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Comment simplifier ses processus financiers grâce à l’ERP ?

13 décembre 2018

4 min
Qu’elles opèrent dans le secteur public ou privé, les ETI et les grandes entreprises regorgent de complexité. Conjuguant hauts volumes comptables, entités multiples et grande diversité d’utilisateurs, elles cherchent sans cesse à optimiser leurs processus financiers et comptables afin de les rendre plus fluides, plus homogènes et plus performants. L’implémentation d’une solution de gestion intégrée est la clé de la réussite d’un projet d’optimisation de ces processus. Sur quels fondamentaux les directions financières doivent-elles s’appuyer afin de gagner en fluidité ?

Culture du changement

La volonté de fluidifier les processus financiers suppose tout d’abord une certaine culture du changement au sein de l’entreprise. En effet, la mise en œuvre d’un nouvel ERP est avant tout l’opportunité pour les directions financières d’ouvrir une véritable réflexion autour des processus financiers et comptables et de leur efficacité. Repenser les processus en amont permet notamment d’éliminer les couches de complexité superflues avant de programmer l’outil.

Il faut donc commencer par examiner les processus existants pour identifier les éventuels points de blocage et les optimiser en s’inspirant des bonnes pratiques de l’industrie. En effet, si un ERP a la capacité d’intégrer de hauts niveaux de complexité, il sera toujours préférable de simplifier au maximum les processus à la source, en allégeant par exemple le nombre de niveaux de validation existants, ou en limitant les intervenants concernés.

Dématérialisation

Poussés par la loi de modernisation de l’économie, la dématérialisation des documents comptables et le développement de la facturation électronique entraînent une nette amélioration des processus financiers par rapport à un traitement papier. Ces procédés permettent aux directions financières de réaliser des gains de productivité tout en renforçant la qualité de la donnée financière et contribuent également à réduire les délais de paiement, favorisant ainsi le maintien de l’équilibre financier de l’entreprise.

Outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs, la dématérialisation des factures sera d’ailleurs une exigence légale pour l’ensemble des entreprises fournisseurs du service public d’ici 2020. Et ces pratiques devraient gagner encore davantage de terrain avec l’archivage numérique à valeur probante. Ce glissement numérique est une opportunité pour les ETI et les grandes entreprises de se démarquer en accélérant leur processus de transformation digitale. Pour le DAF, c’est l’assurance d’un accès facile aux factures, d’une réduction des coûts et d’un gain de temps non négligeable.

Collaboration et mobilité

Dans le cas de processus financiers nécessitant un nombre important d’intervenants, il est essentiel de pouvoir travailler de manière collaborative à l’aide d’outils transverses. Ceux-ci doivent permettre d’impliquer l’ensemble des acteurs de la chaîne, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. La mise en place de telles procédures collaboratives favorise l’accélération des processus de clôture et de création d’articles, ainsi que le traçage des échanges et l’optimisation des processus internes. Dans un contexte de mobilité croissante des collaborateurs, il est également crucial que ces outils puissent répondre efficacement aux enjeux liés aux nouveaux modes de consommation du système d’information.

La mise en place de modules fonctionnels, accessibles depuis un ordinateur portable, un smartphone ou une tablette, permettra de ne pas bloquer ou retarder inutilement des demandes, commandes ou factures dont la validation pourrait être attribuée à un collaborateur en déplacement. Cet accent sur la collaboration entre métiers et l’accès au système d’information finance en mobilité fait partie des priorités 2018 du DAF, comme le précise un rapport de PwC de 2018 en partenariat avec l’Association nationale des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion (DFCG).

Personnalisation de l’expérience et interface utilisateur

La fluidification des processus financiers passe également par l’amélioration de deux domaines complémentaires relatifs à l’outil de gestion : l’expérience utilisateur (UX) et l’interface utilisateur (UI). L’UI, qui s’intéresse à l’organisation des éléments graphiques et textuels, permet de proposer une meilleure ergonomie des écrans et des normes de présentation, tandis que l’UX pousse à se poser des questions de fond sur les manières de travailler afin d’apporter des réponses efficaces aux besoins des utilisateurs. En faisant le choix de solutions modernes véritablement pensées pour l’utilisateur, les entreprises s’assurent de permettre à leurs utilisateurs de bénéficier de processus fonctionnels simples et évolutifs, d’une ergonomie adaptée et d’environnements et d’indicateurs personnalisés à chaque typologie d’utilisateur.

Quel que soit leur secteur d’activité, les entreprises peuvent compter sur de nombreux outils et modules pour fluidifier leurs processus financiers et comptables, avec à la clé, l’optimisation des flux de trésorerie, une meilleure productivité et des liens de confiance renforcés avec les fournisseurs.

 

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