Déclaration TVA entre mesure de tolérance et préparation en cas de contrôle fiscal

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Se préparer en cas de procédure fiscale

Les remarques qui suivent ne s’appliquent que pour se préparer à faire face à la situation du contrôle fiscal. C’est mieux d’anticiper et préparer le plus tranquillement possible cette potentielle situation.

Le Fichier des Ecritures Comptables (FEC)

Ce n’est que dans le cadre du contrôle fiscal que l’administration demande un FEC. L’obligation de ce fichier est posée par le I de l’article L47 A-II du Livre des Procédures Fiscales. Tout contribuable doit présenter sa comptabilité sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’administration fiscale, lorsque cette comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés.

La remise du FEC peut être accompagnée d’un descriptif. L’administration indique qu’il s’agit d’un document, même s’il n’est pas obligatoire, qui peut faciliter la lecture de la comptabilité.

Dans le sens d’aider à la compréhension, ce document devrait sans doute comporter des explications complètes sur l’organisation comptable de l’entreprise. Et à ce titre, la méthode retenue pour établir la déclaration de TVA est l’un de ces éléments.

L’administration ne peut que prendre note de la méthode. Elle aura ainsi une explication sur l’absence de date de validation, mensuelle par exemple, en rapport avec le dépôt des déclarations de TVA.

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Contrôle fiscal de l’exercice en cours

Exercice pour lequel la déclaration annuelle des résultats n’a pas encore été établie.

Pour l’administration fiscale, la remise d’un FEC avec des écritures n’ayant pas de numéro et de date de validation est une cause de non-conformité du fichier.

Avec le choix d’appliquer la tolérance et donc de ne pas valider périodiquement les écritures, ces dernières ne seront validées qu’au moment de l’envoi de la déclaration annuelle des résultats.

Attention, il ne faut pas fournir un « FEC provisoire ». Même si vous modifiez le nom pour le rendre compatible avec l’instruction administrative, le FEC comportera des écritures non validées.

Il est même possible que l’exercice ne contienne aucune écriture validée pour peu que le contrôle intervienne avant la clôture de l’exercice précédent.

Dans ce cas, il faut se poser la question entre faire la validation des écritures pour remettre un FEC de l’exercice en cours au contrôleur et faire « bonne figure », ou alors lui expliquer que compte tenu de l’organisation comptable de l’entreprise, il n’est pas possible de remettre un FEC pour l’exercice en cours. Celui-ci est vide.

Pour les exercices antérieurs qui ont fait l’objet de l’envoi d’une déclaration annuelle des résultats, la question ne se pose pas.

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Passage de la comptabilité à la déclaration de la TVA

L’administration fiscale demandera certainement des explications pour permettre de comprendre comment passer de la comptabilité à la déclaration de TVA.

Il semble ainsi intéressant d’associer, dans le dossier de travail, à chaque déclaration de TVA établie pour cette entreprise, un état permettant de passer de la déclaration de TVA à la comptabilité. Le but étant de « réconcilier » les deux montants, et ainsi expliquer les écarts entre les deux bases.

Remarque : Ce travail est à réaliser au moins avec la phase de révision annuelle et surtout pas d’attendre la demande au moment du contrôle fiscal (qui peut porter sur trois années antérieures).

Dans les normes de travail, il existe une phase qui s’intitule « Cadrage de TVA ».

Contrairement à certaines idées reçues, le contrôle de TVA n’est pas à insérer dans le FEC. Le format du FEC est normé. Les informations supplémentaires fournies ne peuvent se faire qu’avec la remise d’un document « papier », d’un « PDF » ou d’un fichier Excel suivant ce que le vérificateur est capable d’accepter. Il n’existe aucune norme de dématérialisation applicable.