutives.

La définition-même de « facture électronique » est amenée à évoluer. La Commission Européenne prévoit de faire figurer toutes les mentions fiscales et relatives à la TVA obligatoires. Dès 2028, de nouvelles mentions devront également être inscrites : IBAN du fournisseur, date d’échéance du paiement et numéro de facture initiale (en cas d’avoir). Rappelons que le e-reporting concerne les entreprises soumises à la TVA en France et commerçant avec des non assujettis (B2C) ou avec des entreprises non installées sur le territoire national (à savoir des assujettis qui n’ont pas d’établissement, de domicile ou de résidence habituelle en France).

Facturation électronique : vers une gestion centralisée

Les entreprises ont tout intérêt à opter pour une gestion centralisée de la facturation électronique, et non pour une gestion locale, propre à chaque département ou à chaque filiale.

Les avantages ? Cohérence et harmonisation, réduction des coûts, visibilité à 360° des opérations et gestion sécurisée des données clients. Enfin, cela permet de générer des analyses et des rapports plus facilement. L’idée est de contrôler les performances de l’adoption de la facturation électronique pour prendre des décisions éclairées.

Comment procéder ? Il s’agit de s’appuyer sur une solution unique et évolutive de facturation au sein du groupe. A cela s’ajoute une prise en main rapide et une mise à disposition d’une interface utilisateur intuitive.

Pour les entreprises, tout l’enjeu consiste à faire de la facturation électronique une opportunité, et non une contrainte. L’e-invoicing peut être un véritable levier de productivité, y compris lors des transactions avec l’étranger. Les conditions ?

Comprendre les enjeux d’une telle mesure et s’équiper, dès à présent, d’un outil capable de gérer les formats conformes aux normes européennes.

Sources :
Facturation électronique : bientôt obligatoire dans toute l’Europe ?
Facturation électronique : les modalités sont précisées
Facture électronique 2024 : réglementation, mise en place et conseils
Tour d’horizon de la facturation électronique B2B obligatoire en Europe