Secteur Public

Dématérialisation : « Nous sommes à un moment où la co-construction est extrêmement importante »

12 Juil 2018

Séverine Carré, directrice de l’offre Secteur Public pour l’éditeur français Cegid analyse l’accélération des enjeux de dématérialisation auxquels sont confrontées les directions générales des collectivités.

Pourquoi est-il important pour les collectivités en 2018 d’affiner leurs convictions sur la dématérialisation ?

Le sujet est souvent abordé à partir de son caractère obligatoire, mais la question est de savoir comment en faire une opportunité et un avantage pour les organisations. Si le rythme actuel est parti de la réforme des marchés publics, avec différentes étapes de déconcentration et décentralisation qui ont poussé les collectivités à fédérer une stratégie de dématérialisation, il ne faut pourtant pas s’arrêter là. Ainsi, quand on étudie le programme présidentiel Action Publique 2022, on note des axes par nature très transversaux : d’abord l’amélioration de la qualité de service aux citoyens, ensuite la maîtrise des coûts, enfin l’augmentation de la qualité de l’environnement de travail pour les agents. Il s’agit là d’un fil rouge de la dématérialisation, mais les directions générales ont tout intérêt à aller plus loin que cette seule guideline, pour faire émerger une vision optimiste, qui se projette sur ce à quoi pourront ressembler les collectivités, demain.

Toutes les collectivités sont-elles vraiment prêtes à suivre le mouvement ?

Elles progressent bien entendu chacune à leur vitesse. Certains directeurs généraux ont vraiment pris le sujet en main et font preuve de beaucoup d’innovations ces derniers mois, d’autres procèdent avec plus de circonspection. Mais de manière générale, on assiste bien à une accélération. Aujourd’hui, nos chiffres montrent qu’une collectivité sur deux dématérialise sa gestion des ressources humaines par exemple. Il y a 5 ans, elles étaient une sur cinq.
Il ne faut pas voir cette multiplication des projets de dématérialisation comme une accélération purement technologique. La réalité est que ces démarches demandent une préparation et une organisation ad-hoc pour pouvoir en tirer parti au maximum, ce qui prend un peu de temps. Or, le niveau d’obligation réglementaire fait justement que le temps presse. Nous sommes en 2018 : les collectivités qui ne se sont pas encore lancées doivent passer un cap et analyser les technologies disponibles et leurs propres processus, pour réaliser cette révolution par étape, et avec l’adhésion de leurs agents.

N’est-ce pas avant tout un levier actionné par les plus grandes collectivités ?

Non. Parmi nos clients, nous comptons des organisations avec des périmètres très différents. Certaines collectivités de tailles réduites nous poussent d’ailleurs vraiment à innover, à ouvrir le chemin. Nous travaillons ainsi avec les institutions de l’État afin de nous assurer que la façon dont nous abordons les enjeux de dématérialisation concerne bien tous les acteurs et pas seulement les plus grands. Il en va de même pour notre club utilisateurs qui regroupe des organisations aux expériences diverses, souvent complémentaires. Nous sommes à un moment où la co-construction est extrêmement importante. Il y a un vrai effet d’entrainement chez les acteurs qui se lancent et partagent leurs initiatives. Par exemple, sur un sujet comme le prélèvement à la source, nous avons pu mener des expériences pilotes avec certains de nos clients, conçus comme autant de tests en quelques mois… et aujourd’hui, aucun de ces acteurs n’imagine revenir en arrière sur les usages passés ; ils préfèrent témoigner pour convaincre les suivants !

Vous évoquiez l’importance de faire de l’obligation une opportunité. Comment cela se traduit-il ?

Définir sa stratégie de dématérialisation est une opportunité à de nombreux niveaux : en termes de déconcentration, de réduction des temps de travail consacrés à des tâches rébarbatives et agaçantes pour les agents, mais aussi en matière de sécurité et de fiabilisation des données. A condition de prendre le temps de la réflexion, la dématérialisation peut aussi débloquer une certaine créativité pour ce qui est de proposer des services vraiment utiles, que l’on n’imaginait tout simplement pas hier ! Des services pour les citoyens bien sûr, mais aussi pour les agents à travers de nouveaux modes de collaborations qui vont faciliter leur quotidien. En effet, qui dit dématérialisation dit une nouvelle façon de gérer les workflows. C’est un aspect très important pour répondre aux attentes de toute une nouvelle génération d’agents qui veulent des outils web, reprenant les usages qu’ils ont par ailleurs à titre personnel. Il est donc nécessaire d’ouvrir au maximum le champ de la réflexion pour identifier où sont les bénéfices originaux, en fonction de la culture de son organisation, de ses missions ou des attentes des collaborateurs par exemple. Et pour ouvrir cette réflexion, il n’y a pas de secret : il faut s’ancrer au maximum dans le réel, éviter le dogmatisme, et toujours trancher en faveur de la simplicité des usages. L’enjeu de la dématérialisation n’est pas de reproduire ce que l’on faisait hier efficacement.

Une collectivité sur deux dématérialise sa gestion RH, contre une sur cinq, il y a cinq ans

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La dématérialisation dans la collectivité, c’est un projet global de société

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