L’état de frais dans la fonction publique avec Cegid Notilus

L’état de frais

L’agent peut générer un état de frais directement depuis son ordre de mission dans Cegid Notilus. Celui-ci reprend automatiquement les informations de la mission et alimente la liste des dépenses de l’état de frais en faisant apparaitre le détail des indemnités journalières, des frais de transport et autres frais prévisionnels éventuels. L’agent peut alors joindre ses justificatifs de paiement des dépenses numérisés ou dématérialisés, afin de les transmettre à l’ordonnateur et à l’agent comptable.

L’utilisateur peut également compléter son état de frais en déclarant des dépenses additionnelles. Il peut ainsi ajouter des indemnités kilométriques, des frais de transport en commun, etc.

Les frais pris en charge par l’administration dans le cadre d’un marché avec une agence de voyage ne sont pas remboursés à l’agent et ne figurent pas dans l’état de frais. Le relevé d’opérations de l’agence est généralement importé dans l’application afin de contrôler les factures dans Cegid Notilus.

Les indemnités kilométriques et l’état de frais

Cegid Notilus permet aux agents de déclarer les déplacements réalisés avec leurs véhicules personnels pour raison de service ou pour convenance. L’utilisateur renseigne dans son profil le ou les véhicules personnels qu’il est susceptible d’utiliser dans le cadre de ses déplacements professionnels.

Grâce au circuit de validation, les gestionnaires peuvent s’assurer qu’ils disposent bien de toutes les informations nécessaires à l’indemnisation des trajets réalisés avec ce véhicule (puissance fiscale, assurance pour des trajets professionnels, etc.). Si nécessaire, ils peuvent y joindre des autorisations de circuler.

Afin d’obtenir le remboursement de ses frais kilométriques, l’agent déclare ensuite simplement ses trajets dans ses états de frais. L’application interroge pour lui les API de ViaMichelin ou de Google Maps afin de calculer automatiquement les distances entre les communes spécifiées, pour une saisie de frais encore plus rapide et sans risque d’erreur.

Lorsque l’agent réalise les mêmes trajets de façon récurrente (agents d’intervention sociale et familiale, aides à domicile, etc.), la gestion des tournées de Cegid Notilus leur permet d’enregistrer des circuits complets pouvant être réutilisés régulièrement sans nécessiter leur ressaisie.

Le paramétrage de Cegid Notilus permet à l’ordonnateur de définir les modes de remboursement possible pour les indemnités kilométriques. Il peut ainsi opter pour un remboursement sur la base d’indemnités kilométriques (barème fiscal selon la puissance du véhicule) ou sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux (barème kilométrique SNCF, première ou seconde classe).

La numérisation des justificatifs et l’état de frais

En 2019, le code de la sécurité sociale change, autorisant la conservation sur support numérique de documents établis au format papier. Le dispositif de prise en charge des frais de déplacement temporaires des personnels civils de l’état évolue également et permet de transmettre à l’ordonnateur des justificatifs sous forme dématérialisée, cette dématérialisation étant native ou duplicative.

L’application mobile de Cegid Notilus disponible pour iPhone et Android, permet au voyageur de saisir ses dépenses et numériser ses justificatifs pendant son voyage. Grâce à la reconnaissance de caractères (OCR), les justificatifs de dépenses pris en photo alimentent automatiquement l’état de frais et le justificatif numérisé est rattaché à la dépense. L’ajout de factures dématérialisées reçues par courriel se fait tout aussi simplement en envoyant simplement le document dans l’application web ou mobile.

Une fois l’ensemble des dépenses déclarées, l’agent peut transmettre son état de frais dans le circuit de validation. L’ordonnateur peut ainsi s’assurer que tous les justificatifs sont bien présents et l’agent comptable contrôler plus facilement les dépenses associées.

Lors de la liquidation de l’état de frais, Cegid Notilus propose un archivage à valeur probant de l’état de frais et de ses justificatifs. Les documents sont certifiés et conservés au sein d’un service d’archivage électronique grâce à nos partenaires CertEurope et Arkhinéo.

Textes de référence 

Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.

Décret n° 2019-139 du 26 février 2019 modifiant le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.

Mesures de simplification relatives à la conservation des pièces comptables et pièces justificatives des comptes par l’ordonnateur dans les collectivités territoriales, leurs groupements, leurs établissements et les établissements publics de santé.

Arrêté du 23 mai 2019 : article L.243-16 du code de la sécurité sociale JORF n°0124 du 29 mai 2019