Quelles étapes pour migrer de logiciel ?

Quelles sont les étapes d’une migration de logiciel ?

Les besoins de votre cabinet comptable ont changé et votre solution n’est plus en mesure de répondre à vos besoins ? Votre logiciel actuel est en mode local et vous souhaitez opter pour le Cloud pour plus de flexibilité ?

Quelque soit la raison de la migration, de nombreuses questions sont à se poser :
Quelles seront les phases du projet ? Combien de temps y consacrer ? Quelle est la meilleure période pour le faire ?

4 étapes à suivre lors d’un changement de logiciel :

1. Elaboration d’une expression des besoins pour cadrer le périmètre du projet :

Tel un chef de projet, il vous faudra constituer un cahier des charges efficace et adaptées à vos besoins fonctionnels et techniques. Cette expression des besoins vous permettra d’arbitrer entre les différents prestataires selon le niveau de services requis et l’organisation interne du cabinet.

2. Sélection du prestataire et de la solution

Appuyez-vous sur votre cahier des charges pour sélectionner le prestataire le mieux adapter à vos besoins sans oublier son devoir de conseil : installation, formation, support…vous devez pouvoir vous appuyer sur un accompagnement de qualité. Parmi les critères de choix, la notoriété de l’éditeur doit avoir sa place afin de s’assurer de la pérennité du service et des mises à jour ainsi que de la prise en compte des problématiques liées à la sécurité des données.

3. Mise en place, et paramétrage de la solution

Un paramétrage de qualité vous permettra de répondre aux besoins spécifiques de votre cabinet :
Récupération des données de votre ancien système de gestion
Paramètrage personnalisé selon vos exigences métiers et votre organisation
Gestion de vos documents internes et externes, etc.

4. Formation et transfert de compétences

Dernière étape à ne pas négliger : la formation des collaborateurs. Elle s’avère capitale pour utiliser au maximum les capacités de l’outil et limiter le temps de prise en main de votre nouvel outil. Là aussi, votre éditeur doit vous accompagner et vous proposer une formation de qualité ainsi qu’un support technique.

Sujet annexe : Les nouvelles pratiques RH pour accompagner la transformation numérique

Quels sont les éléments déterminants pour un changement de logiciel réussi ?

CONSTRUIRE…
une expression des besoins la plus précise possible, qui tiendra compte de votre organisation cible.

OPTER…
pour un éditeur reconnu sur le marché de la Profession Comptable, et en mesure de répondre aux spécificités de la branche d’activité. S’appuyer sur des références, des témoignages, peut être révélateur de la compétence du prestataire.

MESURER…
l’investissement en temps à consacrer au démarrage et aux formations. Respecter les étapes du déploiement. Etre vigilant sur les délais.

S’IMPLIQUER…
tout au long du processus, en testant les principales fonctions du logiciel.

ASSURER…
l’adoption par l’ensemble des collaborateurs concernés au travers de la formation et d’une communication adaptée au projet.