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Pourquoi la diffusion de l’information est un volet majeur de la transformation digitale de votre entreprise ?

29 Jan 2020

Le temps de l’organisation purement verticale et du secret hiérarchique est révolu. À une époque qui exige une extrême agilité, l’information doit circuler au mieux au sein de l’entreprise pour permettre à chacun une meilleure autonomie et une meilleure réactivité. Selon quelle logique ? Pour quels bénéfices ?

Contrôler la diffusion d’informations tout en restant flexible

Les structures pyramidales qui régissaient autrefois l’entreprise sont aujourd’hui moins populaires. Le contrôle de l’information reste cependant une problématique centrale. Celle-ci ne doit pas être divulguée à tort et à travers au sein de l’organisation au risque d’enfreindre toutes les règles de confidentialité et de sécurité ou même la seule nécessité de ne pas noyer l’information pertinente. Le “bruit”, c’est-à-dire la profusion d’informations secondaires occultant l’information recherchée, est l’obstacle qui a succédé au problème de la rareté dans une société connectée comme la nôtre. Par ailleurs, la fuite de certaines directives confidentielles au mauvais échelon de l’entreprise peut toujours engendrer des situations problématiques.

Pourtant, dans une époque placée sous le signe de l’accélération, une diffusion accrue se révèle indispensable et l’agilité est devenue votre atout majeur. Il vous faut donc concilier deux impératifs apparemment contradictoires : rendre l’information davantage disponible afin d’assurer l’autonomie des employés et l’agilité de l’ensemble ; contrôler au mieux cette diffusion.

Ces impératifs sont respectés, bien souvent, grâce à des outils qui centralisent les informations clés de votre entreprise, de préférence Cloud Native ou full web. Ils permettent de diffuser les informations nécessaires aux missions d’un certain profil utilisateur sans noyer ces collaborateurs sous la data. Le « juste ce qu’il faut » pour une collaboration efficace entre les métiers, et une rapidité d’action décuplée. Les données d’un client par exemple sont disponibles sous différentes formes qu’il s’agisse des besoins de la comptabilité, de la direction, ou des équipes commerciales.

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Mieux informé, vous êtes plus agile

Parvenir à véhiculer la bonne information au sein de l’entreprise permet aux équipes d’être mieux armées pour accomplir leur mission, donc plus productives. Donner accès aux informations clés en temps réel permet de décupler la productivité de chacun. Cette révolution se fait grâce au Cloud, qui centralise l’information tout en la rendant accessible via chaque tablette ou chaque smartphone mis à disposition de vos collaborateurs.

Plus besoin d’attendre, la transmission de l’information se fait à distance et en temps réel et vous permet de disposer aussitôt des bons chiffres et des versions à jour de l’information recherchée. Voilà qui peut s’avérer particulièrement utile durant un rendez-vous client ou en déplacement loin de vos équipes opérationnelles, ou encore au moment de préparer une présentation pour un prospect. Une amélioration des conditions de travail qui devraient conforter les 71 % d’actifs occupés qui considéraient déjà, en 2019, que les nouvelles technologies avaient un impact positif sur leur vie professionnelle.

Les meilleurs talents en « temps réel »

Le marché du travail évolue en fonction des nouvelles générations qui y pénètrent. Or, les « digital natives », ces personnes nées aux alentours de l’an 2000 qui ont toujours connu Internet et les réseaux sociaux, imposeront bientôt leur tempo. Toujours connectés, familiers des nouvelles technologies, ces jeunes gens ont pris l’habitude d’interagir en temps réel et veulent œuvrer dans le monde professionnel selon la même instantanéité dont ils ont pris l’habitude chez eux. Il faut donc s’adapter à cette économie temporelle (l’inverse n’arrivera pas !), au risque de perdre toute attractivité auprès des talents de demain. Les séduire, au contraire, vous donnera un atout crucial pour renforcer encore votre croissance.

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Restez en conformité sans réduire votre vitesse d’action

Un autre grand challenge que doivent relever les entreprises est celui de la conformité aux réglementations. Non seulement celles-ci se durcissent (RGPD) mais elles évoluent très rapidement. Il y a eu la mise en place du bulletin clarifié en 2017, la dernière étape de la DSN, l’obligation de la loi anti-fraude depuis janvier 2018 pour les entreprises utilisant des logiciels de caisse, le prélèvement à la source… Tout cela peut épuiser DAF et DRH.

Ces réformes vont néanmoins dans le sens de la simplification et de la transparence, quoi qu’elles soient pour l’instant encore sujettes à des ajustements réguliers. Les évolutions réglementaires sont dans l’air du temps et le reflet des exigences du marché. Sur la durée, elles devraient améliorer nos relations avec l’administration, mais en attendant, ces évolutions nécessitent aussi de la flexibilité et de l’agilité. L’approche Cloud est encore appropriée pour assumer ces évolutions plus nombreuses, plus rapprochées et plus digitales, afin que les entreprises n’aient pas à se préoccuper en permanence de posséder la version compatible et mise à jour. Les ERP en mode SaaS ou Cloud Native par exemple, sont actualisées en temps réel et proposent même de renseigner leurs utilisateurs sur les nouveautés réglementaires importantes.

Sécurisez et orientez la diffusion de l’information

Le Cloud peut aussi permettre une bien meilleure sécurisation des données, grâce à une optimisation et une adaptation permanentes du système de protection. Les éditeurs apportent à leurs abonnés les dernières technologies de sécurité et disposent des moyens nécessaires pour les mettre en œuvre. Il s’agit d’un atout précieux à une époque où les cyber-attaques se multiplient contre les entreprises manquant de vigilance (5 858 cyber-incidents dans le monde en 2018, soit presque le double de 2015, et la hausse se poursuit). Une plus grande accessibilité entraîne mécaniquement une augmentation des risques d’intrusion, mais aussi un risque de pollution, si le contenu divulgué n’est pas pertinent. C’est pourquoi il est essentiel de cartographier les profils des collaborateurs de votre organisation, et même de les nuancer en sous-profils. Vous saurez alors comment répartir les rôles de manière précise et vous pourrez offrir à chaque utilisateur un accès circonstancié à son poste. Protéger vos données d’agressions extérieures et en orienter la diffusion en interne sont ainsi les deux conditions de réussite du processus.

La liberté de personnaliser jusqu’au bout

Les nouveaux outils vous permettront de donner à vos équipes les informations nécessaires tout en limitant au maximum le “bruit” parasitaire. Elles auront également accès à une vision panoptique sur les chiffres et les informations clés de l’entreprise. En somme, les conditions idéales pour améliorer leur efficacité de manière significative. Disposez donc d’une structure profilée à l’extrême, faites circuler la bonne information à plein régime à tous les niveaux de l’entreprise, et vous serez parfaitement armé pour conduire votre croissance au rythme du XXIe siècle

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