Experts-Comptables

Gestion de crise : l’expert-comptable en première ligne

10 Avr 2020

Comme l’ensemble de la profession, Delphine Loyseau est confrontée à la nécessité d’assurer la continuité des missions de son cabinet d’expertise-comptable tout en aidant ses clients à surmonter la crise. Déjà passée au SaaS, la production en télétravail se déroule sans difficulté particulière. Son vrai challenge : conserver l’esprit d’équipe, et faire circuler l’information dans une période de grande incertitude.

Avec 3 enfants à la maison et un mari lui aussi expert-comptable, Delphine Loyseau partage la situation des millions de Français contraints au télétravail. « Notre emploi du temps a été bouleversé. Les enfants suivent leurs cours en ligne. Les deux grands se gèrent, ils aident le plus petit. Et pendant qu’ils révisent, nous on fait… de la révision, et énormément de conseil ».

L’expert-comptable : interlocuteur privilégié en temps de crise

« La plupart de nos clients sont à l’arrêt, et 100% d’entre eux voient leur activité impactée. A la stupeur des premiers jours s’est ajoutée une grande inquiétude. Tout naturellement, ils se sont tournés vers nous, avec d’autant plus de questions que tout n’a pas été clair tout de suite, par exemple pour les entrepreneurs du BTP, vis-à-vis desquels nécessité de confinement et accès au chômage partiel ont connu des géométries variables ». La multiplication des mesures, annoncées au jour le jour, implique une veille permanente, pour orienter les entreprises vers les bons dispositifs et produire les déclarations correspondantes.

Au-delà des reports d’échéances fiscales et sociales, c’est bien sûr la trésorerie qui est au cœur des préoccupations. Les dirigeants ont absolument besoin de savoir où ils en sont, et de disposer d’une visibilité, au moins à court terme. « Le cabinet produit et révise les plans de trésorerie… tout en tenant lieu de cellule de soutien moral », témoigne Delphine Loyseau. Jamais dans son souvenir sa dimension de conseil n’a été aussi massivement sollicitée, entraînant une charge de travail très importante. (L’expert-comptable est le principal interlocuteur de 89 % des dirigeants selon notre Baromètre des entrepreneurs 2020).

« Nous maintenons le cap des échéances normales. Le plus vite nous auront terminé les liasses, le mieux ça sera ! »

« La journée est hachée par les appels des clients légitimement inquiets ». Pour autant, il n’est pas question d’accumuler les retards dans la préparation des comptes annuels : pour les dispositifs de prêts garantis par l’Etat, on aura besoin du bilan. « Alors nous maintenons le cap des échéances normales. Le plus vite nous auront terminé les liasses, le mieux ça sera ! », explique la dirigeante. Est-ce possible en pratiquant le télétravail ?

Un passage au télétravail pour tous facilité par le Cloud

Tous les collaborateurs du cabinet sont passés au télétravail le 17 mars. « Nous avions mis en place une charte du télétravail, pour permettre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle, mais jusqu’ici personne n’y avait eu recours, et je ne l’avais pas trop proposé non plus », explique Delphine Loyseau. Par la force des choses, sa mise en œuvre s’est trouvée plus large que prévue, puisque sa pratique excluait à l’origine les alternants et les collaborateurs les plus récents, pour des raisons d’autonomie. « Ce fut une découverte pour tout le monde ! Et peut-être une occasion de décrisper le sujet : dans notre activité, c’est réalisable.

A condition d’être en capacité d’assurer la production, et de veiller à la cohésion du groupe.

« Grâce au Cloud, nous étions prêts à gérer la production comptable à distance »

En termes d’outils, le cabinet était prêt. « Nous travaillions déjà en mode SaaS sur le logiciel comptable, avec Cegid Quadra On Demand. A mon avis, une petite structure comme la nôtre était quasiment obligée de fonctionner en SaaS, explique la dirigeante. Je n’aurais jamais pu gérer un serveur, des sauvegardes, etc. Je suis d’autant plus satisfaite de mon choix qu’avec le Cloud, nous étions prêts, par défaut, à gérer la production comptable à distance. »

De fait, pour la plupart des dossiers, il suffit de suivre la même discipline qu’auparavant. « Je constate que la production comptable peut facilement être traitée en télétravail. Chacun accède sans problème aux comptes de ses clients. Même chose pour les gestionnaires de paie.

« Question sécurité des données dans le cloud de Cegid, nous sommes tranquilles. Ce n’est pas le moment de risquer des soucis supplémentaires ». 

La situation constitue aussi l’occasion d’éduquer les clients à un nouveau mode de travail. « Chacun est forcé de changer ses habitudes, d’autant plus qu’il est facile de donner accès à l’outil aux clients. Des dossiers de type boîte à chaussures découvrent ainsi l’usage de la dématérialisation, via un scanner ou de simples photographies des pièces ». Ce qui est d’autant plus accepté qu’il y a besoin d’une visibilité rapprochée sur les comptes et la trésorerie…

Etes-vous prêts pour la dématérialisation des factures ?

Manager son équipe à distance

« L’isolement des collaborateurs entraîne finalement davantage des questions de management que de productivité, précise Delphine Loyseau. Jusqu’ici nous tenions un point d’équipe régulier, toutes les deux semaines environ. Depuis le 17 mars, je procède à des points individuels chaque début de semaine : dossiers en cours, urgences, questions… Par ailleurs nous avons aussi créé un groupe WhatsApp interne, et chacun a accès à un tableau d’avancement du travail, établi sur un tableur en attendant mieux ».

Mais la durée entraîne le besoin de structurer davantage. « Chaque collaborateur a compris l’importance de son rôle vis-à-vis des clients. Le télétravail favorise la productivité ; chacun adapte son rythme à la situation, sans plus se soucier des horaires traditionnels. Mon stress, ce n’est pas tant de savoir ce que font mes collaborateurs, qui se sont montrés très professionnels jusqu’à présent – par exemple les échéances de fin mars ont été bien gérées. Mon questionnement serait plutôt : si la situation devait durer, resteront ils motivés jusqu’au bout ? ». Après trois semaines, le cabinet a donc organisé sa première réunion d’équipe via Skype.

« L’isolement des collaborateurs entraîne davantage des questions de management que de productivité ».

« C’est important de conserver la cohésion, l’esprit d’équipe. Le soutien psychologique ne concerne pas que les clients ! La réunion par téléconférence permettra de mieux transmettre l’information. Et je pense qu’elle aidera aussi à ne pas se laisser aller à travailler en pyjama ! », ajoute-t-elle en souriant.

L’information, nerf de la guerre

L’information est clé dans cette période. « Nous sommes bien aidés par l’OEC Hauts de France. Chaque jour je reçois des notes de synthèse et des FAQ, que je transmets par mail à mes collaborateurs. Lors des points individuels, nous pouvons ainsi passer en revue, et choisir, les mesures les mieux adaptées à chaque situation ».

Cette information, il faut aussi la communiquer aux clients. Le cabinet envoie des mails groupés aux dirigeants, sur un rythme bien plus soutenu que d’habitude. Il utilise aussi, et largement, les réseaux sociaux, pour faire circuler les points clés le plus rapidement possible.

Les experts-comptables ne sont pas des machines à calculer : le contact humain manque !

Les clients du cabinet n’ont pas été jusqu’à présent spécialement demandeurs d’un contact visuel, via Skype, Teams et consorts. Ceux-ci sont utilisés autant que possible quand il existe plusieurs interlocuteurs chez le client – le patron et son comptable, plusieurs associés, etc.

« Ce qui me manque le plus, très clairement, c’est de ne pas voir en face à face mes clients et mes collaborateurs. Les outils numériques permettent de continuer à travailler dans de bonnes conditions… mais aucun ne remplacera le face à face. Nous faisons un métier de contact ! »

« Nécessité fait loi, conclut Delphine Loyseau. Les états d’esprit changent à vitesse accélérée – à commencer par le mien en ce qui concerne l’intérêt du télétravail… Les clients prennent mieux conscience de l’importance d’une bonne discipline comptable. A nous de les encourager à entrer dans un cercle vertueux, et notamment à payer leurs fournisseurs, pour que la machine puisse repartir le jour venu. Plus que jamais nous tenons notre rôle de premier conseil. Et quand la crise sera terminée, j’aurai encore plus envie de récompenser mes collaborateurs qui ont tenu le cap ! »

A retenir :

  • Le Cloud Cegid et Cegid Quadra permettent d’assurer la production à distance sans nécessiter un changement des habitudes de travail,
  • Le management à distance demande de bien structurer ses procédures, notamment pour que l’information soit correctement partagée parmi son équipe,
  • La communication avec ses clients est plus que jamais indispensable en période de crise.

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La crise met en évidence le rôle singulier de l’expert-comptable auprès des dirigeants d’entreprise.

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