[DESSIN] Automatiser une boîte à chaussures

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Cauchemar des collaborateurs, la pratique de la boîte à chaussure physique tend à disparaître. Mais même si les pièces ont été numérisées par le client, il faut bien que le tri se fasse. Pourquoi ne pas confier cette tâche ingrate à un robot sans état d’âme ?

Vous parlez d’un paquet-cadeau ! La « boîte à chaussures » que le client apportait chaque fin de période a longtemps constitué le cauchemar des collaborateurs en cabinet. « Tout y est », disait-il (ou elle) – même si c’était rarement le cas. On y trouvait pêle-mêle les courriers de l’Urssaf et des caisses, les relevés bancaires, les justificatifs de frais, les factures de fournisseurs, des lettres de l’administration fiscale, des dépliants commerciaux… Y compris, bien souvent, des documents personnels, arrivés là par hasard.

Il s’ensuivait un laborieux travail de tri préalable, avant de passer aux scans, à la saisie et à l’affectation. Sans compter qu’il manquait toujours des éléments qu’il fallait ensuite réclamer une fois, deux fois, trois fois… et que parfois l’encre des tickets de caisse s’était à peu près évaporée dans l’intervalle ! De quoi dissuader beaucoup de continuer dans le métier.

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Derrière ce comportement il fallait lire le peu de cas que faisaient de la compta ces TPE et ces BNC qui la considéraient comme une pure obligation, sans intérêt pour la gestion de leur exploitation, une occupation « non productive ». Le suivi de la trésorerie tenait lieu d’outil de gestion et quant au reste… on faisait le point une fois par an.

Des mauvaises habitudes ? Sûrement. Mais il est toujours difficile de discipliner des clients fidèles, surtout quand ils sont terriblement occupés. La digitalisation des pièces a constitué une première étape. Aujourd’hui le vrai progrès, c’est de confier à un robot cette tâche ingrate, afin de pouvoir se consacrer à son vrai métier. En utilisant l’intelligence artificielle, des logiciels comme Cegid Loop ou Cegid Conciliator apprennent vite à classer chaque document à la bonne place, pour le traiter aussitôt. Ca serait dommage de passer à côté d’un tel progrès – après tout, 54 % des automobiles neuves vendues dans l’Hexagone sont maintenant équipées d’une boîte automatique[1] !

[1] Source Caradisiac. En 2004, seules 8% des automobiles vendues en France étaient équipées d’une boîte automatique.