FEC – Se préparer aux nouvelles exigences de l’administration fiscale

Si l’administration fiscale a été prompte à prendre la mesure des possibilités offertes par les systèmes d’information, ses exigences ne s’arrêtent pas à la mise aux normes des logiciels comptables. Car après les FEC, c’est une transparence totale des process qui est désormais recherchée. Les explications de Thibault Meyer, expert-comptable et fondateur du cabinet Themium Conseil.

Les FEC, nous en parlons tous beaucoup. Non sans raison. Mais derrière ce chantier, bien intégré par les entreprises et globalement réalisé dans des conditions satisfaisantes, il y a d’autres enjeux, et d’autres schémas de pensée de l’administration. Le format de fichier standardisé ne constitue qu’une étape vers un contrôle structurel dont l’impact s’annonce de première importance.

Nettoyage des outils : mission accomplie

Revenons rapidement sur les FEC. Les éditeurs de logiciels ont rapidement joué le jeu de l’administration en faisant évoluer leurs outils pour permettre la génération des FEC. Cette contrainte a également joué un rôle de « nettoyage » du marché des éditeurs en mettant sur la touche les outils qui ne pouvaient pas être FEC compatibles. A ce jour, l’ensemble du marché semble outillé pour les produire sans difficulté majeure.

On observe que sur les premiers exercices d’obligation de fourniture des FEC, l’administration fiscale a fait preuve d’une certaine souplesse dans ses contrôles sur les contraintes de clôtures de journaux à l’issue de chaque déclaration périodique. Sur le terrain, on constate que les contrôleurs expérimentent l’amélioration du confort de contrôle lié à l’utilisation des FEC et des outils développés par l’administration. Ils ont à leur disposition des fichiers normés, exhaustifs, qui ne présentent pas de difficultés de traitement.

Cette période d’uniformisation bientôt achevée, il faut s’attendre à ce que l’administration mette le doigt de manière plus appuyée sur les processus de génération de ces fichiers, et notamment l’obligation de clôturer les journaux périodiques à l’issue des déclarations.

Haro sur la clôture des journaux ?

Le FEC remplit une fonction d’horodateur en indiquant la date de saisie de l’écriture ainsi que la date de clôture du journal contenant l’écriture. Or, ces données sont encore peu utilisées par l’administration. Il faut néanmoins s’attendre à un durcissement de sa part dans les prochaines années, car elle ne se contentera pas de contrôler un produit fini comptable, mais également la fiabilité d’un processus de production. La comptabilité est-elle enregistrée régulièrement ? L’absence de clôture des journaux a-t-elle permis des corrections a posteriori ? Quelles sont les dix dernières écritures enregistrées qui ont concouru à l’optimisation du résultat, etc. ? Autant de questions sur lesquelles elle se montrera particulièrement vigilante.

C’est la raison pour laquelle les outils comptables doivent, et devront, amener les professionnels du chiffre à produire des FEC conformes, tout en permettant d’établir des corrections et ajouts sur des périodes dont les journaux sont déjà clôturés. L’utilisation de folios dans ces journaux de saisie, comme le proposent les outils CEGID, répond à cette préoccupation.

Réussir l’agrégation

L’heure est incontestablement à l’agrégation de données issues de systèmes d’information différents et indépendants (flux bancaires, gestion commerciale, outils de notes de frais, etc.).

Cette évolution pourrait connaître une modification de cap en raison des exigences nouvelles de l’administration fiscale, dans la mesure où elle semble privilégier des systèmes d’information plus exhaustifs et davantage intégrés, pour pouvoir en contrôler les sources et flux d’informations.

Il appartiendra à chacun de s’interroger sur la possibilité de combiner l’utilisation d’outils best-of-breed et d’apprécier leur admissibilité par l’administration fiscale.

La piste d’audit fiable, nouvelle ligne d’horizon des contrôles

En complément des FEC, l’administration fiscale conditionne depuis le 1er janvier 2013 la validité d’une facture à la constitution d’une piste d’audit fiable et documentée (la PAF).

Apparue discrètement, cette exigence peut s’avérer redoutablement efficace lors de vérifications. Les sanctions pour les factures de ventes entraînent en effet une pénalité de 50% du montant des pièces originales remises en cause, ou de 5% du montant de la transaction en cas de comptabilisation des factures correspondantes ; et pour les factures d’achats, le prix à payer est tout bonnement… le rejet du droit à déduction de la TVA.

Avec la piste d’audit, il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l’ampleur et les moyens de contrôle qu’il doit mettre en place pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises ou reçues. Et tous ces éléments doivent être dûment documentés.

Encore peu d’entreprises, ou même d’experts-comptables, ont pris jusqu’ici conscience de la puissance de frappe potentielle de cette « arme de destruction massive » mise à disposition de l’administration fiscale dans son arsenal de sanctions. A ce jour, cette arme reste peu utilisée ; cependant, après des admonestations et des rappels à la loi, quelques entreprises ont commencé à être sanctionnées. Si cet outil devient rentable pour l’administration, il faut s’attendre à voir son utilisation s’intensifier.

A chacun donc de veiller au grain, et aux experts-comptables de sensibiliser leurs clients sur ce sujet et leur proposer de mettre en place une documentation, même succincte, relatant la piste d’audit. L’absence pure et simple de documentation serait un cadeau fait à un vérificateur, alors qu’une documentation existante l’obligera à l’analyser et à l’évaluer, ce qui ne représente plus du tout le même investissement en temps passé…

Penser au-delà des outils

En France, l’administration fiscale a toujours joué un rôle prépondérant dans la façon dont les professionnels produisent l’information comptable. Et il est souvent reproché aux standards comptables nationaux d’être trop en lien avec les contraintes fiscales. Quelle que soit l’opinion que l’on peut avoir sur ce sujet, tout laisse à penser que ce lien n’est pas près de se distendre. Bien au contraire.

On ne saurait trop inviter les financiers d’entreprise à ne pas se focaliser uniquement sur les outils et leur compatibilité avec les nouvelles normes imposées par l’administration, mais aussi et surtout à veiller aux flux, aux process, à la dynamique de production des états comptables et financiers. Les enjeux de traçabilité et de transparence revêtent une importance capitale dans l’approche actuelle de l’administration, incarnée au premier chef par la piste d’audit fiable, qu’il faut préparer dès aujourd’hui.

Envie d’aller encore plus loin dans vos capacités d’analyse et de prise de décision ? Découvrez comment devenir un Décideur financier augmenté !

Un expert vous conseille